.avif)
・
「Googleフォームなどで集めた複数のPDF申請書、一つひとつダウンロードして手作業で結合していませんか？」
「バラバラに届くPDFレポートをまとめる作業に追われ、本来の業務が進まない…」
このように、複数のPDFファイルを手作業で結合する業務に、多くの時間と手間を感じている方も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">フォーム経由で送信された複数のPDFファイルを自動的に一つのファイルに結合し、関係者への共有やストレージへの保存までを完結できる仕組み</span>があれば、面倒な手作業から解放され、書類管理の正確性も向上し、より創造的な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の定型業務を大きく効率化できるので、ぜひこの機会に導入して反復作業から卒業しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームで受け取った複数のPDFファイルを1つのファイルに結合する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームなどで受け取った複数のPDFファイルを1つのファイルに自動で結合し、様々なツールに連携する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この自動化により、手作業でのファイル結合や転記、共有といった一連の作業がなくなり、業務効率が格段にアップします。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け取った複数のPDFを1つのファイルにまとめ、Gmailなどのメールツールで自動的に関係者へ送信する</span>ことで、手動でのファイル添付や宛先設定の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有を実現します！
<span class="mark-yellow">同様に、結合したPDFファイルをMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動で投稿する</span>ことも可能です。
チーム内でのリアルタイムな情報共有を促進し、確認漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">1つにまとめたPDFファイルをOneDriveなどのストレージサービスへ自動的に保存する</span>設定もできます。
ファイル管理が整理され、後から必要な情報を簡単に見つけ出せるようになります。
それではここから代表的な例として、Googleフォームで複数のファイルが添付・送信された際に、それらを1つのPDFファイルに自動で結合し、指定した宛先にGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomと各アプリを連携します。
まずはYoomにログインしましょう。
画面左上のマイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
次の画面でアプリ名を選択する画面に移行します。
Yoomでアプリを登録する際はこの手順で進みましょう。
Googleフォームのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でGoogleフォームを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択します。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録が完了です。
Googleフォームと同じような手順で、Gmailを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、先ほどと同じように設定してください。
これでGmailのマイアプリ登録が完了です。
ここではYoomで用意しているテンプレートを活用して、設定します。
あらかじめ大枠が設定されているので、簡単にフローボットを作成できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができていますので、以下の点を確認し、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定に進みます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
フォームIDは、連携したいフォームのIDを入力します。
設定後、Googleフォームでテスト送信をしてください。
今回の場合は以下のようなフォームを作成し、送信しました。
送信後、Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、「+取得する値を追加」をクリックして、ファイルIDを手動で取得した値(アウトプット)に追加します。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
※JSON PATHによる「取得した値」の追加方法について、詳しくはこちら。
ファイルIDの追加取得ができたら、保存します。
次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ここから、先ほどGoogle フォームに回答されたファイルを1つずつGoogle Driveにアップロードしていきます。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下を確認し次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みます。
ファイルIDはGoogle フォームの取得した値から選択してください。まずは1つ目のファイルIDを選択します。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値に情報を追加できたら保存してください。
次に2つ目の「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下を確認し次へをクリックしてください。
API接続設定の画面もファイルIDは、Googleフォームの取得した値から2つ目のファイルを選択します。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値に情報が追加できたら保存しましょう。
次に「PDFファイルを結合」をクリックしてください。
操作条件の設定を行います。
添付画像のように、GoogleDriveから取得したファイルを選択してください。
結合後のファイル名は取得した値や日付の項目を活用して入力し、設定してみましょう。
設定後テストをクリックしてください。
テストが成功したら保存します。
次に「メールを送る」をクリックします。
メールの設定を行いましょう！
以下、2点確認してください。
Toと件名を設定しましょう。
本文は送信したい内容を任意で設定してください。
添付ファイルは、「取得した値を使用」「結合したファイル」を選択して次へをクリックします。
メール内容に間違いがなければ、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Gmailにメールが送信できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、設定したフローボットが正常に作動するか確認しておきます！
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、ファイルの統合以外にもGoogleフォームを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Googleフォームに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームの回答をトリガーに、Googleカレンダーへの予定追加とメール送信、スプレッドシートやExcelへの情報連携が可能です。
さらに、フォーム内容をAIで分析しSlack通知、添付ファイルを画像変換しストレージ格納、OCRとAIで分析しNotionに追加するなど、高度な自動化により多様な業務を効率化します。
複数のPDFファイルを1つに結合する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、結合、再アップロードやメール添付といった一連の面倒な作業から解放され、ヒューマンエラーによる結合ミスや共有漏れも防ぐことができます。</span>
この効率化によって、担当者はより迅速で正確な書類管理を実現し、本来集中すべき業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるため、もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
.avif){kind=small}
.png)
.webp)
.webp)
