■概要

Gmailに届く請求書やレポートのファイルを、都度手動でダウンロードしてSlackに共有する作業に手間を感じていませんか。このような定型業務は、対応漏れや共有ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、添付ファイルを自動でSlackの指定チャンネルに転送することが可能となり、ファイル共有に関する業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定の添付ファイルを、都度手動でSlackに転送している方
• 取引先からの請求書やレポートなどを、チームへ迅速かつ確実に共有したい方
• ファイル共有の遅延や対応漏れといったミスを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からSlackへのファイル共有までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
• 手動でのファイル転送時に起こりがちな、共有漏れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したキーワードを含むメールが届くとフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを指定のチャンネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを特定するため、「請求書」や「レポート」といった件名や本文に含まれるキーワードを任意で指定してください。
• Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルや、ファイル送付時に添えるメッセージの内容を自由に設定することが可能です。

■注意事項‍

• Gmail、SlackとYoomを連携してください。
• GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理についてはこちらを参照ください。