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「Google Chatで受けた依頼を、Google Driveにフォルダを作って管理している…」
「Google Chatでのやり取りをベースにしたファイル共有は非効率…」
このように、各アプリの連携で時間や手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Chatメッセージをきっかけに、Google Driveに必要なフォルダを自動作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google ChatとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google ChatとGoogle DriveのAPIを連携させれば、手動で行っていた多くの業務を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
<span class="mark-yellow">Google Chatのメッセージ内容から案件名などの情報を抽出し、自動でGoogle Drive内に専用フォルダを作成する</span>ため、フォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、スムーズなプロジェクト始動を支援します。
<span class="mark-yellow">「新規案件」や「至急対応」といった特定の条件に合致するメッセージのみをトリガーとしてフォルダを自動生成する</span>ため、重要な依頼を見逃すことなく、迅速かつ的確な初期対応が可能になります。
それでは、さっそく実際にGoogle ChatとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle ChatとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Chatのメッセージ内容をもとに、Google Driveでフォルダを作成する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それでは、今回のフローで使用する各アプリとYoomの連携を進めていきましょう。
右上の検索窓から、Google Chatを検索します。
Google Chatを検索後、Google Chat（OAuth）を選択します。
※Google Chatの設定方法については、Google Chatでスペースにメッセージを送る方法をご覧ください。なお、Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
Google Chat（OAuth）を選択したら、「Sign in with Google」をクリックし、次に進みましょう。
Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法を参考にしながら、Client IDとClient Secretを入力してください。
Client IDとClient Secretを入力すると、アカウントの選択に進みます。
追加アクセスを求められる場合がありますので、内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Google Driveとの連携です。
Google ChatとおなじGoogleサービスのため、連携方法の基本的な手順は同じです。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録が完了します。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「スペースのリソース名」を候補から選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Yoomでの設定テストを行います。テストを行う際はトリガーとなるメッセージが必要です。以下のように、Google Chatでメッセージを送信してみてください。
この際、Google Driveのフォルダ名にしたいワードなどを含めることをおすすめします。
テストが成功すると取得した値が表示され、先ほど送信したGoogle Chatのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値はこの後の設定で使用でき、Google Driveのフォルダ名などに活用可能です！
Google Chatのメッセージから、フォルダ名として使うテキストの抽出設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
※「変換タイプ」は、「変更する」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更可能です。この際実行するタスク数が異なるため注意が必要です。
なお、今回は短い言葉を抽出するためデフォルトの設定で問題ありません。
次に、詳細を設定へ進みます。
「対象のテキスト」を取得した値から選択してください。取得した値を使用することで、毎回最新のメッセージからテキストを抽出できます。
「抽出したい項目」には、 Google Driveでのフォルダ作成を想定し、フォルダ名にしたいものを手動で入力します。
「指示内容」は必要に応じて設定してください。
テストを実行し、成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
Google Chatから抽出したテキストを使って、Google Driveにフォルダを作成するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「フォルダを作成する」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「フォルダ名」を、取得した値から選択します。
「作成先のフォルダID」は、候補から選択してください。
テストを実行し、Google Driveにフォルダが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はGoogle ChatからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにGoogle Chatへ通知するといった、逆方向のデータ連携も自動化することが可能です。もし、Google DriveからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルがアップロードされた際、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が飛ぶ</span>ため、チーム内の情報共有がスムーズに行われ、確認漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">アップロードされた請求書や契約書などのファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、その概要をGoogle Chatに通知する</span>ため、ファイルを開かずに中身を把握でき、確認作業の効率を向上させます。
Google ChatやGoogle DriveのAPIを活用することで、情報共有やファイル管理のフローをスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google Chatを活用した自動化では、社内外の情報共有や通知の手間を削減できます。
例えば、フォーム送信やデータベース更新をChatに連携することで、関係者への周知がスムーズになるでしょう。営業チームやバックオフィス業務の効率化に特に役立ちます！
Google Driveを利用した自動化は、ファイル管理やデータ連携を効率化します。
アップロードされたファイルを解析・文字起こし・要約して他ツールへ送るといったフローを自動化できるため、資料管理や情報整理を行うバックオフィスや研究開発部門に効果的です！
Google ChatとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での業務を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ名を詳細にしたい。日付を自動で付けられますか？
A：はい、可能です。フォルダ名を作成する際にタブを切り替え、日付をクリックすることで可能です。取得した値と組み合わせることもできます。
Q：Googleアカウントのアクセス権限はどこまで必要ですか？
A：Google ChatやGoogleカレンダーなどのGoogleサービス群とYoomの連携は、OAuthにより認証されますが、このとき操作の権限範囲は原則的に連携したGoogleアカウントに依存します。
Googleサービス群とYoomの連携段階では、Googleアカウント側の権限に依存した内容となるため細かい操作権限の調整はできませんが、Googleアカウント自体の権限範囲を調整することで対応は可能です。
詳細はGoogleサービス群との連携における認証方式やアクセス範囲の制限についてをご覧ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録されます。通知設定をしておくとメールなどで自動通知されますが、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご覧ください。
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