■概要
Gmailで受け取るお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を解析しSalesforceへ自動で登録・更新します。定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る問い合わせを、手作業でSalesforceへ入力している営業やマーケティング担当者の方
- Salesforceへのデータ入力ミスや更新漏れをなくし、顧客情報の正確性を高めたいと考えている方
- リード獲得後の対応を迅速化し、営業プロセス全体の効率化を図りたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した内容がAIによって自動でSalesforceに登録・更新されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データ管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
- 次に、Salesforceの「レコードを取得する」アクションで、抽出したメールアドレスなどを基に既存リードを検索します。
- 分岐機能を用いて、既存リードが見つかった場合と見つからなかった場合で、後続の処理を分岐させます。
- 既存リードが見つかった場合は、Salesforceの「リードオブジェクトに活動履歴を登録」アクションで問い合わせ内容を記録します。
- 既存リードが見つからなかった場合は、Salesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」で新規リードを作成し、続けて問い合わせ内容を活動履歴に登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような情報（例：会社名、氏名、電話番号など）を抽出するかを自由にカスタマイズできます。
- 分岐機能では、Salesforceで取得したレコード情報など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定可能です。
- Salesforceの各アクションでは、どの項目にどの情報を割り当てるかを柔軟に設定できます。AIが抽出した情報を紐付けるだけでなく、固定値を入力することも可能です。
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceのレコードを取得するのアクションは、「検索に失敗した際の動作設定」の「条件に一致するレコードが見つからない場合はオペレーションをエラーにする」をオフに設定してください。
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