指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

■概要

定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを用いた定期的なデータ集計や報告書作成を行っている方
• 手作業によるPDFへの変換やGmailでのファイル送信に非効率を感じている方
• 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF作成、メール送信にかかる時間を短縮できます。
• データ取得からメール送信までを自動化することで、手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの送り間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、報告に必要なデータが記載されたシートや範囲を指定します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを差し込んでPDF形式の書類を生成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

■注意事項

• Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765