■概要

Gmailで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手動でリネームしてGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIがファイル名を自動で変更し、Google Driveの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogle Drive間で発生するファイル管理業務を効率化したいと考えている方
• メールで受信する請求書や各種書類のファイル名を統一し、管理を徹底したい方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、リネームのミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにファイルのリネームから保存までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動での作業で起こりがちなファイル名の入力ミスや、Google Driveへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象としたいメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、メールの件名や本文からファイル名に利用したいテキスト（例：取引先名、日付など）を抽出するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、抽出した情報をもとにリネームしたファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定の送信元アドレスや件名のキーワードなど、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
• AI機能の設定では、メールの件名や本文からファイル名を生成するために抽出したい項目（例：会社名、書類の種類、日付など）を自由にカスタマイズできます。
• Google Driveへの格納アクションでは、保存先のフォルダを任意で指定したり、AIが抽出したどの情報をどのような順番でファイル名にするか、といった命名規則を詳細に設定したりすることが可能です。

■注意事項

• GmailとGoogle DriveをそれぞれYoomと連携させてください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924