Notionでステータスが更新されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

Notionの従業員情報データベースでレコードが更新された際に、手作業でGoogle Workspaceのユーザーアカウントを発行していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、名前のスペルミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Notionデータベースの更新を起点に、自動でGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加できるようになります。
面倒なアカウント発行業務から解放され、よりスムーズなオンボーディングを実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで採用管理を行い、内定者のアカウント発行を手作業で行っている人事担当者の方
• Google Workspaceのユーザー追加業務を効率化したいと考えている情報システム担当者の方
• プロジェクトへの新規メンバー参加に伴うアカウント発行を自動化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionでのステータス更新をトリガーにGoogle Workspaceへ自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報転記が不要になるため、氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
4. オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合にのみ、後続の処理が実行されるように設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」を設定し、Notionから取得した情報をもとにユーザーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベースを指定してください。
• 分岐設定では、Notionから取得したステータスなどの値を利用し、「ステータスが採用確定になったら」といった条件を自由に設定できます。
• Google Workspaceでのユーザー追加アクションでは、Notionから取得した氏名やメールアドレスといった情報を、それぞれの項目に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• NotionとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。