【ノーコードで実現】Google スプレッドシートからPDF請求書を自動生成する方法

「毎月、Google スプレッドシートのデータを請求書フォーマットに転記してPDF化し、メールで送付する作業に追われていませんか？」

「手作業での請求書発行は時間がかかるだけでなく、金額の入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい…。」

このように、繰り返される請求書発行業務に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

もし、Google スプレッドシートに記載された情報を基に、PDF形式の請求書を自動で作成し、取引先へ自動で送付できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、経リ担当者の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に時間を活用することができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な請求書発行業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには Google スプレッドシートのデータからPDF形式の請求書を生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

フォーム内容をもとに、Google スプレッドシートでPDFの請求書を作成し送付する

試してみる

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スプレッドシートで作成した請求書の雛形をもとに請求書PDFを作成し、メールで送付します。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートの情報からPDF請求書を作成・送付するフローを作ってみよう

それではここから例として、フォームに入力された情報を基に、Google スプレッドシートから顧客データを参照し、PDFの請求書を作成して自動でメール送付するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシート、 Gmailのアクション設定 
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

フォーム内容をもとに、Google スプレッドシートでPDFの請求書を作成し送付する

試してみる

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スプレッドシートで作成した請求書の雛形をもとに請求書PDFを作成し、メールで送付します。

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ステップ1：Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携

まずは、YoomとGoogle スプレッドシートを連携して、操作が行えるようにしていきます。

ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。

【Gmailのマイアプリ連携】

• Gmailと連携すると出来ること

【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】

• Googleスプレッドシートと連携すると出来ること

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

フォーム内容をもとに、Google スプレッドシートでPDFの請求書を作成し送付する

試してみる

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スプレッドシートで作成した請求書の雛形をもとに請求書PDFを作成し、メールで送付します。

詳細を見る 試してみる

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

準備するもの

まずは、フローボットを設定する前にGoogle スプレッドシートで雛形書類を用意してください。
雛形書類の作成方法は以下のリンクをご覧ください。
今回は以下の雛形書類を使用して、フローボットの設定方法を解説します。

• 「書類を発行する」の設定方法
  

  

ステップ3：フォームのトリガー設定

最初の設定です！フォームに回答があった際にフローボットが起動します。

以下の赤枠をクリックしましょう！
※詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。

• ‍フォームの基本設定・オプション設定について

クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、すでに設定されていますが、自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！

質問文、質問形式などを変更する場合は、自由に設定しましょう！
「企業名」の部分が質問項目です。
質問項目は、後続のオペレーションで請求書を発行することを想定して設定してください。

質問形式は、上記の画面では「テキスト」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。

続いて、「完了ページ」の設定です！
特に変更しない場合はそのままで大丈夫です。今回は、以下のように設定してみました。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。

次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーにしました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！

続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面に遷移します。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページのプレビューを確認できます。

次に「取得した値」を、入力しましょう！
ここでは、次のステップで使用するサンプル値を入力してください。
フロー実行時は、実際の回答内容が使用されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

入力を終えたら、「完了」をクリックします。以上で、フォームトリガーの設定は完了です！

ステップ4：書類を発行する設定

Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。
赤枠部分をクリックしてください。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう。

「スプレッドシートのファイルID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から、先ほど作成した書類の雛形を選択しましょう。

続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで指定したフォルダに書類が保存されます。

「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように自由に設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示される取得した値を引用した設定が可能です。
※直接入力も可能ですが、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
※「日付」を入力したい場合は、取得した値の横の「日付」をクリックし、該当の日付を選択してください。

次の画面で、置換条件を設定していきます！
設定方法をご確認のうえ、赤枠の「置換条件の取得」をクリックしましょう。
クリックすると、「置換対象の文字列」が表示されます。

※ここで、「置換対象の文字列」が正しく表示されない場合は、一度フローボット画面に戻り、以下の手順に沿って設定を行ってください。

1.  赤枠部分の「削除」をクリックし、トリガー直下の青丸の「＋」マークをクリックします。

   

2. フローボットの右側にオペレーションタイプを選択する画面が表示されるので、赤枠の「書類を発行する」を選択しましょう。

   

3. 次に表示された画面でGoogle スプレッドシートを選択したら、設定完了です！

「置換対象の文字列」が正しく表示されたら、「置換後の文字列」に該当する値を設定していきます。
ここでは、先ほどのステップで取得した値を引用して設定してください。取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
すべての項目を設定後、「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功すると、取得した値が表示されます。
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が保存されます。

「ダウンロードボタン」をクリックすると発行された書類を確認することができます。
確認ができたら、Yoom画面で「完了」をクリックしてください！

ステップ5：Gmailのアクション設定

最後の設定です！
ここでは、問い合わせをした方にGmailで返信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。

• To：通知先となるメールアドレスを入力
  ※トリガー設定で取得した値を設定します。
• CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
• 差出人の名前：差出人の名前を設定

• 件名：通知するメールの件名を設定
• 本文：任意の文章を設定
  ※任意で作成した文章とトリガー設定で取得した値を引用します。

  

• 添付ファイル：以下のように設定
  ※このように設定することで、先ほど発行した書類をメールに添付することができます。

  

入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。

「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！

無事にメールが届いたら、フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

例えば、行の追加や更新をきっかけに、タスク作成や請求処理、勤怠情報の反映を自動化でき、手入力や二重管理を防げます。
管理負荷と対応の遅れを削減できるでしょう。

Airtableでレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートをコピーする

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■概要
「Airtableでレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートをコピーする」ワークフローは、Airtableに新たにレコードが追加されると、自動的にGoogle スプレッドシートをコピーする仕組みです。これにより、AirtableとGoogle スプレッドシート間でのデータ同期が簡単に行え、データの管理やバックアップが効率化されます。
‍
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでデータベースを管理しているが、Google スプレッドシートに自動的にデータをコピーしたい方
・Google スプレッドシートを活用してデータを整理・バックアップしたい方
・AirtableとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を図りたい担当者
・データの同期作業を自動化して、手間を減らしたい企業の担当者
・定期的にAirtableのデータをGoogle スプレッドシートに反映させる作業を自動化したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、Outlookにタスクを作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクリストや問い合わせ内容を、手作業でOutlookのタスクに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純でありながら、対応漏れが許されないため、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の条件を満たす行が追加されると、Outlookにタスクを自動で作成するため、こうした課題を解消し、OutlookとGoogle スプレッドシート間の連携を円滑にします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGoogle スプレッドシートを併用し、タスクを手動で登録している方
・Google スプレッドシートでの情報更新が多く、Outlookへの転記漏れやミスをなくしたい方
・定型的なタスク作成業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えているマネージャーの方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Asanaで特定のプロジェクトが更新されたら、Google スプレッドシートのデータも自動更新する

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■概要
「Asanaで特定のプロジェクトが更新されたら、Google スプレッドシートのデータも自動更新する」ワークフローは、プロジェクト管理とデータ管理を効率的に連携させる業務ワークフローです。
これにより、最新のプロジェクトデータを常にスプレッドシートで確認でき、チーム全体の情報共有がスムーズになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaで複数のプロジェクトを管理しており、データ更新に時間を取られているプロジェクトマネージャーの方
・Google スプレッドシートを使ってチームの進捗状況を共有しているが、手動更新によるミスを防ぎたいチームリーダーの方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率を向上させたい中小企業の経営者の方
・定期的にデータを更新する必要があり、自動化で作業負担を減らしたいビジネスアナリストの方

■注意事項
・Google フォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれをYoomと連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する

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DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する

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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートの特定セルの値を更新する

試してみる

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■概要
「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信することで、Google スプレッドシートの特定セルの値を更新する」ワークフローは、メールの内容に基づいてGoogle スプレッドシートを自動的に更新する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するたびに、自動でGoogle スプレッドシートの指定したセルが更新されます。
これにより、データ管理の効率化が図れます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで特定のメールを管理し、データを集計したい方
・Google スプレッドシートを利用して業務データを管理しているビジネスパーソン
・メールの内容に基づいて自動的に情報を更新したいチームリーダー
・データ入力の手間を減らし、業務効率を向上させたい経営者
・複数のSaaSアプリを連携し、業務ワークフローを自動化したいIT担当者

■注意事項
・Gmail、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新する

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Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestで請求書を作成する

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestで請求書を作成するフローです。

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Google スプレッドシートにレコード追加後、別シートからセルの値を取得して反映する

試してみる

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■概要
「Google スプレッドシートにレコード追加後、別シートからセルの値を取得して反映する」ワークフローは、データ管理作業を効率化するための業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、レコード追加後に自動的に別シートから必要なセルの値を取得し、反映させることが可能です。
これにより、データの一貫性を保ちながら作業効率を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して日々のデータ管理を行っている方
・別シート間でのデータコピー作業を手動で行っており、時間を節約したい方
・データの一貫性を保ちながら、作業ミスを減らしたいビジネスプロフェッショナルの方
・業務ワークフローの自動化により、効率的なデータ管理を実現したい方
・チーム内でのデータ共有や更新作業をスムーズに行いたいチームリーダーや管理者の方

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する

試してみる

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■概要「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する」フローは、従業員情報の管理とファイルアクセス権限の設定を自動化する業務ワークフローです。新しい従業員がGoogle スプレッドシートに登録されると、その所属部署に基づいてOneDrive内の関連ファイルやフォルダへのアクセス権が自動的に付与されます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している人事担当者
・OneDriveでのファイル共有や権限管理に時間を取られているIT管理者
・部署ごとに異なるアクセス権限を効率的に設定したいチームリーダー
・業務の自動化を通じて作業効率を向上させたい経営者

■注意事項
・Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

Google スプレッドシートからの請求書生成と送付作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記やPDF化、メール作成といった一連の業務をなくし、ヒューマンエラーを防止することができます。

これにより、経理担当者は毎月の定型業務から解放され、より戦略的な分析業務などに集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomは、プログラミングの知識がない方でも、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし請求書発行業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問