Googleフォームで外観検査結果が送信されたら、OCR後にAIで問題点を分析しNotionに追加する

■概要

製造現場などで行われる外観検査の結果報告は、手作業でのデータ入力や写真の整理に時間がかかりがちです。検査結果の分析まで手が回らないという課題もあるのではないでしょうか。このワークフローは、こうした外観検査にAIを活用し、プロセスを効率化します。Googleフォームで送信された検査結果をOCRで読み取り、AIが問題点を分析しNotionに自動で追加するため、報告業務の効率化と分析の質向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 外観検査の報告業務を効率化し、AIによる分析の導入を検討している品質管理担当者の方
• GoogleフォームとNotionを活用し、検査データの入力から集約までを自動化したい方
• 手作業による検査プロセスの属人化に課題を感じ、DXによる業務標準化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信を起点に、AIによる外観検査結果の分析からNotionへの記録までを自動化し、手作業での転記や報告書作成の時間を削減します。
• 手作業による転記ミスや報告漏れを防ぎデータ精度を向上させます。また、AIが分析を行うため、検査基準の標準化と属人化の解消にも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された検査画像をダウンロードします。
4. 次に、OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
5. 続けて、AI機能で「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRの結果などを基に問題点を分析・要約させます。
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された分析結果を任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能で画像を読み取る際には、抽出したい項目（製品番号、日付など）を任意で設定してください。
• AI機能のテキスト生成では、目的に合わせて問題点の分析や要約など、プロンプト（指示文）を任意に編集してください。
• Notionにレコードを追加するオペレーションでは、追加先となるデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133