Boxに健康診断書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

従業員の健康診断書など、Boxで管理している書類の内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するため、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートを利用し、健康診断書などの書類管理を手作業で行っている方
• 書類の転記作業に時間がかかり、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている総務・人事担当者の方
• OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化プロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの情報転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、健康診断書がアップロードされる対象フォルダをIDで任意に指定してください。
• OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目（氏名、受診日、総合所見など）、使用するAI、言語を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブルの範囲を任意に指定できます。
• Google スプレッドシートに追加するレコードの値は、OCR機能で抽出した項目などをマッピングして、自由に設定することが可能です。

■注意事項

• BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。