Notionの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

従業員の入退社に伴うアカウント管理は重要な業務ですが、手作業での対応は手間がかかるものです。
Notionで情報を管理し、Google Workspaceでアカウントを発行している場合などには、二重入力の手間や入力ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Notionのページから情報を取得し、自動でGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加できるようになります。
アカウント発行業務を効率化して、担当者の負担を軽減しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで従業員情報を管理し、Google Workspaceのアカウント発行を行っている方
• 手作業でのアカウント登録による入力ミスや対応漏れを防ぎたい情報システム担当者の方
• 新入社員のオンボーディングプロセスをよりスムーズにしたいと考えている人事担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionの情報を基にGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動で完了するため、手作業で行っていたアカウント発行業務の時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うので、手作業で発生しがちな名前やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防げます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のページから起動」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、起動したページの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、Notionから取得した情報を基にユーザーを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのレコード取得アクションでは、従業員情報が格納されているデータベースや、取得したいレコードの条件を指定してください。
• Google Workspaceのユーザー追加アクションでは、Notionから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、対応する項目に設定してください。

■注意事項

• NotionとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921