■概要
Google Driveにアップロードした請求書や議事録を、都度開いて内容を確認し、Notionに手作業で転記する業務は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけで、AIが自動でファイル内容をOCRで読み取り、ChatGPTで要約した上でNotionへ登録します。定型的な情報収集と記録作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとNotionを連携させ、書類からの情報転記作業を自動化したい方
- OCRやAIを活用し、請求書や議事録の内容確認や要約作成を効率化したい方
- 手作業による情報入力の漏れやミスを減らし、正確なデータ管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点に、OCR、要約、Notionへの記録までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Notion、ChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルを対象にOCR処理を実行します。
- その後、ChatGPTの「テキストの生成（Chat completion）」を設定し、OCRで読み取ったテキストを要約します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」を設定し、生成された要約テキストなどをデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、特定の情報を抽出するよう指示するなど、読み取りの条件をプロンプトで任意に設定できます。
- ChatGPTの「テキストの生成（Chat completion）」では、要約の粒度やフォーマット、文字数などをプロンプトで細かく指定し、出力内容を調整できます。
■注意事項
- Google Drive、OpenAI、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
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