■概要
Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度Dropboxに手動で保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、保存忘れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でDropboxにバックアップされるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取るファイルの管理を効率化したいと考えている全ての方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納先の間違いなどのミスを減らしたい方
- チームで利用するDropboxへ、特定のファイルを自動で集約、共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールを確認して添付ファイルを保存する一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 重要な添付ファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといった人為的なミスを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、ファイル名などの情報を取得します。
- Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、実際にファイルをダウンロードします。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名を任意で設定してください。「請求書」や「日報」など、特定のキーワードを指定することで、関連するメールのみを対象にできます。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、保存先のフォルダパスを任意で設定してください。案件ごとや取引先ごとなど、管理しやすいフォルダを指定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
