【ノーコードで実現】Google スプレッドシートからPDF請求書を自動生成する方法

「毎月、Google スプレッドシートのデータを請求書フォーマットに転記してPDF化し、メールで送付する作業に追われていませんか？」

「手作業での請求書発行は時間がかかるだけでなく、金額の入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい…。」

このように、繰り返される請求書発行業務に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

もし、Google スプレッドシートに記載された情報を基に、PDF形式の請求書を自動で作成し、取引先へ自動で送付できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、経リ担当者の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に時間を活用することができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な請求書発行業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには Google スプレッドシートのデータからPDF形式の請求書を生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

フォーム内容をもとに、Google スプレッドシートでPDFの請求書を作成し送付する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートを利用したPDF請求書の作成や送付業務は、毎月の定型作業でありながら、宛先や金額の入力、ファイルの添付など、手作業では手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Google スプレッドシートからPDF請求書を自動で生成し、Gmailでの送付までを自動化できるため、こうした請求書発行にまつわる課題を減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを使って請求書を作成し、手作業で送付している経理や営業担当者の方
• 毎月の請求書発行業務を効率化し、PDF生成や送付のミスを減らしたいと考えている方
• 定型的な請求業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの入力だけで請求書の生成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• データの転記やメールの宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書発行に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの入力内容をもとにPDFの請求書を生成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して取引先へメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、請求先名や金額、品目など、請求書に記載したい情報を質問項目として任意で設定できます。
• 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、用意した任意のファイルを指定できます。
• Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などをフォームの入力内容と連携させ、任意の内容に設定できます。

 ■注意事項

• Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 書類を発行するオペレーションの設定方法は「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。 

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートの情報からPDF請求書を作成・送付するフローを作ってみよう

それではここから例として、フォームに入力された情報を基に、Google スプレッドシートから顧客データを参照し、PDFの請求書を作成して自動でメール送付するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシート、 Gmailのアクション設定 
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

フォーム内容をもとに、Google スプレッドシートでPDFの請求書を作成し送付する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートを利用したPDF請求書の作成や送付業務は、毎月の定型作業でありながら、宛先や金額の入力、ファイルの添付など、手作業では手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Google スプレッドシートからPDF請求書を自動で生成し、Gmailでの送付までを自動化できるため、こうした請求書発行にまつわる課題を減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを使って請求書を作成し、手作業で送付している経理や営業担当者の方
• 毎月の請求書発行業務を効率化し、PDF生成や送付のミスを減らしたいと考えている方
• 定型的な請求業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの入力だけで請求書の生成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• データの転記やメールの宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書発行に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの入力内容をもとにPDFの請求書を生成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して取引先へメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、請求先名や金額、品目など、請求書に記載したい情報を質問項目として任意で設定できます。
• 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、用意した任意のファイルを指定できます。
• Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などをフォームの入力内容と連携させ、任意の内容に設定できます。

 ■注意事項

• Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 書類を発行するオペレーションの設定方法は「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。 

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携

まずは、YoomとGoogle スプレッドシートを連携して、操作が行えるようにしていきます。

ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。

【Gmailのマイアプリ連携】

• Gmailと連携すると出来ること

【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】

• Googleスプレッドシートと連携すると出来ること

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

フォーム内容をもとに、Google スプレッドシートでPDFの請求書を作成し送付する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートを利用したPDF請求書の作成や送付業務は、毎月の定型作業でありながら、宛先や金額の入力、ファイルの添付など、手作業では手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Google スプレッドシートからPDF請求書を自動で生成し、Gmailでの送付までを自動化できるため、こうした請求書発行にまつわる課題を減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを使って請求書を作成し、手作業で送付している経理や営業担当者の方
• 毎月の請求書発行業務を効率化し、PDF生成や送付のミスを減らしたいと考えている方
• 定型的な請求業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの入力だけで請求書の生成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• データの転記やメールの宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書発行に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの入力内容をもとにPDFの請求書を生成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して取引先へメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、請求先名や金額、品目など、請求書に記載したい情報を質問項目として任意で設定できます。
• 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、用意した任意のファイルを指定できます。
• Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などをフォームの入力内容と連携させ、任意の内容に設定できます。

 ■注意事項

• Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 書類を発行するオペレーションの設定方法は「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。 

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ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

準備するもの

まずは、フローボットを設定する前にGoogle スプレッドシートで雛形書類を用意してください。
雛形書類の作成方法は以下のリンクをご覧ください。
今回は以下の雛形書類を使用して、フローボットの設定方法を解説します。

• 「書類を発行する」の設定方法
  

  

ステップ3：フォームのトリガー設定

最初の設定です！フォームに回答があった際にフローボットが起動します。

以下の赤枠をクリックしましょう！
※詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。

• ‍フォームの基本設定・オプション設定について

クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、すでに設定されていますが、自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！

質問文、質問形式などを変更する場合は、自由に設定しましょう！
「企業名」の部分が質問項目です。
質問項目は、後続のオペレーションで請求書を発行することを想定して設定してください。

質問形式は、上記の画面では「テキスト」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。

続いて、「完了ページ」の設定です！
特に変更しない場合はそのままで大丈夫です。今回は、以下のように設定してみました。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。

次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーにしました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！

続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面に遷移します。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページのプレビューを確認できます。

次に「取得した値」を、入力しましょう！
ここでは、次のステップで使用するサンプル値を入力してください。
フロー実行時は、実際の回答内容が使用されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

入力を終えたら、「完了」をクリックします。以上で、フォームトリガーの設定は完了です！

ステップ4：書類を発行する設定

Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。
赤枠部分をクリックしてください。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう。

「スプレッドシートのファイルID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から、先ほど作成した書類の雛形を選択しましょう。

続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで指定したフォルダに書類が保存されます。

「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように自由に設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示される取得した値を引用した設定が可能です。
※直接入力も可能ですが、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
※「日付」を入力したい場合は、取得した値の横の「日付」をクリックし、該当の日付を選択してください。

次の画面で、置換条件を設定していきます！
設定方法をご確認のうえ、赤枠の「置換条件の取得」をクリックしましょう。
クリックすると、「置換対象の文字列」が表示されます。

※ここで、「置換対象の文字列」が正しく表示されない場合は、一度フローボット画面に戻り、以下の手順に沿って設定を行ってください。

1.  赤枠部分の「削除」をクリックし、トリガー直下の青丸の「＋」マークをクリックします。

   

2. フローボットの右側にオペレーションタイプを選択する画面が表示されるので、赤枠の「書類を発行する」を選択しましょう。

   

3. 次に表示された画面でGoogle スプレッドシートを選択したら、設定完了です！

「置換対象の文字列」が正しく表示されたら、「置換後の文字列」に該当する値を設定していきます。
ここでは、先ほどのステップで取得した値を引用して設定してください。取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
すべての項目を設定後、「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功すると、取得した値が表示されます。
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が保存されます。

「ダウンロードボタン」をクリックすると発行された書類を確認することができます。
確認ができたら、Yoom画面で「完了」をクリックしてください！

ステップ5：Gmailのアクション設定

最後の設定です！
ここでは、問い合わせをした方にGmailで返信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。

• To：通知先となるメールアドレスを入力
  ※トリガー設定で取得した値を設定します。
• CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
• 差出人の名前：差出人の名前を設定

• 件名：通知するメールの件名を設定
• 本文：任意の文章を設定
  ※任意で作成した文章とトリガー設定で取得した値を引用します。

  

• 添付ファイル：以下のように設定
  ※このように設定することで、先ほど発行した書類をメールに添付することができます。

  

入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。

「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！

無事にメールが届いたら、フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

例えば、行の追加や更新をきっかけに、タスク作成や請求処理、勤怠情報の反映を自動化でき、手入力や二重管理を防げます。
管理負荷と対応の遅れを削減できるでしょう。

Airtableでレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートをコピーする

試してみる

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■概要

Airtableに新しいデータを登録した後、都度Google スプレッドシートで特定のシートをコピーして作業を開始するといった定型業務に手間を感じていませんか。手作業ではコピー漏れや誤ったシートをコピーしてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をきっかけに、指定したGoogle スプレッドシートのシートを自動でコピーするため、こうした手作業の手間やミスをなくし、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AirtableとGoogle スプレッドシートを連携させてデータ管理を行っている方
• Airtableへのレコード登録後、手作業でスプレッドシートをコピーしている方
• データ入力後の後続タスクを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableにレコードが登録されると自動でシートがコピーされるため、手作業での対応時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるシートのコピー漏れや、誤ったテンプレートをコピーしてしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定して、コピー対象のシートを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、対象のベースIDやテーブルIDを任意で設定できます。また、特定のフィールド名を指定してフローボットを起動させることも可能です。

■注意事項

・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、Outlookにタスクを作成する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理しているタスクリストや問い合わせ内容を、手作業でOutlookのタスクに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は単純でありながら、対応漏れが許されないため、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の条件を満たす行が追加されると、Outlookにタスクを自動で作成するため、こうした課題を解消し、OutlookとGoogle スプレッドシート間の連携を円滑にします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとGoogle スプレッドシートを併用し、タスクを手動で登録している方
• Google スプレッドシートでの情報更新が多く、Outlookへの転記漏れやミスをなくしたい方
• 定型的なタスク作成業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えているマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに新しい行が追加されると自動でOutlookにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや、情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を基にタスクを作成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、タスク作成が完了した行のステータスなどを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートID、シートIDを設定してください。
• 分岐機能では、特定の列の値など、タスクを自動作成する条件を任意で設定することが可能です。
• Outlookでタスクを作成する際に、タスクを割り当てる任意のユーザーIDや、タスクを追加するタスクリストIDを設定してください。

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■注意事項

• Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Asanaで特定のプロジェクトが更新されたら、Google スプレッドシートのデータも自動更新する

試してみる

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■概要

Asanaでプロジェクトのタスクが更新されるたびに、関連するGoogle スプレッドシートの情報を手作業で修正するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴うのではないでしょうか？
特に複数のプロジェクトや多くのデータ項目を扱っている場合、その負担は少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のプロジェクトが更新された際に、Google スプレッドシートの関連データを自動で更新するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
• プロジェクトの進捗と関連データを常に最新の状態で同期させ、情報共有を円滑にしたい方
• 手作業によるデータ更新のミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaのタスク更新と連動してGoogle スプレッドシートのデータが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記による入力間違いや更新のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性と信頼性の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でAsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視するプロジェクトを指定します。
3. 次に、オペレーションとして分岐機能を選択し、「コマンドオペレーション」を設定することで、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させることが可能です。
4. 最後に、オペレーションとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、Asanaの更新内容に基づき、Google スプレッドシートの該当するデータを自動で更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
• 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、例えばタスクのステータスや担当者など、どのような条件でGoogle スプレッドシートの更新処理を行うか、分岐条件を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のレコードを特定するための条件（例：タスクIDに一致する行など）や、更新するセルの値（例：タスクの進捗状況や完了日など）を任意で設定してください。

■注意事項

• AsanaとGoogle スプレッドシートのそれぞれをYoomと連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignで帳票類の管理を行う方

・帳票作成に活用している方

・契約書に関連する一連の業務を担当している方

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2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方

・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報を手作業で追加するのは入力ミスに繋がる可能性があります。

DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携することで、自動でDocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されます。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。

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■注意事項‍

・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する

試してみる

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■概要

「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
• 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
• BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
• 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方

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■このテンプレートを使うメリット

Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。

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Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートの特定セルの値を更新する

試してみる

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■概要

Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するたびに、その内容を確認しGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。また、手作業による入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで条件に合致するメールを受信した際に、メール本文からAIが情報を抽出し、Google スプレッドシートの特定セルへ自動で値を更新するため、これらの課題を解決し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定メールの情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、転記作業を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、情報の正確性を担保したいと考えている業務担当者の方
• メールからの情報収集とデータ整理の定型業務を自動化し、より創造的な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると、AIによる情報抽出を経てGoogle スプレッドシートへ自動でデータが入力されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ入力作業がなくなることで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、自動処理の対象となるメールの条件（キーワードなど）を指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。受信したメールの本文や件名から、必要な情報（例：顧客名、問い合わせ内容、日付など）をAIが自動で抽出するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「セルに値を入力」アクションを設定します。AI機能によって抽出されたデータを、指定したスプレッドシートの特定のセルに自動で入力するようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定においては、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（例えば「請求書」「問い合わせ」「特定顧客名」など）を任意で指定することが可能です。
• AI機能のオペレーション設定においては、Gmailで受信したメールの本文や件名といった情報の中から、具体的にどの項目を抽出するかを任意で設定できます。
• Google スプレッドシートのオペレーション設定においては、抽出したデータを入力する対象のスプレッドシート、シート名、さらには具体的なセル（例：A1セル、B5セルなど）を任意で指定してください。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠も更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・外出先でもデータの編集をすぐに行いたいフィールドワーカー

・シートの同時編集で作業効率を上げたい部門長

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2.HRMOS勤怠を活用し、人事管理を行う企業

・従業員の勤務形態管理を行う部門長

・休暇の管理などを担当する人事担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは情報の更新が即座に反映されるため、チーム内で共有するデータを常に最新に保つことができるツールです。
しかし、Google スプレッドシートで更新されたデータを手作業でHRMOS勤怠に反映することは、情報の伝達ミスを招くリスクがあります。

手作業によるヒューマンエラーを減らし業務効率化をしたいと考えている方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで情報の更新があったら、自動でHRMOS勤怠の内容も編集するため、手作業によるミスを防ぎ情報の精度を保ちます。
また自動化によって手作業でかかっていた時間を省き、他の業務を進めることができます。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、HRMOS勤怠のそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestで請求書を作成する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestで請求書を作成するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Google スプレッドシートを業務で利用している方

・プロジェクトの経費や請求情報をGoogle スプレッドシートで管理している方

・登録した情報を他のツールに連携し、帳票作成などの後続業務に活用したい方

2. Harvestを業務で利用している方

・データの手動転記による手間やミスを減らしたい方

・Harvestの時間管理機能を活用した請求書発行業務を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

このフローを導入すれば、Google スプレッドシートでプロジェクトの経費や請求のステータスが更新されると、Harvestでの請求書作成が自動で完了します。

プロジェクトの完了や中間締めなど、必要なタイミングでステータスを更新するだけで請求書が自動発行されるため、発行の遅れや漏れを防止できます。

また、発行時の手動入力が不要になるため、転記ミスなどのヒューマンエラーのリスクも抑えることが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、HarvestのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートにレコード追加後、別シートからセルの値を取得して反映する

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■概要

Google スプレッドシートで新しいレコードが追加された際、別のシートから関連情報を手作業で探し出し、転記する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか？ このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにレコードが追加されると、自動的に別シートから必要なセルの値を取得し、元のシートに反映するため、データ入力の効率化と正確性の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで複数シート間のデータ連携を手作業で行っている方
• Google スプレッドシートでのデータ入力や更新作業のミスを減らしたい方
• Google スプレッドシートを使った定型業務を自動化し、作業時間を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのレコード追加をトリガーに、別シートからの値取得と反映が自動で行われるため、手作業によるデータ入力・転記時間を短縮できます。
• 自動処理により、手作業で発生しがちな値のコピペミスや参照先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したシートに行が追加されるとフローボットが起動します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する(別シート)」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて、参照したい別のシートから対応するセルの値を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、手順3で取得した値を、最初に行が追加されたシートの適切なセルに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー「行が追加されたら」では、監視対象のスプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲、そして行を一意に特定するための値が含まれる列を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーション「値を取得する(別シート)」では、値を取得したいスプレッドシートのID、シート名、取得するデータの範囲、そして値を取得する方向（行または列）を、実際の運用に合わせて指定できます。
• Google スプレッドシートのオペレーション「レコードを更新する」では、更新対象のスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を指定し、どのレコードを更新するかという条件と、更新後の値を具体的に設定することが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  

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Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する

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■概要

新しい従業員が入社するたびに、Google スプレッドシートの情報をもとに手作業でOneDriveのアクセス権限を付与する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じたOneDriveのフォルダ権限付与が自動で完了し、こうした管理業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとOneDriveで従業員のアクセス権限を管理している方
• 部署ごとの情報統制のため、手作業でフォルダの権限設定を行っている担当者の方
• 新メンバーの入社対応など、定型的なアカウント管理業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加だけでOneDriveの権限付与が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動での設定による権限の付与間違いや設定漏れを防ぎ、適切な情報アクセス管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定し、対象のシートを指定します。
3. 次に、オペレーションで「進路切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署の情報をもとに処理を分岐させます。
4. 最後に、分岐したそれぞれの進路でOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定し、対象の従業員に適切な権限を付与します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 進路切り替え機能では、Google スプレッドシートから取得した「部署」列の値などをもとに「営業部の場合」「開発部の場合」といった条件を設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。
• OneDriveで権限を付与するアクションでは、対象とするフォルダやファイル、また付与する権限の種類（閲覧のみ、編集可能など）を任意で設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

Google スプレッドシートからの請求書生成と送付作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記やPDF化、メール作成といった一連の業務をなくし、ヒューマンエラーを防止することができます。

これにより、経理担当者は毎月の定型業務から解放され、より戦略的な分析業務などに集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomは、プログラミングの知識がない方でも、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし請求書発行業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問