■概要
Outlookで日々受信する多くの文書、その内容確認と管理に手間を感じていませんか？
特に重要な情報を手作業でMicrosoft Excelへ転記するのは、時間もかかりミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで文書を受け取るだけでAIが自動で内容を要約し、Microsoft Excelの管理シートへ情報を追加するため、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する文書の情報をMicrosoft Excelで管理しているが、手作業に手間を感じている方
- AIを活用した文書要約やデータ入力を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
- 定型的な情報入力作業でのヒューマンエラーを減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの文書受信からMicrosoft Excelへの情報追加までが自動化され、手作業による情報処理時間を削減できます。
- AIによる要約と自動転記により、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を抑えることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の条件に合致するメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、受信メールに添付されたファイルの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象の添付ファイルをYoom内にダウンロードします。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイル（画像やPDF形式の場合）からテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで要約機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報またはメール本文の内容をAIが自動で要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された情報などを指定の管理シートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、対象とするメールの範囲を絞り込むことができます。
- OCR機能を利用する際、文字数に応じた処理設定や、抽出したい特定の項目、使用するAIの種類、読み取る書類の言語などを任意で設定することが可能です。
- 要約機能では、文字数に応じた処理、要約対象とするテキスト（メール本文やOCR機能で抽出したテキストなど）、目的の文字数、要約の際の具体的な指示や条件、出力したい言語を任意で設定できます。
- Microsoft Excelへレコードを追加するオペレーションでは、どの管理シートに、どの列へ、どのような情報を追加するかを、業務に合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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