フォーム内容をもとに、Google スプレッドシートでPDFの請求書を作成し送付する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートを利用したPDF請求書の作成や送付業務は、毎月の定型作業でありながら、宛先や金額の入力、ファイルの添付など、手作業では手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Google スプレッドシートからPDF請求書を自動で生成し、Gmailでの送付までを自動化できるため、こうした請求書発行にまつわる課題を減らします。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートを使って請求書を作成し、手作業で送付している経理や営業担当者の方
毎月の請求書発行業務を効率化し、PDF生成や送付のミスを減らしたいと考えている方
定型的な請求業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへの入力だけで請求書の生成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
データの転記やメールの宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書発行に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの入力内容をもとにPDFの請求書を生成します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して取引先へメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとなるフォームでは、請求先名や金額、品目など、請求書に記載したい情報を質問項目として任意で設定できます。
請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、用意した任意のファイルを指定できます。
Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などをフォームの入力内容と連携させ、任意の内容に設定できます。

■注意事項

Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
書類を発行するオペレーションの設定方法は「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する

Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Airtableに自動でレコードを作成する業務ワークフローです。YoomのAPI連携機能により、手動入力の手間やミスを減らし、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。

詳細を見る

Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する

Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する

Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで特定条件に合うデータが追加されたら、Microsoft Excelに同期する

GitHubで生成されたIssueのうち指定キーワードを含むものを検知し、Slackへ自動通知するフローです。手動確認や共有漏れを減らし、重要案件への初動を早め、開発チームの連携をなめらかにします。

詳細を見る

1日1回前日の取引データをスマレジから取得して、Google スプレッドシートに転記する

スマレジの前日売上を毎朝設定時刻に自動取得し、Google スプレッドシートへ転記するフローです。毎日の手入力や入力ミスを減らし、正確なデータで報告・分析できます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、KommoにContactを追加する

YoomでGoogle スプレッドシートの行追加をきっかけにKommoへContactを登録するフローです。転記作業や入力ミスを減らし、顧客情報を正確かつ素早く共有できます。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。