GaroonとGoogleカレンダーを連携して、Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに予定を連携する方法

・GaroonとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

(1)まずはGaroonをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGaroonを検索してください。

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(2)Garoonのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「アカウント名」と「ログイン名」、「パスワード」を入力後、［追加］をクリックします。
これで、Garoonの接続は完了です。

(4)次にGoogleカレンダーのアプリ連携を行います。
Garoonのマイアプリ登録と同様に、Googleカレンダーを選択します。

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(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

・Garoonの起動設定

(1)まず、Garoonのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに予定を連携する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のアクション「予定が登録されたら」をクリックしてください。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「サブドメイン」に、注釈に沿って情報を入力します。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・AIを使ってテキストデータを抽出する設定

(1)次に、2つ目のアクション「開始日時を日付と時刻に分割」をクリックしましょう。

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(2)こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランチームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

(3)次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。

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(4)今回は開始日時の情報を「対象のテキスト」に指定し、「抽出したい項目」を以下のように設定してフローボットを作成します。
これは、Garoonから取得した日時データを日付と時間に別けるために行います。
（対象のテキストから抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定する必要があります。）

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・AIを使って抽出データを変換する設定

(1)続いて、3つ目のアクション「開始時刻の1時間後の時刻を取得」をクリックします。

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(2)2つ目のアクションと同様にすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしましょう。

(3)次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して変換したい特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。

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(4)このステップでは、2つ目のステップで取得した【時刻】の情報を「対象のテキスト」に指定し、「変換ルール」を以下のように設定してフローボットを作成します。
これは、Googleカレンダーに登録する際、終了日時も指定する必要があるために行う設定です。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・予定情報を連携するGoogleカレンダーの設定

(1)最後に、4つ目のアクション「予定を作成」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「カレンダーID」や「予定のタイトル」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得アウトプットを引用できます。
（以下は「予定の開始日」などの項目に前ステップで取得したアウトプットを引用したものです。）

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(4)「予定の説明」にも、アウトプットを活用できます。
（以下は、Garoonに登録した予定の【メモ】を引用したものです。）

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(5)「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」の項目はプルダウンから設定できます。

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(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

GaroonとGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもGaroonとGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Garoonのカレンダーに予定が更新されたら、Googleカレンダーの予定も更新する

Garoonのカレンダーの予定を更新後、AI機能も活用してGoogleカレンダーの予定も自動的に更新するフローです。
Garoonのカレンダーに更新された予定を逐一確認する必要がなくなるので、情報の抜け漏れを最小限に抑えられるでしょう。

Googleフォームの回答内容をGoogleカレンダーとGaroonカレンダーに自動で同期する

GoogleカレンダーとGaroonカレンダーでスケジュールを管理している方におすすめです。
Googleフォームの回答内容をGoogleカレンダーとGaroonカレンダーに自動で同期するため、予定情報が管理しやすくなるでしょう。

Googleフォームに回答された内容をもとにGoogleカレンダーとGaroonのカレンダーを更新する

Googleフォームへの回答をトリガーとして、GoogleカレンダーとGaroonのカレンダーを更新するフローボットです。
AI機能を使ってデータを抽出するので、必要な情報を各カレンダーに反映できます。

GaroonとGoogleカレンダーを連携するメリットと具体例

1.作業負担を減らせる

複数のアプリを活用していると、同じ情報を異なるアプリごとに登録しなければならない場合があります。
GaroonとGoogleカレンダーを連携することで、予定をそれぞれのアプリに登録する手間が省けるので、担当者の負担削減が期待できます。
例えば、急なスケジュールが発生した場合でも、Garoon側で登録作業を行えば、Googleカレンダーに自動反映されるので、アプリの横断を行うことなく登録作業が完結します。
担当スタッフは空いたぶんのリソースをその他の業務に充てることもできるようになるかもしれません。

2.スケジュール共有が容易に行えるようになる

この自動化フローを取り入れることで、GoogleカレンダーでGaroonに登録した予定を共有でき、チーム間のスケジュール情報の把握が容易に行えるようになります。
例えば、異なる視点にいるチームメンバー間でミーティングを行う場合、事務スタッフがGaroonに会議予定を登録すれば、参加メンバーが登録された予定をGoogleカレンダーで確認できます。
予定を確認するために、会議参加者へGaroonのアクセス権限を別途付与する必要がなくなり、1つのアプリの操作だけでスケジュール情報を共有できるようになるかもしれません。

3.ヒューマンエラーの削減

GaroonからGoogleカレンダーへ予定情報を自動連携することで、スケジュール情報を登録する際の転記ミスや共有漏れを防止できるかもしれません。
例えば、Garoonに入力した顧客とのアポイント予定をGoogleカレンダーに登録するシーンでは、日時情報を誤って転記してしまう可能性もありました。
登録作業が自動化されることで、Garoonに入力した情報がそのままGoogleカレンダーへ反映されるため、このようなヒューマンエラーを抑制できるでしょう。

まとめ

今回紹介したGaroonとGoogleカレンダーの連携を業務に取り入れることで、Garoonで登録した予定がGoogleカレンダーへ自動的に反映されるため、スケジュール管理の効率化が図れます。
また、手作業が減少することで、転記ミスや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの削減が期待できます。
複数のツールを併用している企業や部署間での情報共有が必要なチームにとって、この自動化フローの導入は大きなメリットとなるでしょう。
手順もシンプルでノーコードで設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。

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