■概要
Google スプレッドシートを利用したPDF請求書の作成や送付業務は、毎月の定型作業でありながら、宛先や金額の入力、ファイルの添付など、手作業では手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Google スプレッドシートからPDF請求書を自動で生成し、Gmailでの送付までを自動化できるため、こうした請求書発行にまつわる課題を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを使って請求書を作成し、手作業で送付している経理や営業担当者の方
- 毎月の請求書発行業務を効率化し、PDF生成や送付のミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な請求業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの入力だけで請求書の生成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- データの転記やメールの宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書発行に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの入力内容をもとにPDFの請求書を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して取引先へメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、請求先名や金額、品目など、請求書に記載したい情報を質問項目として任意で設定できます。
- 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、用意した任意のファイルを指定できます。
- Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などをフォームの入力内容と連携させ、任意の内容に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 書類を発行するオペレーションの設定方法は「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
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