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納品書データをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートにデータ転記・Google Driveにファイル格納しGoogle Chatに通知する
Google スプレッドシート Google Chat Google Drive™

納品書データをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートにデータ転記・Google Driveにファイル格納しGoogle Chatに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
Google Chat
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
取引先から受領した納品書の処理に手間を感じていませんか?PDFや紙で受け取った納品書の内容を目で確認し、システムや管理表に手入力する作業は時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに納品書ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でデータを読み取り、Google スプレッドシートへの転記からGoogle Driveへのファイル格納、関係者への通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • 毎月多くの納品書を手作業で処理しており、入力業務を効率化したい経理担当者の方
  • Google Workspaceを活用し、納品書データの管理や共有を自動化したいと考えている方
  • 紙やPDFの書類処理から脱却し、ペーパーレス化を推進したいと考えている管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
  • フォームにファイルをアップロードするだけでデータ転記やファイル保存が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
  • OCRによる自動読み取りと転記により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます
■フローボットの流れ
  1. はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、納品書ファイルを受け取る項目を用意します
  3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルから必要な情報を読み取るよう設定します
  4. 次に、オペレーションで担当者への対応依頼を設定し、OCRで読み取った内容の確認などを依頼します
  5. その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを転記します
  6. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、納品書の原本ファイルを格納します
  7. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「Google Chatに通知する」を設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • トリガーとなるフォームでは、納品書ファイルをアップロードする項目以外にも、取引先名など必要な回答項目を任意で設定してください
  • OCR機能では、お使いの納品書のフォーマットに合わせて、読み取りたい項目(納品日、金額、品番など)を任意で設定してください
  • 担当者への対応依頼では、OCRで読み取った内容を確認する担当者や、依頼する際のメッセージ内容を任意で設定してください
  • Google スプレッドシートへの転記設定では、データを記録したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください
  • Google Driveへのファイル格納設定では、納品書ファイルを保存したい任意のフォルダIDを指定してください
  • Google Chatへの通知設定では、通知を送信したい任意のスペースIDを指定してください
■注意事項
  • Google スプレッドシート、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  • Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
類似したテンプレートをご紹介!
Google スプレッドシート
Airtable
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Airtableに自動でレコードを作成する業務ワークフローです。YoomのAPI連携機能により、手動入力の手間やミスを減らし、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
Google スプレッドシート
Microsoft Teams
Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。
Google スプレッドシート
Microsoft Excel
Google スプレッドシートで特定条件に合うデータが追加されたら、Microsoft Excelに同期する
GitHubで生成されたIssueのうち指定キーワードを含むものを検知し、Slackへ自動通知するフローです。手動確認や共有漏れを減らし、重要案件への初動を早め、開発チームの連携をなめらかにします。
Google スプレッドシート
スマレジ
1日1回前日の取引データをスマレジから取得して、Google スプレッドシートに転記する
スマレジの前日売上を毎朝設定時刻に自動取得し、Google スプレッドシートへ転記するフローです。毎日の手入力や入力ミスを減らし、正確なデータで報告・分析できます。
Google スプレッドシート
Kommo
Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、KommoにContactを追加する
YoomでGoogle スプレッドシートの行追加をきっかけにKommoへContactを登録するフローです。転記作業や入力ミスを減らし、顧客情報を正確かつ素早く共有できます。
Airtable
Google スプレッドシート
Gmail
Airtableでデータが追加されたら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する
Airtableの新規レコードを検知し、Google スプレッドシートを参照してGmailを自動一斉送信するフローです。転記や宛先設定の手間を省き、送信漏れや入力ミスを防ぎ、担当者の業務負担も抑えられます。
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使用しているアプリについて
Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
を使ったテンプレート

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Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。

GitHubで生成されたIssueのうち指定キーワードを含むものを検知し、Slackへ自動通知するフローです。手動確認や共有漏れを減らし、重要案件への初動を早め、開発チームの連携をなめらかにします。
Google Chat
Google Chat
を使ったテンプレート

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackに通知するフローです。自動でメッセージの内容を送付してくれるので、手入力の手間を省き業務の効率を大幅に向上させることができます。

Google Chatで投稿されたメッセージをChatworkに通知するフローです。Google ChatのメッセージをChatworkに自動転送することで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有をスムーズにし、コミュニケーションの効率化を図ることができます。

Chatworkの特定ルーム投稿をGoogle Chatへ自動通知するワークフローです。通知を一元化することで都度のツール切り替えの負荷を減らし、確認漏れや対応遅れを防げます。
Google Drive™
Google Drive™
を使ったテンプレート

@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。フォルダ作成を自動化することで、定型業務を省き、より建設的な業務にチーム全体が注力することができます。

Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。

Notionのページ更新に合わせてGoogle Drive上のファイル名を自動変更するフローです。手作業のリネーム漏れや入力ミスを防ぎ、ドキュメント管理の手間を減らせます。
使用しているアプリについて
Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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テンプレート

Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Airtableに自動でレコードを作成する業務ワークフローです。YoomのAPI連携機能により、手動入力の手間やミスを減らし、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。

Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。

GitHubで生成されたIssueのうち指定キーワードを含むものを検知し、Slackへ自動通知するフローです。手動確認や共有漏れを減らし、重要案件への初動を早め、開発チームの連携をなめらかにします。
Google Chat
YoomではGoogle ChatのAPIをノーコードで活用することができます。入力フォームの情報や他SaaSでの様々なイベントをトリガーにGoogle Chatへメッセージを通知を行うことが可能です。
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テンプレート

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackに通知するフローです。自動でメッセージの内容を送付してくれるので、手入力の手間を省き業務の効率を大幅に向上させることができます。

Google Chatで投稿されたメッセージをChatworkに通知するフローです。Google ChatのメッセージをChatworkに自動転送することで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有をスムーズにし、コミュニケーションの効率化を図ることができます。

Chatworkの特定ルーム投稿をGoogle Chatへ自動通知するワークフローです。通知を一元化することで都度のツール切り替えの負荷を減らし、確認漏れや対応遅れを防げます。
Google Drive™
YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
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テンプレート

@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。フォルダ作成を自動化することで、定型業務を省き、より建設的な業務にチーム全体が注力することができます。

Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。

Notionのページ更新に合わせてGoogle Drive上のファイル名を自動変更するフローです。手作業のリネーム漏れや入力ミスを防ぎ、ドキュメント管理の手間を減らせます。
テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
    スペースにメッセージが送信されたら
    ボットにメンション付きのメッセージを送信したら
    スペースにファイルが投稿されたら
    新しくファイル・フォルダが作成されたら
    特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
    特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
    特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
    指定のセルにメモを追加する
    列を追加する
    列を削除する
    複数列に値を入力
    メッセージを送信
    スペースを削除
    スペースを作成
    スペースにメンバーを招待
    スペースからメンバーを削除
    スペースにグループを招待
    メンバーのスペース権限を変更
    スレッドにメッセージを送信
    メッセージを引用して返信
    スペースの更新
    ダイレクトメッセージのスペースを作成
    ファイルを添付してメッセージを送信
    添付ファイルをアップロード
    ファイルをダウンロード
    メッセージ一覧を取得
    フォルダを作成する
    ファイルを複製する
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
    ファイルを削除する
    ファイルをアップロードする
    ファイルをダウンロードする
    Googleスプレッドシートをダウンロード
    Googleスライドをダウンロード
    Googleドキュメントをダウンロード
    特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得
    ファイル名を変更する
    ファイル・フォルダ情報を取得
    エクセルファイルをスプレッドシートに変換する
    CSVファイルをスプレッドシートに変換する
    指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
    ファイルをゴミ箱に移動する
    ファイルやフォルダの権限のリストを取得
    ファイル・フォルダの説明を更新
    ファイルの格納先フォルダを変更
    ファイルのショートカットを作成
    ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する
    特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得
    ファイルをGoogleドキュメントに変換する
    Googleスプレッドシートをダウンロード(シートを指定)
    ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索(ごみ箱を除く)
    プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換する
    PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する
    特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する
    特定のファイルを更新
    ファイルやフォルダから権限を削除する
    共有ドライブを作成
    共有ドライブを検索
    ファイルを複製する(詳細指定)
    ファイル・フォルダを検索
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
フローボットオペレーション
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
    指定のセルにメモを追加する
    列を追加する
    列を削除する
    複数列に値を入力
フローボットトリガー
    スペースにメッセージが送信されたら
    ボットにメンション付きのメッセージを送信したら
    スペースにファイルが投稿されたら
フローボットオペレーション
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    スペースを削除
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    スペースからメンバーを削除
    スペースにグループを招待
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    スレッドにメッセージを送信
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    ファイルを添付してメッセージを送信
    添付ファイルをアップロード
    ファイルをダウンロード
    メッセージ一覧を取得
フローボットトリガー
    新しくファイル・フォルダが作成されたら
    特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
    特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
    特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
    フォルダを作成する
    ファイルを複製する
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
    ファイルを削除する
    ファイルをアップロードする
    ファイルをダウンロードする
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    ファイル・フォルダ情報を取得
    エクセルファイルをスプレッドシートに変換する
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    指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
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    ファイルの格納先フォルダを変更
    ファイルのショートカットを作成
    ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する
    特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得
    ファイルをGoogleドキュメントに変換する
    Googleスプレッドシートをダウンロード(シートを指定)
    ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索(ごみ箱を除く)
    プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換する
    PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する
    特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する
    特定のファイルを更新
    ファイルやフォルダから権限を削除する
    共有ドライブを作成
    共有ドライブを検索
    ファイルを複製する(詳細指定)
    ファイル・フォルダを検索
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