Gmailで受信した内容を基にTodoistへタスクを作成する際、メールを受信する度にTodoistへアクセスする必要があるため、「もう少しスマートにタスク作成できないかな？」と思ったことはありませんか？
両ツールをチームで管理している場合は「誰かがタスクを作成してくれただろう…」と思い込んでしまい、重要なメールをタスク化せず取りこぼしてしまったという事態も考えられますよね。
そんな課題を解決するのが、GmailとTodoistのデータ連携による業務の自動化です！
APIを活用すれば、Gmailで受信した内容を自動でTodoistに同期することができます！
また、特定のラベルのメール、特定のキーワードのメールといった指定をした上で自動でタスク作成をするため、見逃したくない通知の抜けや漏れも防げるはずです。
本記事では、GmailとTodoistの連携方法の他、連携することで実現できる自動化のフローを具体的にご紹介します。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとTodoistの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとTodoistを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTodoistを連携してできること
GmailとTodoistのAPIを連携すれば、GmailのデータをTodoistにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
Gmailで受信した内容をもとに、自動的にTodoistにタスクが作成されるため、手動でのデータ入力の手間を省けます。
Gmailで受信したメールからのタスクを確実にTodoistに追加することで、タスク登録の漏れを防げそうです。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
この連携により、指定した条件に合ったメールが届くたびにTodoistに自動でタスクが追加され、スムーズな業務管理が期待できます。
メールからタスクへの転送作業を効率化したい方におすすめのフローです！
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで特定条件のメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する」フローは、重要なメールを見逃さずに自動でタスク管理に組み込む業務ワークフローです。
Gmailの受信メールが増える中、手動でタスクを作成する手間を省き、効率的に業務を進めたい方に最適です。
この連携により、指定した条件に合ったメールが届くたびにTodoistに自動でタスクが追加され、スムーズな業務管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとTodoistを併用してタスク管理を行っているビジネスパーソン
・特定条件に合致するメールを自動でタスク化したい方
・メールからタスクへの転送作業を効率化したい方
・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化を検討中の方
・日々の業務でメール管理とタスク管理を一元化したい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTodoistの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとTodoistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTodoistの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GmailとTodoistをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびTodoistのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:GmailとTodoistをマイアプリ登録
1.GmailとTodoistをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGmailを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
3.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
4.次はTodoistをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からTodoistをクリックしてサインインします。
下記の画面で「メールアドレス」と「パスワード」を入力してログインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Gmailのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Gmail
- 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→メールを受信したら
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
4.用途に合わせて任意の「キーワード」を入力します。
(ここで指定したキーワードに一致したメールに絞り込みます。)
5.Gmailの画面に移動し、テスト用のメールを送信してください。
6.メッセージを送信後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、以下のようなアウトプットが表示されます。
こちらはTodoistの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Gmailのテキストからデータを抽出する設定
1.続いて、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「変換タイプ」→3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）
4.下にスクロールし、Gmailのメッセージから「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
5.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらもTodoistの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Todoistにタスクを作成する設定
1.続いて、「タスクを作成」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Todoist
- 「Todoistと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「アクション」→タスクを作成
3.以下のような画面に遷移するので、こちらも入力欄下部の補足内容を確認しながら入力を完了させてください。
入力欄をクリックするとアウトプットを使用して簡単に設定することができます！
今回は以下の項目を入力して試してみます↓
4.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
そうすると、実際に下記画像のようなタスクがTodoist上に作成されます。
ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Todoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailに通知したい場合
今回はGmailからTodoistへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTodoistからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
定期的にTodoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailに通知する
Todoistで設定したタスクの期限が過ぎた際に、自動的にGmailへ通知が送信されるため、重要なタスクの見落としを防げるでしょう。
これを活用することで、期限管理がより確実になり、業務のスムーズな進行を支援します。
定期的にTodoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「定期的にTodoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailに通知する」フローは、タスク管理の効率化をサポートする業務ワークフローです。
Todoistで設定したタスクの期限が過ぎた際に、自動的にGmailへ通知が送信されるため、重要なタスクの見落としを防ぎます。
このワークフローを活用することで、期限管理がより確実になり、業務のスムーズな進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Todoistを活用して日々のタスクを管理しているが、期限切れのタスクを見逃しがちな方
・Gmailを日常的に使用しており、通知を一元管理したいビジネスパーソン
・タスク管理の自動化に興味があり、業務効率化を図りたいチームリーダー
・複数のSaaSアプリを利用しており、情報連携をスムーズに行いたいIT担当者
・定期的なタスクレビューを行い、プロジェクトの進行状況を把握したいマネージャー
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailに通知する
毎日、自動的にTodoistから当日期限のタスクをピックアップし、Gmailを通じてメール通知を送信します。
これにより、重要な締め切りや優先すべきタスクを見逃さず、スムーズに業務を進めることが期待できます。
毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailに通知する」ワークフローは、日々のタスク管理をシンプルかつ効果的にサポートします。
毎日、自動的にTodoistから当日期限のタスクをピックアップし、Gmailを通じてメール通知を送信します。
これにより、重要な締め切りや優先すべきタスクを見逃さず、スムーズに業務を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日のタスク管理を効率化したいTodoistユーザーの方
・Gmailを活用してタスクのリマインダーを受け取りたい方
・複数のプロジェクトを抱え、締め切り管理に課題を感じているビジネスパーソン
・タスクの見逃しを防ぎ、業務の優先順位を明確にしたい方
・自動化ツールを活用して日常業務の負担を軽減したいIT担当者
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailやTodoistのAPIを使ったその他の自動化例
GmailやTodoistのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Gmailを使った自動化例
Gmailと他のアプリを連携することで、Gmailからのメール送信を自動化したりすることが可能です。
例えば、請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
このフローでは、Gmailで受信したファイル名を自動でリネームし、指定のGoogle Driveフォルダに自動保存することが可能です。毎日大量のメールを受け取るビジネスシーンにおいて、ファイル管理の効率化と整理整頓が簡単に実現できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・普段からGoogle DriveやGmailを仕事で活用している方
・毎日大量のメールを受信しているビジネスパーソン
・Google Driveでのファイル管理を効率化したい方
・業務の自動化を推進したい企業のIT担当者
・ミスなくファイルを整理したい方
■注意事項
・GmailとGoogle DriveをそれぞれYoomと連携させてください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Todoistを使った自動化例
Todoistと他のアプリを連携することで、様々な業務を自動化することが可能です。
例えば、Todoistへタスクを自動で追加したり、Todoist上で期限が近いタスクを抽出してSlackに毎日通知を行うといったことが可能です。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
Googleカレンダーに新規イベントが登録されたらTodoistにタスクを自動作成する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに新規イベントが登録されたらTodoistにタスクを自動作成する」フローは、スケジュール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
毎日の予定をGoogleカレンダーで管理しながら、関連するタスクをTodoistに自動で追加することで、手動での入力作業を削減し、効率的な業務運営をサポートします。
Yoomを活用したこのフローにより、二つの主要なアプリ間の連携がスムーズに行われ、時間の有効活用が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとTodoistを日常的に使用しており、手動でのタスク管理に時間を取られている方
・業務の効率化を図りたいフリーランスや小規模チームのメンバー
・スケジュールとタスクの一元管理を実現し、情報の見落としを防ぎたいビジネスマン
・Yoomを利用して既存の業務ワークフローを強化したいIT担当者
■注意事項
・GoogleカレンダーとTodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloでカードが作成されたらTodoistにタスクを作成する
試してみる
Trelloでカードが作成されたらTodoistにタスクを作成するフローです。
毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する
試してみる
■概要
「毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する」ワークフローは、日々のタスク管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Todoistに登録された当日期限のタスクを自動的に取得し、Slackに通知することで、チーム全体が優先事項を迅速に把握できます。
これにより、手間なくタスクを確認でき、スムーズな業務進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Todoistで日々のタスクを管理している方
・Slackを活用してチームと情報共有しているリーダー
・タスクの期限管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・業務の自動化を通じて生産性を向上させたい企業担当者
・毎日のタスク確認に時間をかけたくないビジネスパーソン
■注意事項
・TodoistとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日Todoistの未完了タスクを自動的にNotionページとしてまとめる
試してみる
■概要
「毎日Todoistの未完了タスクを自動的にNotionページとしてまとめる」ワークフローは、日々のタスク管理をシームレスに行うための自動化です。
Todoistで未完了のタスクを毎日自動的に取得し、Notionに整理されたページとしてまとめることで、業務の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Todoistで日々のタスク管理を行っているが、未完了タスクの見直しが手間だと感じている方
・Notionを活用して業務の整理や情報共有を行いたいチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・タスクの進捗管理を一元化し、効率的に業務を進めたいビジネスパーソン
・自動化ツールを活用して日常業務の負担を減らしたいと考えている方
■注意事項
・Todoist、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
GmailとTodoistを連携させることで、チームで共有すべきタスクの管理や作成がスムーズになることが期待できるでしょう！
受信したGmailの内容をそのままタスク化するだけではなく、特定の内容が含まれている場合のみタスクを作成することも可能なため、本当に必要な業務のみを上手く可視化することが容易くなるかもしれません。
また、Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！
普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！
さらに、連携に関してはプログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
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