Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、OCRでテキスト化しGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

■概要

Microsoft Teamsに投稿された請求書や領収書などの画像ファイルから、手作業で文字起こしをしていませんか。
目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに画像が投稿されるだけで、OCRが画像内のテキストを自動で変換し(convert text in a picture to text)、Google スプレッドシートにその内容を記録できるため、こうした手作業による業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsに投稿される画像の内容を、手作業で転記している方
• 画像内のテキストを変換(convert text in a picture to text)し、データとして管理したいと考えている方
• OCRやSaaS連携を活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの画像投稿をきっかけに、テキスト化から記録までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での転記作業が不要になるので、画像からテキストを変換(convert text in a picture to text)する際の入力ミスや転記漏れを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿された画像ファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした画像からテキストを抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定で、読み取りたい画像ファイルのどの部分をテキストとして抽出するかを任意で指定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCR機能で抽出したテキストなど、前のステップで得た情報をどの列に記録するかを自由に設定可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924