Google Chatのメッセージ内容をもとに、Google Driveでフォルダを作成する

■概要

Google Chatで受けた依頼内容を都度確認しながら、Google Driveに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に抜け漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをトリガーとして、Google Driveに自動でフォルダを作成する仕組みを構築できます。手作業による負担を減らし、依頼内容に基づいたフォルダ管理を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの依頼をもとにGoogle Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
• Google ChatとGoogle Driveを連携させ、チームの情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 日々の定型的なフォルダ作成業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのメッセージ投稿を起点にフォルダが自動作成されるため、これまで手作業でGoogle Driveを操作していた時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることにつながります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメッセージ内容から必要な情報を取り出します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出したデータをもとにフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Google Chatのメッセージ本文からどの情報を抽出するかを任意でカスタムできます。例えば「案件名：〇〇」といったテキストから案件名だけを抜き出す設定が可能です
• Google Driveでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストだけでなく、AI機能で抽出した案件名などの値を動的に設定できます。これにより、命名規則に沿ったフォルダの自動作成が実現します

■注意事項

• Google Chat、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。