GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、CloudConvertでJPGに変換しBoxに格納する

■概要

Googleフォームで受け取ったPDFファイルを、手作業でJPG形式に変換して保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを手動で処理するのは時間がかかり、保存先を間違えるといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、添付されたPDFファイルをJPGに自動で変換し、指定のBoxフォルダへ格納するため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームでPDFファイルを受け取り、手作業でJPGに変換している方
• ファイル形式の変換と保存作業に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
• 定型的なファイル変換のプロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、ファイル変換からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• PDFファイルをJPGに変換する一連のプロセスを自動化し、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、CloudConvert、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。
4. 必要に応じて、オペレーションのAI機能でファイル名などから特定のテキストデータを抽出します。
5. 次に、CloudConvertの一連のアクションを設定し、アップロードしたファイルをJPGに変換後、ダウンロードします。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいご自身のフォームを任意で指定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDはトリガーで取得した情報を変数として設定します。
• AI機能を利用してファイル名などからテキストを抽出する際には、抽出したい項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
• CloudConvertでのファイル変換や、Boxへのアップロード設定では、ファイル名や保存先のフォルダなどを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Cloud Convert、Google Drive、BoxとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。