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「大量の文書ファイル、手作業で内容を確認してスプレッドシートにまとめるのが本当に大変…」
「会議の議事録や報告書をAIで要約して、重要なポイントだけを効率的に把握したいけど、どうすればいいの？」
このように、日々増え続ける文書の管理やデータの活用に、手間や課題を感じていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">社内外から集まる様々な形式の文書をAIが自動的に読み取り、内容を分析・分類して、その結果をGoogle スプレッドシートなどの使い慣れたツールへ自動的に整理・記録できる仕組み</span>です。
この仕組みを活用することで、これらの悩みから解放され、情報検索や整理にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な意思決定やコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を導入して、文書管理と情報活用をもっとスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々な文書をAIで分析し、管理シートに追加する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
ここでは、AIを活用して文書管理を効率化し、日々の業務負担を軽減するための自動化テンプレートを具体的な例を挙げて紹介します。
これらのテンプレートを使えば、文書の収集、分析、整理、そして活用までの一連のプロセスを自動化できるので、手作業による時間のかかる作業やヒューマンエラーを削減し、より付加価値の高い業務に取り組む時間を創出できるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスに新しい文書ファイルがアップロードされたことをトリガーとして、AIがその内容を自動で要約・分析し、結果をGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトに自動的に記録する</span>ことができます。
大量の文書情報を手軽に一元管理し、必要な情報を素早く参照できるようになるので、情報共有の円滑化や業務効率の大幅な向上が期待できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた問い合わせ内容やアンケート回答に含まれる文書情報をAIが自動で分類・タグ付けし、その結果をNotionのようなデータベースツールに整理して記録する</span>こともできます。
顧客からのフィードバックや市場の声を効率的に収集・分析し、サービス改善やマーケティング戦略の立案に迅速に活かすことができるでしょう。
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定の条件に合致するメール（例えば、添付ファイル付きの報告書メールなど）を受信した際に、添付された文書ファイルの内容をAIが自動で要約し、その結果をMicrosoft Excelなどのスプレッドシートにまとめて記録する</span>ことも可能です。
日々大量に届くメールの中から重要な文書情報を見逃すことなく、効率的に内容を把握し、迅速な対応や情報共有の実現をサポートします。
それではここから代表的な例として、「Google Driveに特定の文書ファイルが格納された際に、AIがその内容を自動で要約し、結果をGoogle スプレッドシートの管理シートに自動で追加する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Google Driveのマイアプリ登録】
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
Google Driveのマイアプリ登録と同じ手順で、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Google Driveの特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないか確認しましょう。基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、迅速なデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されますよ！
ここで設定したフォルダ内にファイルがアップロード（もしくは、フォルダが作成）されると、フローボットが自動的に起動するようになるため、文書を管理しているフォルダを設定するようにしましょう。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど「フォルダID」に設定したフォルダ内に、テスト用の文書をアップロードしてください。
今回は下図のような文書をアップロードしました！
文書のアップロードが完了したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードした文書のファイル情報が、アウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認したら、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
続いて、ステップ3で取得したファイル情報を使って、Google Driveにアップされた文書をダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
先ほどと同じように、タイトルは必要に応じて変更しましょう。連携するアカウント情報は、ステップ3と同じものであるか確認してくださいね！
アクションは変更せず「ファイルをダウンロードする」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次に、「ファイルID」をアウトプットを使って設定します。
入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」内にある、「ファイルID」を選択してください。
設定後は「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、テスト用にアップロードした文書のダウンロードボタンが表示されます。「ダウンロード」を押して、先ほどアップした文書がダウンロードできていることを確認してみてくださいね！
確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
ここではOCRを使って、ステップ4でダウンロードした文書ファイルから文字を読み取る設定をしていきます。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください。
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは、「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、活用シーンに合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
・ファイルの添付方法：Google Driveからダウンロードしたファイルを使うので、下図のように設定してください。
・抽出したい項目：ファイルから抽出したいテキストデータの項目を設定します。「会社名」や「担当者名」など、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回は「全文」を抽出して後続のフローで文書の要約を行うので、下図のように設定しています。
・使用するAI：文字の読み取りに使用するAIを選択します。デフォルトではClaudeが設定されていますが、お好みで選択してください！
・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。日本語の文書から文字を読み取る場合は「日本語」を、英語の文書の場合は「英語」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目が、正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
続いて、ステップ5で取得した全文を基に、文書の内容を要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは、「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）」が設定されていますが、下図から選択可能なので活用シーンに合わせて選択してみてくださいね！
設定したら「次へ」をクリックし、詳細設定をしていきます。
「要約対象のテキスト」に、ステップ5で抽出した文書の全文を設定します。入力欄をクリックして表示される「取得した値」の「画像・PDFから文字を読み取る」内にある、抽出結果を選択してくださいね！
「文字数」には、要約後の文字数の指定をします。たとえば、100文字以内に収めたい場合は、「100」と入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
文書の内容を要約したデータが「取得した値」に抽出されるので、内容を確認してみてくださいね！
確認後は「保存する」を押して、次のステップに進みましょう！
最後に、ステップ6で要約した文書の内容を、Google スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
これまでと同じようにタイトルを必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかを確認しましょう。実行アクションは変更せず「レコードを追加する」のままにして、データベースの連携設定に進みます。
「データベースの連携」設定では、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで設定したスプレッドシートのタブに、文書の要約された内容を追加していきます。
次に、データベース操作の詳細設定です！
ここでは、「追加するレコードの値」の各項目に、アウトプットを使って適切な値を設定していきます。
たとえば、「ファイル名」には、「取得した値」の「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」内にある、「ファイル名」を設定するなど、それぞれ項目に合うアウトプットを設定してください。
※「追加するレコードの値」の表示されている項目は、連携しているスプレッドシートに紐づいて表示されているため、項目を編集したい場合は、スプレッドシートを編集してくださいね！
その他の項目も、同じようにアウトプットを使って設定していきましょう！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にスプレッドシートに文書の情報が反映されていることを確認します。
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Google Driveに特定の文書ファイルが格納された際に、AIがその内容を自動で要約し、結果をGoogle スプレッドシートの管理シートに自動で追加する」フローの作成手順でした！
他にも、文章やデータ管理に関する様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
いかがでしたか？文書管理にAIを導入し、そのプロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの整理、内容の確認、情報の転記といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できるでしょう。</span>これにより、必要な情報を迅速かつ正確に把握し、分析結果を即座に業務へ活用できるため、組織全体の意思決定スピードの向上や、より創造的で戦略的な業務に集中できる環境作りをサポートします。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。まずは本記事を参考に、文書管理の自動化から、ぜひスタートしてみてください。
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