Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、担当者に転送する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Gmail

を自動連携できます。

■概要

日々大量に届くGmailのメール、特に問い合わせなどを一件ずつ確認して担当者に手動で転送するのは手間がかかりませんか？このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが内容を解析しキーワードに応じて担当者へ自動で転送する仕組みを構築できます。これにより、メールの振り分け業務の負担を軽減し、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailでの問い合わせ対応で、メールの確認や振り分けに時間を要しているご担当者の方
顧客への対応速度を改善し、サービス品質の向上を目指しているチームリーダーの方
メールの自動振り分けや転送の仕組みを構築し、業務の属人化を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailで受信したメールの確認から転送までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
担当者の手作業による転送漏れや割り当てミスを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることができます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」でメール本文からキーワードを抽出するよう設定します。
次に、進行先切り替え機能を設定し、抽出したキーワードを元に担当者ごとの処理へ分岐させます。
最後に、各分岐先でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へメールを転送します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動振り分けの対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
AI機能の設定では、メールの件名や本文など、どの情報からキーワードを抽出するかを任意で設定できます。
進行先切り替え機能では、抽出したキーワードと転送先の担当者の組み合わせを条件として任意に設定してください。

■注意事項

GmailとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。