Gmailで受け取ったファイルをDropboxにバックアップする

■概要

Gmailで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存していませんか？こういった作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで添付ファイルを自動でDropboxにバックアップできるため、手作業によるファイル管理の煩わしさから解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったファイルのバックアップ作業に、多くの時間を費やしている方
• Dropboxをファイル管理のハブとしており、手作業での情報集約に課題を感じている方
• 重要なファイルの保存漏れを防ぎ、確実な管理体制を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルを自動でDropboxに保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、ファイルの保存忘れや間違ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションを設定して自動化の起点としたいメールの条件を指定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ次の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、読み取ったメールの内容に応じて処理を変えるなど、業務に合わせた条件を自由に設定することができます。
• Dropboxのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。