Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにバックアップする

■概要

Googleフォームでアンケートや申し込みを受け付けた際、添付されたファイルを一つひとつ手作業でDropboxにバックアップしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れといった人為的なミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたタイミングで添付ファイルを自動的にDropboxの指定フォルダへバックアップできます。これにより、手作業による手間とミスをなくし、ファイル管理の効率化が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルのバックアップを手作業で行っている方
• Dropboxを活用してファイル管理を行っており、手作業での保存に課題を感じている方
• ファイル保存の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル提出後、自動でDropboxへ保存されるため、これまで手作業で行っていたバックアップ作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードが不要になり、保存漏れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイル情報を指定します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとして設定するGoogleフォームは、Yoomと連携しているアカウント内のフォームから任意で選択し、設定することが可能です。
• Dropboxのオペレーションでは、ファイルのバックアップ先となるフォルダを任意で指定することが可能です。用途に合わせて保存先を使い分けられます。
• バックアップするファイル名は、フォームの回答内容などを用いて自由に設定できるため、「送信日時-元のファイル名」のように命名規則を設けることで、より管理しやすくなります。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。