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「毎日の業務で受信する大量のメール、手動で管理するのは正直しんどい…」
「せっかく問い合わせがあったのに、転記ミスや対応漏れが発生してしまう…」
こんな悩みを抱えていませんか？GmailとSalesforceを連携すれば、手作業を大幅に削減しながら、情報を自動的に整理・管理することができます。たとえば、Gmailで受信した問い合わせメールを自動でSalesforceに登録したり、メールの内容をもとにリード情報を更新したりすることが可能です。さらに、添付ファイルのアップロードや、特定のトリガーでのデータ連携も自動化できるため、よりスムーズな顧客対応が実現します。
本記事では、そんなGmailとSalesforceの連携方法を具体的に解説していきます。業務効率をグッと向上させたい方は、ぜひ最後までチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとSalesforceの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとSalesforceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
GmailとSalesforceを連携してできること
GmailとSalesforceのAPIを連携すれば、GmailのデータをSalesforceに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Gmailで受信したお問い合わせメールをSalesforceに登録する
Gmailに届いたお問い合わせメールの内容を、自動的にSalesforceに登録するフローです。
手作業を減らし、問い合わせ情報を正確かつ迅速に管理できるため、対応の抜け漏れを防ぎ、スムーズな顧客対応が期待できます。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
Gmailの内容をもとにSalesforceのリード情報を登録または更新する
Gmailに届いたメールの内容をもとに、自動的にSalesforceにリードを登録するフローです。
すでに登録済みのリードがある場合は、最新情報に更新されるため、手作業を減らし、正確なリード管理が見込まれます。
これにより、営業チームが常に最新の顧客情報を把握し、適切なアプローチが期待できます。
■概要 Gmailで受け取るお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を解析しSalesforceへ自動で登録・更新します。定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける
Gmailに届いたメールの添付ファイルを自動的にSalesforceにアップロードし、該当するレコードと紐付けるフローです。
手動でのアップロード作業を省略でき、関連する情報を一元管理できるため、業務の効率化が期待できます。
■概要 「Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける」フローは、メールで受信した重要なドキュメントをSalesforce上で効率的に管理する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット 日々大量のメールをやり取りする中で、添付ファイルを手動でSalesforceに保存し、関連するレコードにリンクさせる作業は時間と労力がかかります。 また、Salesforce内で関連するレコードとファイルが自動で紐付けられるため、情報の整理が容易になります。
特に、営業チームやカスタマーサポートなど、頻繁にファイルを扱う部署では、このプロセスの自動化が求められています。
Yoomを活用することで、GmailとSalesforceの連携ができ、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にSalesforceにアップロードされ、手動での作業が不要になります。
ルーチン作業の自動化により、ヒューマンエラーを省き、チームはより重要な業務に集中できるようになります。
GmailとSalesforceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSalesforceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はGmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
2．Salesforceのマイアプリ連携
【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：トリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
ステップ4：Gmailのアクションを設定
1) アクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
ステップ5：AIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。
4)必須項目を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用してGmailの本文を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
ステップ6：Salesforceのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 取引先オブジェクトのレコードを検索」のアイコンをクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2) アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」を選択して、「次へ」をクリックします。
4)必須項目を入力します。
値には先ほど抽出したアウトプット情報を活用して入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
ステップ7：Salesforceのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 取引先にメールメッセージを登録」のアイコンをクリックします。
