Boxに健康診断書がアップロードされたら、AIで分析してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

健康診断書がBoxにアップロードされるたびに内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかるのではないでしょうか？
また、AIを活用した分析に興味はあっても、具体的な実行方法が分からずお困りかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでのテキスト抽出やAIによる分析、そしてGoogle スプレッドシートへの自動記録が可能になり、このような課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートで健康診断書を管理し、手作業に課題を感じる方
• 健康診断データのAI分析に関心があり、具体的な自動化方法を探している方
• 従業員の健康管理業務を効率化し、より戦略的な業務に注力したい責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録、AI分析までが一気通貫で自動化されるため、手作業による転記や確認の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの入力ミスや、AI分析時の指示のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性と正確性の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた健康診断書ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとに所見などの分析結果を生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出・生成された情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、健康診断書がアップロードされる特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• OCR機能では、対象となる健康診断書ファイルから抽出したい項目（例：氏名、検査数値、総合判定など）を任意でカスタムすることが可能です。
• AI機能でテキストを生成する際には、前段のOCR機能で取得した内容を変数としてプロンプトに埋め込み、分析の指示を出すことができます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際には、前段のステップ（OCRやAI機能）で取得した内容をどの列に記録するか、変数としてマッピングすることが可能です。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924