【プログラミング不要】Yoomを使ったGoogleフォームとExcelの連携で自動見積書作成をスマートに済ませよう！

ビジネスの現場では、効率的なデータ管理と迅速な対応が求められます。
特に営業担当者やイベント企画・運営担当者にとって、顧客からの情報を手動で処理すると時間がかかり、ミスも起こりやすいですよね。
そこでおすすめなのが、GoogleフォームとMicrosoft Excelの連携です。
本記事では、GoogleフォームとMicrosoft Excelを活用した自動化をノーコードで連携する方法を紹介します。
この連携を利用すれば、顧客が入力した情報を自動でExcelに転送し、見積書や申込書を簡単に作成できます。
業務効率が向上し、顧客の満足度も高まるため、日々忙しいあなたにとって大きな助けになるでしょう。

GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1: 業務効率の向上

GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携すると、顧客がフォームに入力した情報が自動的にExcelに転送されます。
これにより、手動でデータを入力する手間が省け、業務が大幅に効率化されます。
例えば、あなたが営業アシスタントとして顧客から見積依頼を受け取ると、Googleフォームに入力された内容がそのままExcelにエクスポートされるので、手作業でデータを入力する必要がありません。
時間を節約できるのは、忙しいあなたにとって嬉しいポイントですよね。

メリット2: データの正確性向上

手動でデータを入力する際には、どうしてもヒューマンエラーが発生しがちです。
しかし、GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携させれば、顧客が入力した情報がそのままExcelに転送されるため、データの正確性が格段に向上します。
特に見積書の作成においては正確なデータが必要なので、この連携はとても役立ちます。
正確な見積書を提供することで、顧客からの信頼を得ることにもつながります。

YoomでGoogleフォームとMicrosoft Excelを連携するとどうなる？

ノーコードで簡単に連携ができる

多くの企業が直面する悩みとして、APIやプログラミングの知識が必要であったり、エンジニアを雇うコストや時間がかかることがありますよね。
特に、日々の業務に忙しいあなたにとって、専門的な知識は負担になることもあると思います。
また、メンテナンスが面倒だったり、英語の仕様書が読みにくかったりするのも困りますよね。
しかし、Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるので、エンジニアに依頼することなく、すぐに自分たちで連携を実現できます！

従来のAPI連携と比較してみよう！

Yoomでは、事前にアプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけで設定できるのが魅力です。
専門知識がなくても安心して使えるうえ、通常なら数か月かかる作業も短時間で完了するため、業務の流れが大幅に改善されることが期待できますよ！
「そう言われても、設定の流れを教えてもらわないと、本当にノーコードでできるのか分からないな」と思う方もいらっしゃるでしょう。
そこで次に、Yoomを使ってノーコードで簡単にこの連携を実現する方法をご紹介しますね。

GoogleフォームとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

ここからは、「Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成する」フローをご紹介します。

事前に準備するもの
・Googleフォームを使用して、作成したい書類に必要な情報を記入するフォームを作成
・Excelで、「書類を発行する」の設定方法を参考にして、雛形書類を作成‍

始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのGoogleフォームとMicrosoft Excelをマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック

Googleフォームのマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からGoogleフォームを選択
(2)Sign in with Googleをクリック

(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(4)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へをクリック
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

‍Excelのマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からMicrosoft Excelを選択
(2)サインインで連携するアカウント情報を入力
(3)マイアプリ登録が完了

‍Yoomへのマイアプリ登録完了後
‍(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは、(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック

(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Googleフォームと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択

(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)フォームIDは、「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分を入力

(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: 書類を発行する

(1)「書類を発行する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Microsoft Excelと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)雛形書類の連携を設定

ファイルの保存場所：プルダウンメニューから任意で選択
ドライブID：候補から任意で選択
アイテムID：候補から任意で選択

(5)発行書類の各項目を設定

格納先のフォルダID：候補から任意で選択
出力ファイル名：今回は、テキストとアウトプットを組み合わせて構成

(6)次へをクリック

■置換条件の設定
(7)置換条件を再取得をクリック
(8)OKをクリック

(9)置換後の文字列を設定
※ここでは、アウトプットにある「フォームに回答が送信されたら」の情報を、雛形書類と紐付けるように設定します。

(10)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
※書類は、指定した格納先のフォルダ内にありますが、ダウンロードからも確認できます。

(11)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

Yoomを使って、GoogleフォームとExcelの簡単連携を実現しよう！

GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携させることで、営業活動やイベントの運営がスムーズに進むでしょう。
データの正確性も大幅に改善されるため、顧客情報や参加者リストを安心して管理できます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に連携設定ができるので、エンジニアに依頼せずに自分たちで迅速に連携を実現できます。
自動化によって、あなたの仕事のパフォーマンスが向上することは間違いありません。
ぜひ、Yoomを使って、業務をさらに効率的に進めてみてください！