DropboxにアップロードされたPDFをOCRでテキスト抽出し、要約結果をSlackに通知する

■概要

Dropboxにアップロードされた契約書や議事録などのPDFファイルに対し、都度内容を確認して要約を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによるテキスト抽出からAIによる要約、Slackへの通知までの一連の作業を自動化し、情報共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存されたPDFの内容確認と情報共有に手間を感じている方
• 契約書や議事録などの書類から手作業で文字起こしや要約を行っている方
• AIを活用して、定型的な情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFの確認からテキスト抽出、要約、共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるテキストの転記ミスや、要約内容のブレ、共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションで、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. さらに、「要約する」オペレーションで、抽出したテキストを指定したプロンプトに基づきAIに要約させます。
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで、生成された要約結果を指定したチャンネルに自動で通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスを任意に設定してください。
• 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、特定の項目のみを抽出するなど、抽出したい内容を任意に設定することが可能です。
• 「要約する」オペレーションでは、箇条書きでの出力や文字数の指定など、AIに与えるプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズしてください。
• Slackに通知する際、通知先のチャンネルやメッセージに含める定型文などを、実際の業務に合わせて任意に設定できます。