Gmailでエラー通知を受信したらGoogle スプレッドシートに追加し担当者へ依頼する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

システムからGmailに届くエラー通知の管理に手間がかかっていませんか？重要なエラーログを見逃したり、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する際にミスが発生したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のエラー通知メールを受信した際に、内容を自動でGoogle スプレッドシートへ記録し、スムーズに担当者へ通知することが可能になり、正確なエラー対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信するシステムのエラー通知を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
エラーログの対応漏れを防ぎ、スムーズな初動対応の仕組みを構築したいと考えている方
複数のシステムを管理しており、エラーログに関する通知管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのエラー通知受信からGoogle スプレッドシートへの記録、担当者への通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
手作業によるエラーログの転記ミスや、担当者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、受信したメールの内容を記録します。
最後に、オペレーションで担当者依頼機能を設定し、「担当者へ対応を依頼する」アクションで関係者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、検知対象としたいエラー通知メールに含まれるキーワード（「エラー」「失敗」など）を任意で設定してください。
Google スプレッドシートへの追加アクションでは、エラーログを記録したい任意のスプレッドシートやシート、書き込みたいテーブル範囲を指定できます。
担当者への依頼機能では、依頼メッセージの内容を自由に設定できます。Gmailで受信したエラー内容を変数として本文に含めることも可能です。

■注意事項

Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。