Google Chatで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

■概要

Google Chatで受け取った依頼を元に、Google Driveで手作業でフォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google Chatで特定のメッセージが送信されると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの連絡を基にGoogle Driveでフォルダ管理をしている方
• 手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、作成漏れなどのミスをなくしたい方
• プロジェクトや案件ごとの情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのメッセージ送信を起点にフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含むメッセージを受信した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
4. 続いて、データ抽出機能でメッセージ本文から、フォルダ名として使用したいテキスト（案件名など）を抽出します。
5. 最後に、Google Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、4で抽出したテキストをフォルダ名として指定の場所にフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定で、通知を検知したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
• 分岐機能では、「【作成依頼】」といった特定のキーワードなど、後続のアクションを起動させるための条件を任意で設定してください。
• データ抽出機能では、メッセージ本文のどの部分から、どのようなテキストをフォルダ名として抽出するかを任意で設定してください。
• Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成先のフォルダやフォルダの命名規則を任意で設定してください。

■注意事項

• Google Chat、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。