納品書データをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートにデータ転記・Google Driveにファイル格納しGoogle Chatに通知する
納品書データをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートにデータ転記・Google Driveにファイル格納しGoogle Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Google Chat
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
取引先から受領した納品書の処理に手間を感じていませんか？PDFや紙で受け取った納品書の内容を目で確認し、システムや管理表に手入力する作業は時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに納品書ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でデータを読み取り、Google スプレッドシートへの転記からGoogle Driveへのファイル格納、関係者への通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月多くの納品書を手作業で処理しており、入力業務を効率化したい経理担当者の方
- Google Workspaceを活用し、納品書データの管理や共有を自動化したいと考えている方
- 紙やPDFの書類処理から脱却し、ペーパーレス化を推進したいと考えている管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルをアップロードするだけでデータ転記やファイル保存が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
- OCRによる自動読み取りと転記により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、納品書ファイルを受け取る項目を用意します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルから必要な情報を読み取るよう設定します
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼を設定し、OCRで読み取った内容の確認などを依頼します
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを転記します
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、納品書の原本ファイルを格納します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「Google Chatに通知する」を設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、納品書ファイルをアップロードする項目以外にも、取引先名など必要な回答項目を任意で設定してください
- OCR機能では、お使いの納品書のフォーマットに合わせて、読み取りたい項目（納品日、金額、品番など）を任意で設定してください
- 担当者への対応依頼では、OCRで読み取った内容を確認する担当者や、依頼する際のメッセージ内容を任意で設定してください
- Google スプレッドシートへの転記設定では、データを記録したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください
- Google Driveへのファイル格納設定では、納品書ファイルを保存したい任意のフォルダIDを指定してください
- Google Chatへの通知設定では、通知を送信したい任意のスペースIDを指定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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