【ノーコードで実現】Dropbox内でファイルを自動バックアップする方法

フォームで送信されたファイルをDropboxに自動でバックアップする

WebフォームやGoogleフォーム経由で受け取った添付ファイルを、自動でDropboxの指定フォルダに保存・バックアップできます。応募書類の受付や資料請求など、フォームからのファイル提出が多い業務で、ファイルの管理・整理の手間を削減するのに役立ちます。

メールで受信したファイルをDropboxに自動でバックアップする

GmailやOutlookで受信したメールに添付されているファイルを、自動的にDropboxへバックアップします。
メールでのファイル授受が多い場合に、添付ファイルを探したり、ダウンロード・アップロードしたりする手間を省き、重要なファイルの紛失リスクを減らすことができます。

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Dropbox内のファイルを自動でバックアップするフローを作ってみよう

ここでは、Yoomを使って「Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを、別の指定フォルダへ自動でバックアップする」フローの作成プロセスを解説します。
大切なファイルを誤操作などから守るために、同じDropbox内でバックアップを取っておきたい場合に便利な自動化です。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

大まかな流れは以下の通りです。

• Dropboxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Dropboxのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
• フローをONにし、指定した時間にフローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Dropboxの場合】
Dropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Dropboxのトリガー設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！

2) タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

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3)トリガーの起動間隔を選択し、フォルダのパス、ファイル名を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

入力が完了したらDropboxの指定フォルダ内で、下記のようにファイルを作成・更新します。

フローボットに戻り「テスト」をクリックし、テスト完了後「保存」してください。

ステップ4：ファイルを複製するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルを複製」のアイコンをクリックします。

2) タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

‍3)必須項目を入力します。
複製元のファイルパスや複製先のファイルのパスは、アウトプットより選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。

Dropboxを確認します。

無事に複製されましたね。

これで【Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする】というフローが完成です。

ステップ5：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Dropboxを使ったその他の自動化テンプレート例

Dropboxを使った業務効率化は、ファイルのバックアップだけではありません。
Yoomには、Dropboxと他のツールを連携させる便利な自動化テンプレートが他にも用意されています。

いくつか紹介するので、ぜひ参考にしてみてください!

まとめ

今回は、Dropboxでのファイル自動バックアップを中心に、様々な自動化の方法について解説しました。
手動でのバックアップ作業は、時間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクも伴いますよね。
そこでYoomのようなツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化フローを構築できます。

様々な場所からDropboxへファイルを自動集約したり、Dropbox内のファイルを別のフォルダにバックアップしたりすることで、ファイル管理の手間を削減し、データの安全性を高めることが可能です。
さらに、Slackへの通知やOCRでのデータ抽出、AIによる要約など、Dropboxを起点とした多様な業務効率化も実現できます。

Yoomを使えば、<span class="mark-yellow">今回ご紹介したようなDropboxの自動バックアップはもちろん、日々の様々な繰り返し作業</span>を自動化できます。
豊富なテンプレートを活用すれば、専門知識がなくてもすぐに業務効率化を始められますよ。

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