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「健康診断の結果を手作業で集計・入力するのが大変…」
「大量の健康診断データから必要な情報を探し出すのに時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、健康診断に関するデータの取り扱いに多くの時間を費やし、本来集中すべき業務に手が回らないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">紙やPDFで受け取った健康診断書の内容をAIが自動で読み取り、必要な情報を抽出して指定の場所に整理・記録できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より戦略的な業務や従業員の健康サポートといったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">健康診断データをAIで分析する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
健康診断データの管理や分析は手間がかかる作業ですが、AIを活用して自動化することで、これらの業務を効率化し、Google スプレッドシートなどのツールに結果を整理できます。
ここでは、様々なデータ取得元から健康診断データをAIで分析し、各種ツールに記録する具体的なテンプレートを紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxのようなストレージサービスにアップロードされた健康診断書をAIが自動で読み取り、その内容を分析して、<span class="mark-yellow">検査項目ごとの結果や有所見者情報などをGoogle スプレッドシートに自動で整理・記録する</span>ことができます。データの集計や管理を一元化し、その後の分析やフォローアップ業務を大幅に効率化できます。
フォームで従業員から直接提出された健康診断データをAIが自動で内容を分析し、<span class="mark-yellow">Notionのようなデータベースツールに自動で記録する</span>こともできます。データ収集から記録までのプロセスを自動化し、健康管理業務の負担軽減が可能です。
メールで受信した健康診断書のファイルを、AIが自動で内容を分析し、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelのような表計算ソフトに自動で記録する</span>ことも可能です。データの取り込みから記録までを自動処理し、健康管理業務の負担軽減に役立ちます。
それではここから代表的な例として、Boxに健康診断書のPDFファイルがアップロードされた際に、AIがファイルの内容を分析し、抽出した情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Boxの連携
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.アクセスを許可する
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があります。
「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとなるBoxのフォルダを設定します。
今回は、下記の赤枠のようなフォルダを作成しました。まだ、フォルダの準備をしていない場合はこのタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作でファイルがアップロードされている必要があるため、何かテスト用のファイルをアップロードしてください。
Boxの準備が整ったら、Yoom画面に戻って「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
入力欄下の注釈を参考に、作成したBoxのコンテンツIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功し、下記のような画面になればOKです!
無事に成功したら、「次へ」を押して進みましょう。
※エラーが発生する場合は、こちらのページを参考に登録済みのWebhookIDを削除してください。
4.「アプリトリガーのAPI接続設定」の画面になるので、指定したBoxフォルダに接続できるか確認してみましょう。
すでに、トリガーとなるファイルがアップロードされているはずなので、ここでも「テスト」を実行してください。
成功すると、Boxに保存したファイル情報が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
1.次に、先ほど設定したBoxフォルダに保存されたファイルをダウンロードする設定をしましょう。以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定する画面に切り替わるので、前のステップと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、具体的にダウンロードしたいファイルの設定をします。
コンテンツIDの入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。BoxのコンテンツIDを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してみましょう。
ダウンロードボタンが表示されますので、先ほどBoxにアップロードした資料かどうか確認してください。
ファイルが正しければ、「保存する」を押して次へ進みましょう。
1.次に、先ほどダウンロードしたファイル画像から文字を読み取る設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わったら、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。（）内に表記されている文字の数だけプロンプトが設定できます。変更する場合は、文字数と消費タスク量に注意して選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、前のステップでダウンロードしたファイル画像から何の文字を抽出したいのか具体的に設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されるので、指定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、先ほどファイルから読み取った文字を、AIを用いて分析するための設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.前のステップと同様に、タイトルやアクションを設定する画面になるので、修正・確認をしてください。
アクションは、デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が選択されています。こちらは変更可能なので、文字数と消費タスク量に注意して選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。
プロンプト欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、先ほど生成したテキストを選択しましょう。
言語欄には、入力欄下の注釈を参考に指定の言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してください。下記のような生成結果がアウトプットされればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほど生成したテキストをGoogle スプレッドシートにレコード追加するための設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.ここでは、連携するGoogle スプレッドシートの設定を行います。
まだGoogle スプレッドシートの準備が整っていない場合は、このタイミングで作成しておきましょう。今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを用意したので、こちらにデータを追加したいと思います。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoomの画面に戻ってください。
ステップ1で設定したタイトルとアカウント情報がすでに入力されています。
タイトルは必要に応じて、わかりやすい名前に変更できます。
実行アクションは、テンプレート通り「レコードを追加する」のままで問題ありません。
画面を下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、Google スプレッドシートのどの項目にデータを追加するか設定をします。
「追加するレコードの値」のそれぞれ入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。テキスト生成結果を選択したり、アウトプットを活用してお好きなようにカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。指定のGoogle スプレッドシートに、設定した内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
他にも、AIを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
健康診断データのAI分析と記録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記、有所見者の確認といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できます。</span>
これにより、人事労務担当者や健康管理担当者は、集計されたデータを元にした迅速な状況把握や、より丁寧な従業員へのフォローアップなど、本来注力すべき業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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