Dropboxは、重要なファイルやドキュメントを安全に保管し、どこからでもアクセスできる便利なクラウドストレージサービスですよね。
しかし、万が一のデータ損失に備え、定期的なバックアップはやはり重要です。
特に、複数のサービスやツールからファイルを受け取る場合、それらを一つひとつDropboxに手動でバックアップするのは手間がかかりますし、うっかり漏れてしまうリスクもあります。
そこで、ファイルが作成・更新されるたびに自動で他のフォルダにバックアップできたら便利ですよね。
この記事では、プログラミングの知識がなくても、様々なトリガーをきっかけにDropboxへファイルを自動でバックアップする方法を解説します。
手動での作業時間を削減し、より安全かつ効率的なファイル管理を実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Dropbox内の特定フォルダにアップロードされたファイルを、別の指定フォルダへ自動でバックアップする」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
気になる方は、以下のテンプレートからすぐに試せます！
Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする
試してみる
■概要
「Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする」フローは、Dropbox内の重要なファイルを自動的に保護・整理する業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定フォルダに新たに追加されたファイルが自動的にバックアップフォルダへコピーされるため、データの安全性と整理整頓が簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しており、重要なファイルの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・データの自動バックアップを導入し、作業効率を向上させたい中小企業の経営者
・手動でのバックアップ作業によるミスを防ぎたいIT担当者の方
・ファイルの整理整頓を自動化し、業務のスムーズな進行を目指すチームリーダーの方
・Dropbox内のデータ保護に関心があり、安心して業務を進めたい方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
受信したファイルをDropboxに自動でバックアップする様々な方法
様々な方法で、ファイルをDropboxへ自動でバックアップできます。ここでは、具体的な例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
ストレージサービスのファイルをDropboxに自動でバックアップする
Google Driveなどの他のクラウドストレージにファイルがアップロードされた際に、自動でDropboxにもバックアップを作成します。
複数のストレージサービスを併用している場合でも、ファイルの分散を防ぎ、Dropboxにデータを集約して管理できるため便利です。
Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする
試してみる
■概要
「Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする」フローは、Dropbox内の重要なファイルを自動的に保護・整理する業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定フォルダに新たに追加されたファイルが自動的にバックアップフォルダへコピーされるため、データの安全性と整理整頓が簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しており、重要なファイルの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・データの自動バックアップを導入し、作業効率を向上させたい中小企業の経営者
・手動でのバックアップ作業によるミスを防ぎたいIT担当者の方
・ファイルの整理整頓を自動化し、業務のスムーズな進行を目指すチームリーダーの方
・Dropbox内のデータ保護に関心があり、安心して業務を進めたい方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveにファイルがアップロードされたら、Dropboxにバックアップする
試してみる
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Dropboxにバックアップする」フローは、クラウドストレージ間のデータ管理を自動化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、Google Driveに新しいファイルがアップロードされるたびに自動的にDropboxへバックアップが実行され、データの安全性と管理効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとDropboxを併用しており、データの二重管理を自動化したい方
・クラウドストレージ間のファイル移動に手間を感じているビジネスユーザーの方
・データバックアップのミスや漏れを防ぎたいIT担当者の方
・業務フローを効率化し、時間を有効活用したい中小企業の経営者の方
・Dropboxへの自動バックアップを活用して、重要なファイルの安全性を高めたい方
■注意事項
・Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで送信されたファイルをDropboxに自動でバックアップする
WebフォームやGoogleフォーム経由で受け取った添付ファイルを、自動でDropboxの指定フォルダに保存・バックアップできます。応募書類の受付や資料請求など、フォームからのファイル提出が多い業務で、ファイルの管理・整理の手間を削減するのに役立ちます。
フォームで送信されたファイルをDropboxにバックアップする
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをDropboxにバックアップする」ワークフローは、オンラインフォームから送信されたファイルを自動的にDropboxに保存する仕組みです。
送信されたファイルが自動的にDropboxにバックアップされるため、データの整理や保管がスムーズに行えます。
これにより、安心してフォームを活用しつつ、重要なファイルを確実に保存することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを頻繁に利用し、多くのファイルが送信される環境で働いている方
・Dropboxを主要なクラウドストレージとして活用し、データを一元管理したいビジネスユーザー
・手動でのバックアップ作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・データの安全性を高め、重要なファイルの紛失を防ぎたい方
・ITツールを活用して業務プロセスを自動化したいと考えているチームリーダーや経営者の方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにバックアップする
試してみる
■概要
「Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにバックアップする」フローは、Googleフォームからアップロードされたファイルを自動的にDropboxに保存する業務ワークフローです。
送信されたファイルが自動的にDropboxにバックアップされるため、データ管理が簡単かつ安全に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを頻繁に利用しており、送信されたファイルの管理に課題を感じている方
・Dropboxを既に使用しており、データのバックアップを自動化したい方
・手動でのデータ保存に時間を取られている業務担当者の方
・データの安全性を高めたいと考えている中小企業の経営者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信したファイルをDropboxに自動でバックアップする
GmailやOutlookで受信したメールに添付されているファイルを、自動的にDropboxへバックアップします。
メールでのファイル授受が多い場合に、添付ファイルを探したり、ダウンロード・アップロードしたりする手間を省き、重要なファイルの紛失リスクを減らすことができます。
Gmailで受け取ったファイルをDropboxにバックアップする
試してみる
■概要
「Gmailで受け取ったファイルをDropboxにバックアップする」ワークフローは、メールで届く重要なファイルを自動的にクラウドストレージに保存する仕組みです。
Gmailに送られてくるファイルをYoomを通じて自動的にDropboxにバックアップできるため、安心してデータ管理を行うことが可能になります。
業務ワークフローの一環として導入することで、効率的なファイル管理と安全なデータ保管を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで頻繁にファイルを受信し、手動で管理するのが煩雑に感じているビジネスユーザーの方
・Dropboxを活用してデータを一元管理したいと考えている個人事業主や中小企業の方
・ファイルの自動バックアップを導入し、データ紛失のリスクを低減させたいIT担当者の方
・業務ワークフローの自動化を推進し、効率化を図りたいチームリーダーやマネージャーの方
・クラウドストレージへの自動保存を求めているクリエイティブ職の方
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受け取ったファイルをDropboxにバックアップする
試してみる
■概要
「Outlookで受け取ったファイルをDropboxにバックアップする」ワークフローは、メールで受信した重要なファイルを自動的にDropboxに保存する業務ワークフローです。
ファイルの効率的な管理が実現でき、業務のスムーズな運営に寄与します。
YoomのAPI連携機能を用いた自動化により、日常の煩雑なタスクを軽減し、より重要な業務に集中できる環境を提供します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、受信ファイルの管理に手間を感じている方
・Dropboxを既に利用しており、データのバックアップを自動化したいと考えているビジネスユーザー
・ファイルの紛失リスクを減らし、データの安全性を高めたいIT担当者
・手動でのバックアップ作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダー
・多数のメールを受信する中で、重要なファイルの整理に課題を抱えている事務職の方
・業務フローを自動化し、時間を有効活用したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropbox内のファイルを自動でバックアップするフローを作ってみよう
ここでは、Yoomを使って「Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを、別の指定フォルダへ自動でバックアップする」フローの作成プロセスを解説します。
大切なファイルを誤操作などから守るために、同じDropbox内でバックアップを取っておきたい場合に便利な自動化です。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
- Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
- フローをONにし、指定した時間にフローが起動するかを確認
Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする
試してみる
■概要
「Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする」フローは、Dropbox内の重要なファイルを自動的に保護・整理する業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定フォルダに新たに追加されたファイルが自動的にバックアップフォルダへコピーされるため、データの安全性と整理整頓が簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しており、重要なファイルの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・データの自動バックアップを導入し、作業効率を向上させたい中小企業の経営者
・手動でのバックアップ作業によるミスを防ぎたいIT担当者の方
・ファイルの整理整頓を自動化し、業務のスムーズな進行を目指すチームリーダーの方
・Dropbox内のデータ保護に関心があり、安心して業務を進めたい方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：マイアプリ登録
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Dropboxの場合】
Dropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする
試してみる
■概要
「Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする」フローは、Dropbox内の重要なファイルを自動的に保護・整理する業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定フォルダに新たに追加されたファイルが自動的にバックアップフォルダへコピーされるため、データの安全性と整理整頓が簡単に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しており、重要なファイルの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・データの自動バックアップを導入し、作業効率を向上させたい中小企業の経営者
・手動でのバックアップ作業によるミスを防ぎたいIT担当者の方
・ファイルの整理整頓を自動化し、業務のスムーズな進行を目指すチームリーダーの方
・Dropbox内のデータ保護に関心があり、安心して業務を進めたい方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー 特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォルダのパス、ファイル名を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力が完了したらDropboxの指定フォルダ内で、下記のようにファイルを作成・更新します。
フローボットに戻り「テスト」をクリックし、テスト完了後「保存」してください。
ステップ4：ファイルを複製するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルを複製」のアイコンをクリックします。
2) タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3)必須項目を入力します。
複製元のファイルパスや複製先のファイルのパスは、アウトプットより選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
Dropboxを確認します。
無事に複製されましたね。
これで【Dropboxの特定フォルダにアップロードされたファイルを別のフォルダにバックアップする】というフローが完成です。
ステップ5：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Dropboxを使ったその他の自動化テンプレート例
Dropboxを使った業務効率化は、ファイルのバックアップだけではありません。
Yoomには、Dropboxと他のツールを連携させる便利な自動化テンプレートが他にも用意されています。
いくつか紹介するので、ぜひ参考にしてみてください!
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
「DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する」フローは、ドキュメントの自動解析とチーム内共有を実現する業務ワークフローです。
Dropboxにファイルが追加されると、AIとOCR機能を用いて内容を自動的に読み取り、必要な情報をMicrosoft Teamsに送信します。
これにより、チームメンバーは迅速に情報にアクセスでき、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに保存された文書の内容を効率的に共有したいビジネスユーザー
・Microsoft Teamsを活用してチーム内の情報共有を強化したいリーダー
・AIやOCR技術を用いて業務プロセスを自動化したいIT担当者
・手動でのファイル確認や情報共有に時間を取られている方
・ドキュメント管理とコミュニケーションの統合を図りたい企業
■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
今回は、Dropboxでのファイル自動バックアップを中心に、様々な自動化の方法について解説しました。
手動でのバックアップ作業は、時間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクも伴いますよね。
そこでYoomのようなツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化フローを構築できます。
様々な場所からDropboxへファイルを自動集約したり、Dropbox内のファイルを別のフォルダにバックアップしたりすることで、ファイル管理の手間を削減し、データの安全性を高めることが可能です。
さらに、Slackへの通知やOCRでのデータ抽出、AIによる要約など、Dropboxを起点とした多様な業務効率化も実現できます。
Yoomを使えば、今回ご紹介したようなDropboxの自動バックアップはもちろん、日々の様々な繰り返し作業を自動化できます。
豊富なテンプレートを活用すれば、専門知識がなくてもすぐに業務効率化を始められますよ。
まずは無料プランから、Yoomで新しい働き方を体験してみませんか？
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