■概要

BPO業務の依頼をフォームで受け付けているものの、その後の内容確認や担当者への共有に手間がかかっていませんか？このワークフローは、そうした課題に対し、AIを活用した自動化で応えます。Googleフォームに依頼が送信されると、AIが内容を自動で分析し、要点をまとめた上でSlackに通知するため、BPO業務の依頼受付からタスク化までをスムーズに行うことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• BPO業務の依頼受付と内容の振り分けを手作業で行っているバックオフィス担当者の方
• AIを活用してBPOプロセスの初動を迅速化し、生産性を高めたいと考えている方
• GoogleフォームとSlackを利用しており、二つのツール間の連携を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 依頼内容をAIが自動で分析・要約するため、担当者が確認する手間を省き、BPO業務の対応開始までの時間を短縮します。
• 依頼の要点がAIによって整理されて通知されるため、担当者による解釈のばらつきを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を選択し、フォームの回答内容を基に依頼内容を要約するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、AIが生成した要約テキストを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームからの依頼のみを自動化の対象にできます。
• Slackへの通知設定では、通知を送りたいチャンネルを任意で指定してください。また、AIが生成した要約に加えて、依頼日などの固定情報をメッセージに含めることも可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133