Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、Notionも更新する

■概要

従業員情報の変更があるたびに、複数アプリで管理している情報を手動で更新するのは手間がかかりますよね。
二重入力に時間をとられるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、Notionの関連データも自動で更新できます。
ユーザー管理の課題を円滑に解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとNotionで従業員情報を管理している情報システム担当者の方
• ユーザー情報の変更を手作業で各ツールに反映しており、二重入力の手間をなくしたい方
• SaaS間のデータ連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceのユーザー情報更新をトリガーにNotionのデータが自動で同期されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、Google Workspaceで取得した情報をもとに該当のレコードを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionでレコードを更新するアクションで、対象となるデータベースIDを設定してください。
• 更新するレコードを特定するための条件を設定してください。
  例えば、Google WorkspaceのメールアドレスとNotionのメールアドレスが一致するレコードを対象とします。
• Notionのどの項目を更新するかを設定し、値には先行するオペレーションで取得したGoogle Workspaceのユーザー情報を変数として埋め込みます。

■注意事項

• Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。