Outlookで健康診断書を受け取ったら、AIで分析してMicrosoft Excelに追加する

■概要

Outlookで健康診断書を受け取るものの、結果をMicrosoft Excelへ手作業で入力する業務に手間を感じることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーとして、AIによる健康診断書の分析からMicrosoft Excelへのデータ追加までの一連の作業を自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受領する健康診断書のPDFや画像の内容確認、分析に時間を要している方
• 健康診断結果のデータをMicrosoft Excelへ手入力する作業が非効率だと感じている方
• 健康診断関連業務におけるヒューマンエラーを削減し、業務全体の効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による健康診断データの転記ミスや、AIによる分析結果の入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するメールのみ処理を進めるなど、分岐処理の設定を行います。
4. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、さらに「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで健康診断書ファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした健康診断書のPDFや画像ファイルから必要な情報（氏名、検査項目、数値など）を抽出します。
6. その後、オペレーションでAI機能を設定し、OCR機能で抽出した情報やメール本文を基に、健康状態の分析や所見の要約などをテキストで生成します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータやAI機能で生成した分析結果などを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象となる健康診断書のファイル形式や、抽出したい具体的な項目（例：受診者名、各検査数値、総合判定など）を任意で設定してください。
• 分岐機能では、例えば「特定の件名や送信者ドメインのメールのみ処理する」「添付ファイルがある場合のみ処理する」など、業務の運用に合わせた条件を任意で設定・追加することが可能です。
• AI機能でテキストを生成する際、前段のOCR機能で取得した検査数値やメールの件名といった情報を変数として埋め込み、個別の状況に応じた動的な分析コメントやサマリーを作成することが可能です。
• Microsoft Excelへレコードを追加する際、前段のOCR機能で抽出した各種データやAI機能によって生成された分析結果などを変数として活用し、Microsoft Excelシートのどの列にどの情報を入力するかを自由にマッピングできます。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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