「システムからGmailに届くエラー通知、見逃してしまって対応が遅れた…」
「エラー内容を一件ずつGoogleスプレッドシートに手作業で転記するのが面倒…」
このように、エラーログの確認や管理に手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクに悩んでいませんか？ 定期的に発生するものの、見逃せない重要な業務だからこそ、もっと効率的に処理したいと感じることは少なくないはずです。
もし、Gmailで特定のエラー通知を受信した際に、その内容を自動でGoogleスプレッドシートに記録し、担当者に通知する仕組み があれば、これらの悩みから解放され、エラー発生時の速やかな初動対応と、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle スプレッドシートにエラーログを記録する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでエラー通知を受信したらGoogle スプレッドシートに追加し担当者へ依頼する
試してみる
Gmailで受信したエラーログをGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Gmailでエラー通知を受信したら、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加し、担当者に対応を依頼するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでエラー通知を受信したらGoogle スプレッドシートに追加し担当者へ依頼する
試してみる
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携 以下をご確認ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携 以下をご確認ください。
上記を行うと、今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailでエラー通知を受信したらGoogle スプレッドシートに追加し担当者へ依頼する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
受信を感知したいキーワードを入力します。
ここで、実際にキーワードを含んだメールを送信しましょう。
※取得した値
ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：Google スプレッドシートにレコードを追加する 次に、Google スプレッドシートにレコードを追加していきます。「レコードを追加する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
エラー情報を追加したいGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
データベース連携箇所で、上記のGoogle スプレッドシートIDを候補より選択します。
上記Google スプレッドシートIDと同様にタブ名も候補より選択し、テーブル範囲はシート上で値が入っている範囲を選択します。
データベース操作の詳細設定を行うので、「次へ」をクリックしてください。
追加するレコードの値に、シートのヘッダー部分の項目が読み込まれているので、その列に反映したい値を候補から選択します。
今回は以下のように設定しています。
ここまで入力が終わったら、テストボタンをクリックします。
出力先に選んだGoogle スプレッドシートも見て、結果が反映されていれば次の段階に進むため、「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：担当者に対応を依頼する ここからは実際に担当者に対応を依頼するフローを設定します。
今回は「フローボットを起動したメンバー」にし、エラーメールが来た段階でフローボットを起動したメンバーに一回連絡がいき、担当者に依頼割り振るフローにしています。
他にも様々な担当者指定の方法がありますので、お好きな方法で指定してください。
対応を依頼する内容の詳細は、「取得した値」が使えますのでわかりやすく記載をし、担当者にわかりやすいように入力してください。
今回は以下のように設定しています。
対応を依頼する内容の詳細：下記エラーを確認し、対応を進めてください。
日時：{{受信日時}} 件名：{{件名}} 内容：{{本文}}
エラーメールが来た段階でフローボットを起動したメンバーに一回連絡がいき、担当者に依頼割り振るフローなので、担当者連絡先を入力するフォームを設置します。以下の画像のように設定してください。
ここまで入力が終わったら、「次へ」を押します。
フローを起動しないと入力フォームに値を入れられないため、手動でテスト用の取得した値を入力します。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認 お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
トリガーをオンにし、テスト用のエラーメールを送ってみてください。
Google スプレッドシートやGmailを使った自動化例 Yoomでは、Google スプレッドシートやGmailに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Google スプレッドシートやGmailでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Google スプレッドシートを使った自動化例 行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
また、AIによる品質管理を行ってチャットツールへ自動通知したり、会計ソフトへ取引先情報を自動更新します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに行を自動追加・更新します。
手動でのデータ転記が減り、業務効率が向上します。
ClickUpでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google スプレッドシートに特定の行が追加されたら、GitHubにプルリクエストを作成する
試してみる
Google Driveで特定のファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
Gmailで受信した内容をもとに、Google スプレッドシートを更新する
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Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、AIで品質管理を行いSlackに通知する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
Stripeでサブスクリプションが申し込まれたらGoogle スプレッドシートに情報を格納する
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Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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Gmailを活用したを使った自動化例 メールの受信・送信をトリガーに、様々な業務を自動化。
フォームに回答されたら、Workplaceに通知しGmailでメールを送付する
試してみる
Gmailで添付ファイルを受信したら、OneDriveにアップロードし共有リンクを作成して通知する
試してみる
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する
試してみる
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたら、Zoomのウェビナーに登録しGmailで情報を相手に送信する
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する
試してみる
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
Wixでフォームが送信されたら自動でGmailを返信する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する
試してみる
まとめ メールで受信したエラーログをGoogle スプレッドシートへ自動で記録・通知することで、これまで手作業で行っていた転記作業の手間をまるごと削減し、対応漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。Yoom会員登録フォーム
よくあるご質問
Q：エラーの重要度で通知先を変えられますか？
A：
はい、「分岐する」や「進行先を切り替える」オペレーションを使えば可能です。
上記は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
Q：Gmail以外のメール（Outlook等）でも可能ですか？
A：
はい、基本的には可能です。
Q：自動化フロー自体が失敗した場合の通知は？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
