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ツールの導入には業務の効率化などのメリットがあります。
一方で、ツール利用時に手動作業が必要になると、人為的なミスが発生するリスクがあります。
コラボフローで承認された内容をkintoneに反映させる場合、更新時の入力ミスやタイムラグに課題を感じることがあるかもしれません。
また、更新依頼の通知や更新作業には人件費がかかるため、ツールの運用コストが上昇してしまいます。
そんな時はコラボフローとkintoneを連携し、承認にあわせてレコードを自動更新することでヒューマンエラーやタイムラグを防止でき、コスト削減も期待できます。
本記事では、コラボフローとkintoneをノーコードで連携する方法を紹介します。
ぜひ参考にしてみてくださいね!とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneとコラボフローを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
■概要
コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、kintoneのレコードと連携させたい方
・承認完了後のkintoneレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにkintoneに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローとkintoneの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・コラボフローとkintoneを連携させることで、承認プロセスを自動化し、業務効率の向上とデータの一貫性確保などに貢献します。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
コラボフローとkintoneのAPIを連携すれば、コラボフローのデータを基にkintoneへ反映したり、逆にkintoneの情報をコラボフローに反映させたりといった、双方向のデータ連携を自動化することが可能になります!
これにより、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業がなくなり、業務効率が向上することでヒューマンエラーの削減も期待できます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとコラボフローの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する
コラボフローで承認が完了した際、自動的にkintoneのレコードを更新することができるフローです。
手作業による情報登録の手間を省き、登録漏れや入力ミスを防ぎます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、kintoneのレコードと連携させたい方
・承認完了後のkintoneレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにkintoneに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローとkintoneの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・コラボフローとkintoneを連携させることで、承認プロセスを自動化し、業務効率の向上とデータの一貫性確保などに貢献します。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
コラボフローで新しい申請が行われた際に、その申請内容に基づいてkintoneに自動的にタスクを追加することが可能です。
申請後の対応漏れを防ぎ、迅速なアクションを促します。
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
それでは、実際にコラボフローとkintoneを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでコラボフローとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]フローの作成方法
今回は「コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、kintoneのレコードと連携させたい方
・承認完了後のkintoneレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにkintoneに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローとkintoneの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・コラボフローとkintoneを連携させることで、承認プロセスを自動化し、業務効率の向上とデータの一貫性確保などに貢献します。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。1.コラボフローのマイアプリ連携
Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
続く画面で、コラボフローを検索して選択し、次の画面に進みます。
アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。2.kintoneのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2:テンプレートをコピー
コラボフローとkintoneを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、kintoneのレコードと連携させたい方
・承認完了後のkintoneレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにkintoneに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローとkintoneの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・コラボフローとkintoneを連携させることで、承認プロセスを自動化し、業務効率の向上とデータの一貫性確保などに貢献します。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではコラボフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー コラボフローで承認が完了したら」をクリックします。
3.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをコピーし、コラボフローに設定したらテストを行います。
※コラボフローでWebhookURLを設定する方法は、こちらを確認してください。
5.テストが成功したら保存します。
6.「アプリと連携する 申請内容の詳細を取得」をクリックします。
7.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
8.インスタンス名、アプリケーションコード、文書IDを設定してテストを行います。
※文書IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コラボフローで承認が完了したら」から設定します。
9.テストが成功すると、コラボフローから取得した申請情報がアウトプットに表示されます。ステップ4:kintoneの設定
最後に、kintoneのレコードを更新する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。
2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
3.更新したいレコードの条件を設定します。
※左枠にはkintoneの項目を設定し、右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から対応する値を設定します。
下記画像は、従業員情報の更新をコラボフローで本人が申請した際の設定で、kintoneの「氏名」に登録されている値とコラボフローの申請者名の値が一致していることが前提となります。
4.更新後のレコードの値を設定します。
※コラボフローの内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から設定します。(値は二重括弧で表示されます)
※更新しない項目は空欄にしておきます。
5.テストを行い、成功するとkintoneのレコード情報が更新されます。
問題がなければ保存します。
6.トリガーをONにすると、コラボフローで承認が完了するたび、kintoneのレコードが自動更新されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。コラボフローのデータをkintoneに連携したい場合
今回はコラボフローからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからコラボフローへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。kintoneでレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする
kintoneに新しい顧客情報や取引先情報などのレコードが追加された際に、その情報を自動的にコラボフローのユーザー情報として登録することが可能です。
手作業による情報登録の手間を省き、登録漏れや入力ミスを防ぎます。
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が追加されるたび、コラボフローへ手動でユーザー情報を登録する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に複数の情報を正確に転記する必要がある場合、入力ミスや作業漏れが発生しやすく、業務の非効率化を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとしてコラボフローへのユーザー情報登録が自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneである条件を満たす特定のレコード(例えば、特定のステータスになった案件や、特定の契約種別の顧客など)が追加された場合にのみ、コラボフローへユーザー情報を自動登録することが可能です。
これにより、必要な情報だけを的確に連携させ、コラボフロー側の情報を最新かつ正確に保つことができます。
■概要
kintoneに新しい顧客情報や取引先情報が登録されるたび、手作業でコラボフローにもユーザー情報を登録していませんか?このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、コラボフローへのユーザー情報登録を自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneを活用した自動化例
Outlookのカレンダーに新しい予定が追加されたら、その情報をkintoneに自動でレコードとして登録することができます。
また、kintoneのデータをもとに、Googleスプレッドシートに反映したり、Slackに通知を送ることも可能です。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか?二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー&ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか?この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
kintoneのコメントをSlack上ですぐに確認したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・プライベートチャンネルに送信することも可能です。
・事前にプライベートチャンネルのインテグレーションでYoomのアプリをインストールしてください。
コラボフローを使った便利な自動化例
他のアプリと連携することで、コラボフローへのユーザ追加や見積書の申請といった業務を自動化することもできます。
手作業で入力する業務を削減できるため、業務の効率化が課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください!
■概要
コラボフローで承認された申請内容を、Zoho CRMに手作業で転記しタスクを作成していませんか?申請があるたびに手動で対応するのは手間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れや対応の遅延といったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、コラボフローでの申請完了をトリガーにZoho CRMへ自動でタスクを作成し、申請からタスク管理までの一連の業務を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
コラボフローで新規取引先の申請が承認された後、販売管理システムのboardへ手作業で情報を登録していませんか?この作業は申請ごとに発生するため手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請が完了したタイミングで、boardへ自動で発注先情報が登録されるため、面倒な手作業から解放され、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・業務で使用するアプリのアカウント情報を管理する事務職の方
・シートの同時編集で最新の情報をいち早くチームに反映させるチームの責任者
2.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に使用しているツールのアカウント情報を管理する場に適しています。
その情報を使用してコラボフローにアカウントを作成し、業務に関する書類を電子化することで業務を効率化することができます。
しかしGoogle スプレッドシートに追加されたアカウント情報を再度コラボフローに登録することは、非効率な働き方を助長する可能性があります。
業務の手間をなるべく省き、生産性の高い業務へ時間を割きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに追加されたアカウント情報を自動でコラボフローにも追加することで、手入力の手間と時間を省きます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に使用することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaで取引先の案件管理を行なっている方
・営業担当やアシスタント
・案件チームのリーターや責任者
2.コラボフローで帳票類の発行を簡単に行いたい方
・業務自動化を目指している事務職員
・月末処理に活用している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
帳票類の作成をするためには多くの確認事項や入力項目があり、素早くミスなく作成することはとても困難なことです。
更に帳票作成の依頼者と作成者が違う場合はより一層注意が必要になり、手作業の場合は確認や訂正作業が何度も発生します。
入力の手間をなくし、帳票類の作成を登録してある内容を引用て自動で申請を完了したいと思う方にこのフローは最適です。フローを使用することで、Mazricaの登録内容を指定の箇所に入力し、自動で見積書を申請できます。
■注意事項
・Mazrica、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローでの申請処理後、関連情報をkintoneへ手作業で入力する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはありませんか。 特に複数の申請がある場合、これらの作業は大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が行われた際に、自動でkintoneにタスクを追加できるため、手入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コラボフローで申請が承認された後、kintoneのレコードを手動で更新する作業には、ミスやタイムラグが発生するリスクがあります。
さらに、更新の依頼や作業には人件費がかかります。
これらの課題は、コラボフローとkintoneを連携し、自動化を導入することで解決できるでしょう。
これにより、人為的ミスやタイムラグを防止でき、コスト削減も期待できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:連携が失敗した時の通知方法は?
A:
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q:申請内容に応じて処理を分岐できますか?
A:
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たした申請でのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q:コラボフローの申請者や申請日も記録できますか?
A:
はい、可能です。コラボフローの取得した値を用いることで、申請部署や申請者、申請ステータスや日付などを記録することができます。