Salesforceで商談フェーズが締結完了したら、Gmailで通知する

■概要

Salesforceで管理している商談が締結完了フェーズに進んだ際、都度状況を確認して関係者にメールで通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが「締結完了」に更新されたことをきっかけに、自動でGmailから関係者へ通知を送信でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで商談管理をしており、フェーズ更新の共有を効率化したい営業担当者の方
• 締結された商談情報をいち早く把握し、次のアクションにつなげたいマネージャーの方
• SalesforceとGmail間の手動連携をなくし、営業活動をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの更新をトリガーにメールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有にかかる時間を短縮することができます。
• 手動でのメール作成や送信による、宛先の間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、商談情報が更新された際にフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談フェーズが「締結完了」の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、任意の宛先や件名、本文で通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceの分岐条件を「締結完了」以外に設定することで、例えば「失注」や「交渉中」など、特定の商談フェーズに更新されたタイミングで通知を送信できます。
• Gmailで送信するメールの件名や宛先は自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Salesforceから取得した商談名や金額などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• SalesforceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。