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DropboxとSlackを併用しているものの、「ファイル共有や通知をもっと効率化したい」と感じたことはありませんか？手動でのアップロード確認や、Slackへの通知作業が負担になっている方も多いでしょう。
本記事では、DropboxとSlackを連携し、ファイル管理や通知作業を自動化する方法をご紹介します。ノーコードツールのYoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、業務の効率を大幅に向上させることが可能です。ファイルの確認漏れを防ぎ、より快適なチーム運営を実現できます。
「DropboxとSlackをもっと活用したい」「手作業を減らして業務をスムーズに進めたい」と考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にDropboxとSlackの連携が可能です。
YoomにはあらかじめDropboxとSlackを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Dropboxでファイルを共有する際、都度関係者へSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による連絡は、通知漏れや共有の遅延といったミスを引き起こす可能性があり、重要な情報の伝達に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されます。これにより、確実かつ迅速な情報共有が実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
DropboxとSlackのAPIを連携すれば、DropboxのデータをSlackにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
新しいファイルがDropboxに追加されるたびにSlackへ通知が届くため、チームメンバー全員が最新の情報を素早く把握できます。
これにより情報共有のタイムラグを解消し、チーム連携の強化と業務の効率化を実現します。
■概要
Dropboxでファイルを共有する際、都度関係者へSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による連絡は、通知漏れや共有の遅延といったミスを引き起こす可能性があり、重要な情報の伝達に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されます。これにより、確実かつ迅速な情報共有が実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
PDFの内容確認や共有作業を効率化し、チーム全体の情報共有をスムーズに行えます。
結果として手動での作業を減らすことができ、時間を有効活用できます。
■概要
Dropboxにアップロードされた契約書や議事録などのPDFファイルに対し、都度内容を確認して要約を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによるテキスト抽出からAIによる要約、Slackへの通知までの一連の作業を自動化し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
このフローを使えば、音声データがアップロードされた瞬間に自動で文字起こしができちゃいます！
音声データの内容の共有に時間がかかっているチームの方におすすめです。
■概要
会議やインタビューの音声データを文字起こしする作業に、多くの時間を費やしていませんか。手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、完了後のファイル共有も手間になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、Yoomが自動で文字起こしを実行し、完了後すぐにSlackへ内容を通知します。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
それでは、さっそく実際にDropboxとSlackを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとSlackの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「DropboxにファイルがアップロードされたらSlackに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
■概要
Dropboxでファイルを共有する際、都度関係者へSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による連絡は、通知漏れや共有の遅延といったミスを引き起こす可能性があり、重要な情報の伝達に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されます。これにより、確実かつ迅速な情報共有が実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
1.DropboxとSlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Dropboxのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からDropboxを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Dropboxを選択しログインします。
3.次はSlackをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からSlackをクリックしてサインインします。
以下の画面が表示されるので、Dropboxと連携したいチャンネルをプルダウンから選択し、「許可する」を押しましょう。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Dropboxでファイルを共有する際、都度関係者へSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による連絡は、通知漏れや共有の遅延といったミスを引き起こす可能性があり、重要な情報の伝達に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されます。これにより、確実かつ迅速な情報共有が実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。詳しくはこちら。
4.対象のフォルダのパスとファイル名は、枠外の注意書きを参考に設定していきます。
5.入力後にDropboxでファイルのアップロードをしてから「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
1.続いて、「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.「投稿先のチャンネルID」を入力します。
4.送信するメッセージ内容を設定しましょう。
アウトプットを活用することで、Dropboxの情報を反映した内容がフロー起動ごとに変わります。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう！
5.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
今回はDropboxからSlackへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSlackからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
このフローの導入により、Slackで共有されたファイルをDropboxの指定フォルダに自動でアップロードできます。
手動でのファイル保存の手間を削減でき、Dropboxへのアップロード完了後に、Slackで自動的に通知を送信することも可能です。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルが他のメッセージに埋もれたり、後から探すのに手間取ったりすることはありませんか。また、都度手作業でDropboxに保存するのは面倒で、忘れがちになることもあります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに投稿されたファイルを自動でDropboxに格納するため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DropboxとSlackの連携以外にも、これらのツールを活用してさまざまな業務を自動化できます。ファイル共有の効率化や通知の自動化を実現し、チームの生産性を向上させましょう。以下に、具体的な自動化例をご紹介しますので、ぜひお試しください！
紹介したフローとは別のアプリと連携してフローを作成したり、AIを活用してファイルのデータをGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに追加することができます。
データのスムーズな共有から抜け漏れを防いだデータ管理までテンプレートを活用すると実現できます。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をMicrosoft Excelで管理したい方
・Dropboxにアップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとMicrosoft Excelを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、手入力の作業がなくなることにより大幅な時間短縮につながります。
また、OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
「Dropboxの音声ファイルを文字起こしたら、OpenAIで要約しGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、音声データの管理と活用を効率化する業務ワークフローです。
Dropboxにアップロードされた音声ファイルを自動で文字起こしし、OpenAIのAI要約機能を使って要約後、結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより手作業でのデータ整理が不要となりスプレッドシート上での情報管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Gmailに届く請求書や重要書類の添付ファイルを毎回手動でDropboxに保存していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れや関係者への通知忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でDropboxへアップロードし、関係者への通知までを完結させることができるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Sansanで取引先が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanで顧客管理を行いDropboxでファイル共有をしている企業の担当者
・取引先ごとにDropboxのフォルダを自動作成することで、ファイル管理を効率化したい方
2.営業担当者
・Dropboxの専用フォルダに整理して保存して情報共有をスムーズに行いたい方
3.事務担当者
・Dropboxフォルダ作成を手動で行う手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
名刺を交換して連絡先を登録し資料を共有するためのフォルダを作成するとなると手作業で行うのは非常に手間がかかってしまいヒューマンエラーに繋がる可能性があります。
SansanとDropboxを連携することにより、取引先情報がSansanで登録されるとDropboxに従業員ごとのフォルダが自動で作成されます。
これにより、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
■注意事項
・Sansan、DropboのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
受信したメールの内容を通知で受け取れるだけでなく、Slackに投稿した名刺情報がそのまま自動で登録出来たり問い合わせ内容をデータとして蓄積することができます。
Slackでのやり取りが多い人にとっては、以下のフローを活用することで抜け漏れがぐっと減るでしょう。
■概要
Gmailメールが届いたらメール文を転送処理してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールの内容を迅速にチームメンバーと共有する必要がある方
2.手動でのメール転送や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.GmailとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・重要な情報の見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
・チームメンバー全員が同じ情報をリアルタイムで共有できるため、コミュニケーションがスムーズになります。
・メールを手動で転送する手間を省き、自動化することで業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
■概要
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務の中で海外の方とのやりとりが頻繁にある方
・海外に支店がある方
・チームに英語を話すメンバーがおり、翻訳機能を活用している方
2.SlackやLINE WORKSをコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、意思疎通を行うチーム
■このテンプレートを使うメリット
海外メンバーがチームにいることで言葉の壁を感じる場合、翻訳機能を活用することで従業員間のコミュニケーションを円滑にします。
しかし翻訳した内容をSlackに手動通知することは、作業効率を低下させる可能性があります。
より多言語間のコミュニケーションを迅速に行いたいと考える方にこのフローは適しています。
送られてきたメッセージを自動で翻訳し、結果をSlackに通知するため、手入力による手間を省き、即座に通知を受けることができます。
また手入力を省くことで、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・LINE WORKS、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Slackに問い合わせが来たら、Googleスプレッドシートに問い合わせ内容を登録するフローです。
SlackとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にGoogleスプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
営業担当者が獲得した名刺がSlackに投稿された後、その情報を手作業でSansanに登録するのに時間や手間がかかっていませんか。また、手入力による情報の転記ミスや登録漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに名刺情報が投稿されると、AIが自動でテキストを抽出しSansanに登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・クラウドサインとSlackをそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
・「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや、通知先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
・署名が完了した書類がある場合は、フローボットが起動してSlackに通知します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
DropboxとSlackの連携を活用すれば、ファイル管理や通知の手間を大幅に減らし、業務の効率を高めることができます。テンプレートを活用すれば、あなたにぴったりのフローが見つかるはずです！とはいえ、「設定が難しそう…」と感じる方もいるかもしれません。でも安心してください。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できます。
登録は無料で、すぐに始められます。まずはYoomに登録して、DropboxとSlackをもっと便利に活用してみませんか？
