Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する方法

ステップ1：DropboxとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Dropboxをクリックします。
(3)Dropboxのログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックし、ログインを行ってください。

(4)次はGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle スプレッドシートをクリックします。
(5)Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにDropboxとGoogle スプレッドシートが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Dropboxにファイルが作成・更新された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。

(2)Dropboxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、対象のフォルダのパス、ファイル名を入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次にDropboxと連携してファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。

(5)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。

(6)「API接続設定」画面から、フォルダのパスを直接入力します。
ファイル名はアウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取る

(1)次にYoomのOCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままでアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法をプルダウンから「取得した値を使用」と「ダウンロードしたファイル」を選択します。
赤線を確認の上、抽出したい項目は直接入力を行ってください。
詳しい設定方法は下記のヘルプページを参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Google スプレッドシートと連携してレコードを追加する

(1)次にGoogle スプレッドシートと連携してレコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)Google スプレッドシートの「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。

下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。

• スプレッドシートID：候補から選択
• スプレッドシートのタブ名：候補から選択
• テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、アウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です。

Dropbox・OCR機能を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもDropboxやOCR機能を使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する

このフローはDropboxのファイル内容を自動でMicrosoft Excelに追加したい方に最適です。手入力の手間を省くことで転記ミスを防ぐことが期待できます。自動化により担当者の時間を節約できるでしょう。

2.Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする

DropboxとGoogleフォームを連携することで、手動でファイルを転送する手間を省くことができます。これにより担当者の負担を減らすことができるでしょう。また、ファイルは指定されたフォルダに保存されるため、必要な情報が探しやすくなります。

3.Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する

DropboxとGmailを連携することで、Dropboxでファイルが作成もしくは更新されると、自動的にデータがGmailで送付されます。これにより、Dropboxの確認や担当者へのメール送付作業を減らすことができるでしょう。

さらに、Dropbox・Google スプレッドシート・OCR機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Dropboxを使用したフローボットテンプレート一覧

Google スプレッドシートを使用したフローボットテンプレート一覧

OCR機能を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させることで、データ入力の自動化、情報の一元化、ペーパーレス化といった多くのメリットを得ることができそうです。
これらは業務の効率化やチーム全体の連携強化に寄与し、企業活動のあらゆる場面で効果を発揮するでしょう。また、これらのツールは設定が比較的簡単であり、ITに詳しくない方でも導入しやすいのも魅力です。
もし、現在の業務においてデータ管理に課題を感じているなら、この連携を取り入れることで日々の作業が驚くほどスムーズになるかもしれません。
今こそ、業務改善の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか？