Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する方法

アプリトリガーの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。

(2)Dropboxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、対象のフォルダのパス、ファイル名を入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次にDropboxと連携してファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。

(5)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。

(6)「API接続設定」画面から、フォルダのパスを直接入力します。
ファイル名はアウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取る

(1)次にYoomのOCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままでアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法をプルダウンから「取得した値を使用」と「ダウンロードしたファイル」を選択します。
赤線を確認の上、抽出したい項目は直接入力を行ってください。
詳しい設定方法は下記のヘルプページを参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Google スプレッドシートと連携してレコードを追加する

(1)次にGoogle スプレッドシートと連携してレコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)Google スプレッドシートの「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。

下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。

• スプレッドシートID：候補から選択
• スプレッドシートのタブ名：候補から選択
• テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、アウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です。

DropboxやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもDropboxやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

DropboxとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらDropboxにフォルダを作成したり、Dropboxの音声ファイルをOpenAIで文字起こしと要約を行いGoogle スプレッドシートに追加したりすることもできます。
また、Google DriveにGoogleスプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードする連携も可能です。

Dropboxを活用した自動化例

メールで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

GmailやOutlookで受信したファイルをDropboxに自動でアップロードします。

Dropboxにファイルがアップロードされたらチャットツールに通知する

DropboxにファイルがアップロードされたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

フォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする

Googleフォームなどで送信されたファイルをDropboxに自動でアップロードします。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで期限が今日に該当するタスクを取得して毎日一括でチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで期限が今日のタスクを取得して毎日一括でSlackやChatworkなどに自動で通知します。

Google スプレッドシートで行を追加したらデータベースにも追加する

Google スプレッドシートで行を追加したらNotionやAirtableなどに自動で登録します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら顧客管理アプリにリード情報を追加する

Google スプレッドシートにリード情報が追加されたら、SalesforceやHubSpotなどに自動で追加します。

さらに、Dropbox・Google スプレッドシート・OCR機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Dropboxを使用したフローボットテンプレート一覧

Google スプレッドシートを使用したフローボットテンプレート一覧

OCR機能を使用したフローボットテンプレート一覧

DropboxとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1：データ入力の自動化による業務効率化

DropboxとGoogle スプレッドシートを連携することで、データ入力作業が自動化できます。
ファイルがDropboxにアップロードされると、OCR機能を通じて内容が読み取られ、タイムリーにGoogle スプレッドシートに反映される仕組みです。このプロセスは、人手による入力作業と比較してとてもスピーディーで、ヒューマンエラーの発生を防げるという大きなメリットがあります。
たとえば、経理部門で請求書や領収書を処理する際、紙の書類をスキャンしてDropboxにアップロードするだけで、取引先名や金額、日付といった重要な情報が自動的にGoogle スプレッドシートに整理されます。これにより、膨大な入力作業を削減され、経理担当者は分析や報告といった付加価値の高い業務に集中できるのではないでしょうか。また、この効率化は中小企業だけでなく、大規模な組織でも役立ち、多量のデータ処理をスピーディーに進められるため、業務全体の生産性が向上するはずです。

メリット2：情報の一元化によるデータ管理の向上

DropboxとGoogle スプレッドシートの連携により、さまざまな形式で保存されたデータをGoogle スプレッドシート上で一元管理できます。
この仕組みは部門ごとにバラバラに管理されていたデータを統合し、組織全体で統一した情報を共有する基盤になるはずです。
たとえば、営業チームのメンバーが各自でDropboxに顧客情報や商談記録をアップロードすると、それらの内容がGoogle スプレッドシートに自動で反映され、最新の状態で管理されます。この一元化されたデータは、誰がどの顧客を担当しているかを簡単に把握できるので、引き継ぎやフォローアップが円滑に行えるのではないでしょうか。

メリット3：ペーパーレス化の推進

DropboxとGoogle スプレッドシートの連携は、ペーパーレス化を進める大きな一歩となるでしょう。
紙の書類をスキャンしてDropboxにアップロードするだけで、OCR機能が内容を読み取ってGoogle スプレッドシートに記録するため、紙ベースのデータ管理が削減されます。
たとえば、人事部門では、面接時に記入された応募者の情報をスキャンしてDropboxに保存するだけで、Google スプレッドシートに自動的にデータを反映できます。この方法は、紙の管理に必要な保管スペースを削減するだけでなく、資料の紛失リスクを最小限に抑えられるはずです。

まとめ

DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させることで、データ入力の自動化、情報の一元化、ペーパーレス化といった多くのメリットを得ることができそうです。
これらは業務の効率化やチーム全体の連携強化に寄与し、企業活動のあらゆる場面で効果を発揮するでしょう。また、これらのツールは設定が比較的簡単であり、ITに詳しくない方でも導入しやすいのも魅力です。
もし、現在の業務においてデータ管理に課題を感じているなら、この連携を取り入れることで日々の作業が驚くほどスムーズになるかもしれません。
今こそ、業務改善の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか？