■概要
Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめる作業は、時間がかかり面倒ではありませんか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、複数のPDFファイルを自動でダウンロードし、1つのファイルに結合して、指定の宛先にGmailで送信します。面倒な手作業から解放され、資料や申請書類などの取りまとめを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った複数のPDFを手作業で結合し、手間を感じている方
- 複数のPDFを1つのファイルにしてから、関係者へ共有している方
- 会議資料、申請書や申込書など、複数のPDFファイルを扱う定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からPDFの結合、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- ファイルのダウンロード漏れや結合ミス、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルを取得します
- 同様に、結合したい他のPDFファイルも「ファイルをダウンロードする」アクションで取得します
- 次に、データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルを1つにまとめます
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、結合したPDFファイルを添付して指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、任意のフォームIDを設定できます。また、ファイルのIDや名前のほか、フォームの回答情報も取得して後続の処理で利用可能です
- PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合対象としたいファイルや、結合後のファイル名を任意で設定できます
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先を自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容などを変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
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