Gmailで受信した内容を基にTodoistへタスクを作成する際、メールを受信する度にTodoistへアクセスする必要があるため、「もう少しスマートにタスク作成できないかな？」と思ったことはありませんか？
両ツールをチームで管理している場合は「誰かがタスクを作成してくれただろう…」と思い込んでしまい、重要なメールをタスク化せず取りこぼしてしまったという事態も考えられますよね。
そんな課題を解決するのが、GmailとTodoistのデータ連携による業務の自動化です！
APIを活用すれば、Gmailで受信した内容を自動でTodoistに同期することができます！
また、特定のラベルのメール、特定のキーワードのメールといった指定をした上で自動でタスク作成をするため、見逃したくない通知の抜けや漏れも防げるはずです。
本記事では、GmailとTodoistの連携方法の他、連携することで実現できる自動化のフローを具体的にご紹介します。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとTodoistの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとTodoistを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで業務連絡を受け、Todoistでタスク管理をしている方
- メールの内容をTodoistに手動で転記する作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、より抜け漏れのないタスク管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した内容をTodoistに自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の入力ミスを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「要対応」など、タスク化したいメールに含まれる特定のキーワードを設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、タスク名や期限など、メール本文からどの情報を抽出するかを具体的に指示することが可能です。
- Todoistでタスクを作成する際に、AI機能で抽出したデータを元に、タスクのタイトルや説明、期日などを自由にマッピングしてください。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTodoistを連携してできること
GmailとTodoistのAPIを連携すれば、GmailのデータをTodoistにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
Gmailで受信した内容をもとに、自動的にTodoistにタスクが作成されるため、手動でのデータ入力の手間を省けます。
Gmailで受信したメールからのタスクを確実にTodoistに追加することで、タスク登録の漏れを防げそうです。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで業務連絡を受け、Todoistでタスク管理をしている方
- メールの内容をTodoistに手動で転記する作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、より抜け漏れのないタスク管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した内容をTodoistに自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の入力ミスを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「要対応」など、タスク化したいメールに含まれる特定のキーワードを設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、タスク名や期限など、メール本文からどの情報を抽出するかを具体的に指示することが可能です。
- Todoistでタスクを作成する際に、AI機能で抽出したデータを元に、タスクのタイトルや説明、期日などを自由にマッピングしてください。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
この連携により、指定した条件に合ったメールが届くたびにTodoistに自動でタスクが追加され、スムーズな業務管理が期待できます。
メールからタスクへの転送作業を効率化したい方におすすめのフローです！
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信する重要な依頼メールを、一件ずつ手作業でタスク管理ツールに転記していませんか？
このような手作業は時間がかかるだけでなく、タスクの登録漏れや内容の間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信するだけで、自動でTodoistにタスクを作成できます。
タスク管理に関する一連の業務を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼メールをTodoistで管理しており、手入力の手間をなくしたい方
- 重要なメールの見落としやタスクの登録漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
- 日々の定型的なタスク登録作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信すると自動でTodoistにタスクが作成され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、タスクの登録漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを設定してください。
- Todoistでタスクを作成するアクションでは、Gmailから取得したメールの件名や本文といった情報を、タスクのタイトルや説明にマッピングしてください。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTodoistの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとTodoistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTodoistの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GmailとTodoistをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびTodoistのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで業務連絡を受け、Todoistでタスク管理をしている方
- メールの内容をTodoistに手動で転記する作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、より抜け漏れのないタスク管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した内容をTodoistに自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の入力ミスを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「要対応」など、タスク化したいメールに含まれる特定のキーワードを設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、タスク名や期限など、メール本文からどの情報を抽出するかを具体的に指示することが可能です。
- Todoistでタスクを作成する際に、AI機能で抽出したデータを元に、タスクのタイトルや説明、期日などを自由にマッピングしてください。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:GmailとTodoistをマイアプリ登録
1.GmailとTodoistをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGmailを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
3.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
4.次はTodoistをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からTodoistをクリックしてサインインします。
下記の画面で「メールアドレス」と「パスワード」を入力してログインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで業務連絡を受け、Todoistでタスク管理をしている方
- メールの内容をTodoistに手動で転記する作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、より抜け漏れのないタスク管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した内容をTodoistに自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の入力ミスを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「要対応」など、タスク化したいメールに含まれる特定のキーワードを設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、タスク名や期限など、メール本文からどの情報を抽出するかを具体的に指示することが可能です。
- Todoistでタスクを作成する際に、AI機能で抽出したデータを元に、タスクのタイトルや説明、期日などを自由にマッピングしてください。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Gmailのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Gmail
- 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→メールを受信したら
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
4.用途に合わせて任意の「キーワード」を入力します。
(ここで指定したキーワードに一致したメールに絞り込みます。)
5.Gmailの画面に移動し、テスト用のメールを送信してください。
6.メッセージを送信後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、以下のようなアウトプットが表示されます。
こちらはTodoistの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Gmailのテキストからデータを抽出する設定
1.続いて、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「変換タイプ」→3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）
4.下にスクロールし、Gmailのメッセージから「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
5.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらもTodoistの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Todoistにタスクを作成する設定
1.続いて、「タスクを作成」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Todoist
- 「Todoistと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「アクション」→タスクを作成
3.以下のような画面に遷移するので、こちらも入力欄下部の補足内容を確認しながら入力を完了させてください。
入力欄をクリックするとアウトプットを使用して簡単に設定することができます！
今回は以下の項目を入力して試してみます↓
4.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
そうすると、実際に下記画像のようなタスクがTodoist上に作成されます。
ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Todoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailに通知したい場合
今回はGmailからTodoistへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTodoistからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
定期的にTodoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailに通知する
Todoistで設定したタスクの期限が過ぎた際に、自動的にGmailへ通知が送信されるため、重要なタスクの見落としを防げるでしょう。
これを活用することで、期限管理がより確実になり、業務のスムーズな進行を支援します。
定期的にTodoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Todoistで管理しているタスクが多く、期限切れのものを毎日確認するのは手間ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、Todoistの期限切れタスクを定期的に自動取得し、Gmailへ通知できます。これにより、タスクの抜け漏れを防止し、日々の確認作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Todoistで多数のタスクを管理しており、期限切れの確認に手間を感じている方
- 重要なタスクの抜け漏れを防止し、チーム全体のタスク遂行率を高めたいマネージャーの方
- 手作業でのタスク確認をなくし、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Todoistの期限切れタスクを定期的に自動でリストアップするため、これまで手作業で行っていた確認作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知することで、手動での確認によるタスクの見落としや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TodoistとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「定期的（毎日、毎週など）にフローを起動する」よう設定します。
- 次に、オペレーションでTodoistを選択し、「期限切れのタスクを取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、取得したタスク情報を含んだメールを指定した宛先に送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Todoistでタスクを取得する際に、期限が過ぎてからの日数や、特定のプロジェクトやラベルといったフィルター条件を任意で設定可能です。
- Gmailでの通知は、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。また、Todoistから取得したタスク名や期限を変数として通知本文に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailに通知する
毎日、自動的にTodoistから当日期限のタスクをピックアップし、Gmailを通じてメール通知を送信します。
これにより、重要な締め切りや優先すべきタスクを見逃さず、スムーズに業務を進めることが期待できます。
毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
毎朝Todoistでその日のタスクを確認し、抜けがないようセルフリマインドする作業は手間がかかりますよね。
手作業ではどうしても、重要なタスクを見落としてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にTodoistから今日が期限のタスク情報を取得し、Gmailに通知できます。
タスクの確認作業を効率化し、一日をスムーズにスタートさせましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Todoistでタスク管理を行っており、毎日の確認作業を効率化したいと考えている方
- Gmailを主要な連絡手段としており、タスクリマインダーも集約させたい方
- 手作業によるタスクの確認漏れを防ぎ、生産性を高めたいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でタスクリストがGmailに届くため、Todoistを開いて確認する手間を省き、時間を短縮することができます。
- 人の手による確認作業がなくなることで、タスクの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の抜け漏れをなくすことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TodoistとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能の「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します。
- 続けて、オペレーションでTodoistの「今日が期限のタスク一覧取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を本文に記載して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動する頻度や日時、曜日などを業務スタイルに合わせて自由に設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを設定でき、Todoistから取得したタスク情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailやTodoistのAPIを使ったその他の自動化例
GmailやTodoistのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Gmailを使った自動化例
Gmailと他のアプリを連携することで、Gmailからのメール送信を自動化したりすることが可能です。
例えば、請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手動でリネームしてGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIがファイル名を自動で変更し、Google Driveの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle Drive間で発生するファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- メールで受信する請求書や各種書類のファイル名を統一し、管理を徹底したい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、リネームのミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにファイルのリネームから保存までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での作業で起こりがちなファイル名の入力ミスや、Google Driveへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、メールの件名や本文からファイル名に利用したいテキスト（例：取引先名、日付など）を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、抽出した情報をもとにリネームしたファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の送信元アドレスや件名のキーワードなど、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能の設定では、メールの件名や本文からファイル名を生成するために抽出したい項目（例：会社名、書類の種類、日付など）を自由にカスタマイズできます。
- Google Driveへの格納アクションでは、保存先のフォルダを任意で指定したり、AIが抽出したどの情報をどのような順番でファイル名にするか、といった命名規則を詳細に設定したりすることが可能です。
■注意事項
- GmailとGoogle DriveをそれぞれYoomと連携させてください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Todoistを使った自動化例
Todoistと他のアプリを連携することで、様々な業務を自動化することが可能です。
例えば、Todoistへタスクを自動で追加したり、Todoist上で期限が近いタスクを抽出してSlackに毎日通知を行うといったことが可能です。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
Googleカレンダーに新規イベントが登録されたらTodoistにタスクを自動作成する
試してみる
■概要
Googleカレンダーに登録した予定を、タスク管理のためにTodoistへ手作業で転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録といったミスを引き起こす原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定を登録するだけで、Todoistにタスクが自動で作成されます。
これにより、面倒な手作業から解放され、よりスムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとTodoistを併用し、予定とタスクを手作業で連携させている方
- 会議やアポイントメントに関するタスクの作成漏れを防ぎたいと考えている方
- 日々のスケジュール管理とタスク管理を連携させ、業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を登録するだけでTodoistにタスクが自動で連携されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の転記ミスを防ぎ、重要な予定の見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーの「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「タスクを作成する」では、トリガーで取得した情報を変数として活用し、より詳細なタスクを自動で作成することができます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとTodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloでカードが作成されたらTodoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Trelloでプロジェクトのタスクを管理し、個人のTodoistで日々のタスクを管理していると、二重入力の手間や情報の転記漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけで、Todoistにタスクが自動で作成されます。これにより、ツール間の情報連携がスムーズになり、タスク管理の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TrelloとTodoistを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
- プロジェクト管理ツールと個人のタスク管理ツールを連携させたいと考えている方
- ツール間の情報転記における、入力漏れや内容の誤りを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloでカードを作成するだけでTodoistにタスクが自動登録されるため、手作業での情報入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、タスクの登録漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで作成されたカードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Todoistでタスクを作成する際に、タスクのタイトルや詳細内容の項目に、Trelloから取得したカード名や説明といった情報を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Trello、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日、今日が期限のタスクをTodoistから取得しSlackに通知する
試してみる
■概要
日々のタスク管理にTodoistを活用しているものの、今日が期限のタスクを手作業で他のツールに共有している方も多いのではないでしょうか。
こうした作業は定期的でありながら見落としが許されないため、意外と手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、毎朝Todoistから今日が期限のタスクを取得して、Slackに自動で通知できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Todoistでタスク管理を行い、Slackでチームの進捗を共有している方
- 毎日のリマインド業務を手作業で行うことに非効率を感じているチームリーダーの方
- タスクの共有漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間に自動でタスクが共有されるため、手作業での通知に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるタスクの転記ミスや通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- TodoistとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能の「スケジュールトリガー」アクションで、毎日朝礼前などの時間を設定します。
- オペレーションでTodoistを選択し、「今日が期限のタスク一覧取得」アクションを設定します。
- オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい日時や曜日を、チームの業務スタイルに合わせて自由に設定してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを指定できます。
またメッセージ本文には、Todoistから取得したタスク名などの変数を自由に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- TodoistとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日Todoistの未完了タスクを自動的にNotionページとしてまとめる
試してみる
■概要
Todoistでタスクを管理し、Notionで情報をまとめているものの、日々の未完了タスクの確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのタスク棚卸しは、見落としや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にTodoistの未完了タスクを自動で抽出し、Notionのデータベースへページとして追加するため、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TodoistとNotionを併用し、日々のタスク転記に手間を感じている方
- 毎日のタスクの棚卸しやレビューを効率化し、見落としを無くしたいと考えている方
- 手作業によるタスクの転記から解放され、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日手動で行っていたTodoistの未完了タスクの洗い出しとNotionへの転記が自動化され、作業時間を短縮できます。
- タスクの転記漏れやコピー＆ペーストによる入力ミスといった、手作業に起因するヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TodoistとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」などフローボットを起動したいスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでTodoistを選択し、「キーワードでタスクを検索」アクションで未完了のタスク情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで繰り返し処理機能を追加し、取得したタスクの数だけ後続の処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中にNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、タスク情報をNotionのデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、フローボットを起動する日時を業務開始前や終了後など、お好きな時間に変更してください。
- Notionにレコードを追加する際、データベースの各項目にTodoistから取得したタスク名や期限といった動的な情報を設定したり、ステータスなどに固定の値を設定したりできます。
■注意事項
- Todoist、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
GmailとTodoistを連携させることで、チームで共有すべきタスクの管理や作成がスムーズになることが期待できるでしょう！
受信したGmailの内容をそのままタスク化するだけではなく、特定の内容が含まれている場合のみタスクを作成することも可能なため、本当に必要な業務のみを上手く可視化することが容易くなるかもしれません。
また、Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！
普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！
さらに、連携に関してはプログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
