フォームから送信されたPDFを結合して1つのファイルに結合し、OneDriveに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

OneDrive

を自動連携できます。

■概要

日々の業務で、複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめる作業に手間を感じていませんか。特にフォーム経由で送られてくる書類は数が多くなりがちで、ダウンロード、結合、再アップロードという一連の作業は大きな負担となり得ます。このワークフローは、フォームが送信されると、添付された複数のPDFを自動で1つのファイルに結合し、指定のOneDriveフォルダへ格納するため、こうした手作業による手間や管理の煩雑さを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

WebフォームでPDF形式の申込書や申請書を回収している業務担当者の方
複数のPDFを手作業で1つのファイルにまとめる作業に時間を費やしている方
OneDriveでのファイル管理を自動化し、手作業によるミスを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信をきっかけにPDFの結合から保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。このフォームで、結合したいPDFファイルを複数アップロードできるように設定してください。
次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、トリガーのフォームから送信されたファイルを結合対象として指定します。
最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

フォームトリガーでは、PDFファイルのアップロード項目以外に、任意の質問項目や回答の種別を自由に設定できます。
PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合後のファイル名を、フォームの回答内容などを用いて任意に設定することが可能です。
OneDriveへのファイルアップロードでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意に設定してください。

■注意事項

OneDriveとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。