Gmailの添付ファイルをDropboxに保存して関係者に通知する

■概要

Gmailに届く請求書や重要書類の添付ファイルを毎回手動でDropboxに保存していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れや関係者への通知忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でDropboxへアップロードし、関係者への通知までを完結させることができるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した添付ファイルを日常的にDropboxへ手動で保存している方
• 請求書などの重要ファイルを管理しており、保存漏れや通知忘れを防ぎたい方
• チーム内でのファイル共有を円滑にし、関係者への通知を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmail受信からDropboxへの保存、関係者への通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違い、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得した添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル保存が完了した旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailで通知を送るアクションを設定する際に、通知先のメールアドレスを任意で設定することが可能です。
• 通知メールの本文は、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Dropbox、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。