Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、担当者に転送する

■概要

日々Gmailに届く大量のメールの中から、特定のキーワードを含む重要なメールを探し出し、担当者へ手動で転送する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で判断し、適切な担当者へ自動で転送する仕組みを構築できるため、メールの振り分け業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応で、メールの確認や転送作業に多くの時間を費やしている方
• 特定のキーワードを含むメールを担当部署へ手動で振り分けており、ミスや遅延に悩んでいる方
• メール対応業務を自動化し、チームの対応速度と正確性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメールをAIが自動で判別・転送することで、確認や振り分け作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での転送作業がなくなることで、転送先の選択ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文からキーワードなどの情報を抽出します。
4. さらに、オペレーションで進行先切り替え機能を設定し、抽出した情報をもとに後続の処理を分岐させます。
5. 最後に、分岐したそれぞれのフローでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へメールを転送します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象とするメールのラベルを任意で設定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、変換タイプを指定し、メール本文などの情報からどの項目を抽出するかを自由にカスタマイズできます。
• 進行先切り替え機能では、前段で抽出したキーワードなどを元に、どの担当者に転送するかといった条件を自由に設定できます。
• 転送時のGmail設定では、それぞれの転送先ごとに、抽出した情報を活用して件名や本文の内容を柔軟に設定できます。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。