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「毎月、Google スプレッドシートのデータを請求書フォーマットに転記してPDF化し、メールで送付する作業に追われていませんか？」
「手作業での請求書発行は時間がかかるだけでなく、金額の入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい…。」
このように、繰り返される請求書発行業務に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、Google スプレッドシートに記載された情報を基に、PDF形式の請求書を自動で作成し、取引先へ自動で送付できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、経リ担当者の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に時間を活用することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な請求書発行業務を効率化しましょう！
Yoomには Google スプレッドシートのデータからPDF形式の請求書を生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから例として、フォームに入力された情報を基に、Google スプレッドシートから顧客データを参照し、PDFの請求書を作成して自動でメール送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、YoomとGoogle スプレッドシートを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
準備するもの
まずは、フローボットを設定する前にGoogle スプレッドシートで雛形書類を用意してください。
雛形書類の作成方法は以下のリンクをご覧ください。
今回は以下の雛形書類を使用して、フローボットの設定方法を解説します。
最初の設定です！フォームに回答があった際にフローボットが起動します。
以下の赤枠をクリックしましょう！
※詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、すでに設定されていますが、自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！
質問文、質問形式などを変更する場合は、自由に設定しましょう！
「企業名」の部分が質問項目です。
質問項目は、後続のオペレーションで請求書を発行することを想定して設定してください。
質問形式は、上記の画面では「テキスト」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。
続いて、「完了ページ」の設定です！
特に変更しない場合はそのままで大丈夫です。今回は、以下のように設定してみました。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。
次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーにしました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面に遷移します。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページのプレビューを確認できます。
次に「取得した値」を、入力しましょう！
ここでは、次のステップで使用するサンプル値を入力してください。
フロー実行時は、実際の回答内容が使用されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
入力を終えたら、「完了」をクリックします。以上で、フォームトリガーの設定は完了です！
Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう。
「スプレッドシートのファイルID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から、先ほど作成した書類の雛形を選択しましょう。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで指定したフォルダに書類が保存されます。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように自由に設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示される取得した値を引用した設定が可能です。
※直接入力も可能ですが、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
※「日付」を入力したい場合は、取得した値の横の「日付」をクリックし、該当の日付を選択してください。
