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「毎日の業務で受信する大量のメール、手動で管理するのは正直しんどい…」
「せっかく問い合わせがあったのに、転記ミスや対応漏れが発生してしまう…」
こんな悩みを抱えていませんか？GmailとSalesforceを連携すれば、手作業を大幅に削減しながら、情報を自動的に整理・管理することができます。たとえば、Gmailで受信した問い合わせメールを自動でSalesforceに登録したり、メールの内容をもとにリード情報を更新したりすることが可能です。さらに、添付ファイルのアップロードや、特定のトリガーでのデータ連携も自動化できるため、よりスムーズな顧客対応が実現します。
本記事では、そんなGmailとSalesforceの連携方法を具体的に解説していきます。業務効率をグッと向上させたい方は、ぜひ最後までチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとSalesforceの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとSalesforceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
GmailとSalesforceを連携してできること
GmailとSalesforceのAPIを連携すれば、GmailのデータをSalesforceに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Gmailで受信したお問い合わせメールをSalesforceに登録する
Gmailに届いたお問い合わせメールの内容を、自動的にSalesforceに登録するフローです。
手作業を減らし、問い合わせ情報を正確かつ迅速に管理できるため、対応の抜け漏れを防ぎ、スムーズな顧客対応が期待できます。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
Gmailの内容をもとにSalesforceのリード情報を登録または更新する
Gmailに届いたメールの内容をもとに、自動的にSalesforceにリードを登録するフローです。
すでに登録済みのリードがある場合は、最新情報に更新されるため、手作業を減らし、正確なリード管理が見込まれます。
これにより、営業チームが常に最新の顧客情報を把握し、適切なアプローチが期待できます。
■概要 Gmailで受け取るお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を解析しSalesforceへ自動で登録・更新します。定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける
Gmailに届いたメールの添付ファイルを自動的にSalesforceにアップロードし、該当するレコードと紐付けるフローです。
手動でのアップロード作業を省略でき、関連する情報を一元管理できるため、業務の効率化が期待できます。
■概要 「Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける」フローは、メールで受信した重要なドキュメントをSalesforce上で効率的に管理する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット 日々大量のメールをやり取りする中で、添付ファイルを手動でSalesforceに保存し、関連するレコードにリンクさせる作業は時間と労力がかかります。 また、Salesforce内で関連するレコードとファイルが自動で紐付けられるため、情報の整理が容易になります。
特に、営業チームやカスタマーサポートなど、頻繁にファイルを扱う部署では、このプロセスの自動化が求められています。
Yoomを活用することで、GmailとSalesforceの連携ができ、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にSalesforceにアップロードされ、手動での作業が不要になります。
ルーチン作業の自動化により、ヒューマンエラーを省き、チームはより重要な業務に集中できるようになります。
GmailとSalesforceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSalesforceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はGmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
2．Salesforceのマイアプリ連携
【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：トリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
ステップ4：Gmailのアクションを設定
1) アクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
ステップ5：AIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。
4)必須項目を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用してGmailの本文を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
ステップ6：Salesforceのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 取引先オブジェクトのレコードを検索」のアイコンをクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2) アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」を選択して、「次へ」をクリックします。
4)必須項目を入力します。
値には先ほど抽出したアウトプット情報を活用して入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
ステップ7：Salesforceのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 取引先にメールメッセージを登録」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「取引先にメールメッセージを登録」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
件名や本文にアウトプットを活用して入力できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する】というフローが完成です。
ステップ8：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Salesforceの情報をGmailに連携したい場合
今回はGmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceで受信した情報をGmailへ通知したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceで新規リードが作成されたらリード宛にGmailを送信する
Salesforceに新規リードが作成されると、自動的にGmailからリード宛にメールを送信するフローです。
リードへのスピーディーなコンタクトを自動化することで、初回対応の遅れを防ぎ、新たなビジネスチャンスの獲得が期待できます。
■概要 ■メリット
「Salesforceで新規リードが作成されたら、リード宛にGmailを自動送信する」フローは、営業プロセスの効率化と素早いコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録された瞬間、自動的にGmailを通じてリードに挨拶メールを送信します。
この連携により、営業チームは手動でのメール送信作業から解放され、重要なフォローアップに専念できるようになります。
■おすすめの方
Salesforceで商談フェーズが締結完了したらGmailに通知する
Salesforceの商談フェーズが締結完了になると、自動的にGmailに通知を送るフローです。
成約情報を関係者へ素早く共有できるため、次のアクションの準備やスムーズなフォローアップ対応が期待できます。
■概要 Salesforceで管理している商談が締結完了フェーズに進んだ際、都度状況を確認して関係者にメールで通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが「締結完了」に更新されたことをきっかけに、自動でGmailから関係者へ通知を送信でき、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailやSalesforceのAPIを使ったその他の自動化例
Google DriveやDiscordのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Gmailを使った自動化例
Gmailの受信ファイルをSlackに自動転送したり、Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに自動格納したりできます。
■概要 日々Gmailに届く大量のメールの中から、特定のキーワードを含む重要なメールを探し出し、担当者へ手動で転送する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で判断し、適切な担当者へ自動で転送する仕組みを構築できるため、メールの振り分け業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信する領収書PDFなどを、都度ダウンロードしてfreee会計に手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか。件数が増えると経理担当者の負担となり、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された領収書ファイルをOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスへ自動でアップロードできます。面倒な手作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailに届く請求書やレポートのファイルを、都度手動でダウンロードしてSlackに共有する作業に手間を感じていませんか。このような定型業務は、対応漏れや共有ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、添付ファイルを自動でSlackの指定チャンネルに転送することが可能となり、ファイル共有に関する業務を円滑に進めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Salesforceを使った自動化例
フォームの取引先情報をもとに自動的にSalesforceの商談取引先を追加可能です。Salesforceの商談情報や取引先登録をトリガーに、データベース追加やフォルダの自動作成もできます。
■概要 Googleフォームで受け取ったお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや重複登録の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Salesforce内の既存データを自動で検索し、重複がない場合のみ新しい取引先として登録します。これにより、データ入力の手間を省き、顧客データを正確に管理できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 このフローでは、新たなリードがSalesforceに登録されるとChatGPTが自動的に内容を解析し、適切なカテゴリに分類することができます。また、その結果をSalesforceに自動で反映することで、営業チームのフォローアップを円滑化できるでしょう。手動でのデータ整理の手間を削減し、より効果的な営業活動が可能になります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業 ・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業 2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方 ・ファイル管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。 また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。 ■注意事項 ・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 ■メリット ◼️概要 Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。 Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。 エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。 ◼️注意事項 ・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。 ・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。 ・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。） ・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
「Salesforceで新規リードが作成されたら、リード宛にGmailを自動送信する」フローは、営業プロセスの効率化と素早いコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録された瞬間、自動的にGmailを通じてリードに挨拶メールを送信します。
この連携により、営業チームは手動でのメール送信作業から解放され、重要なフォローアップに専念できるようになります。
■おすすめの方
まとめ
いかがでしたか？GmailとSalesforceを連携すれば、「メールの転記作業をなくしたい」「対応漏れを防ぎたい」「業務をもっと効率化したい」といった課題をスムーズに解決できます。プログラミングの知識がなくても、Yoomを使えば簡単に設定できるので、どなたでもすぐに活用できるのも魅力的ですね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携がエラーで失敗した場合、どのように通知されますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：特定の件名や差出人のメールだけを連携できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で利用できる「分岐」機能を使用することで、「件名に【重要】と含む」「特定のドメイン」など特定の条件で次のフローヘ進むよう設定することができます。「分岐」機能について、詳しくは以下をご確認ください。
Q：Salesforceのカスタムオブジェクトや項目にも連携できますか？
A：
はい、カスタム項目へのデータ連携も可能です。
Salesforceにレコードを追加するステップで、「追加するレコードの値」にカスタム項目が表示されます。表示された該当の項目に、登録したい値を設定することで、連携の設定が完了します。
