Googleフォームから送信されたPDFを1つのファイルに結合し、Gmailで送信する
Googleフォームから送信されたPDFを1つのファイルに結合し、Gmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめる作業は、時間がかかり面倒ではありませんか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、複数のPDFファイルを自動でダウンロードし、1つのファイルに結合して、指定の宛先にGmailで送信します。面倒な手作業から解放され、資料や申請書類などの取りまとめを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った複数のPDFを手作業で結合し、手間を感じている方
- 複数のPDFを1つのファイルにしてから、関係者へ共有している方
- 会議資料、申請書や申込書など、複数のPDFファイルを扱う定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からPDFの結合、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- ファイルのダウンロード漏れや結合ミス、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルを取得します
- 同様に、結合したい他のPDFファイルも「ファイルをダウンロードする」アクションで取得します
- 次に、データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルを1つにまとめます
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、結合したPDFファイルを添付して指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、任意のフォームIDを設定できます。また、ファイルのIDや名前のほか、フォームの回答情報も取得して後続の処理で利用可能です
- PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合対象としたいファイルや、結合後のファイル名を任意で設定できます
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先を自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容などを変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短 of 起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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Googleフォーム
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Gmail
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Googleフォーム
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Gmail
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Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
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フォームに回答が送信されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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特定の回答情報を取得
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
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回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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