「毎日届く大量の報告書や議事録、要点だけサッと把握したいけど、読む時間が足りない…」
「共有された資料の内容をチームに展開したいけど、要約する手間が大変…」
このように、日々蓄積されるビジネス文書の内容把握や要約作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、メールやストレージ、フォームなど様々な方法で受け取ったビジネス文書をAIが自動で読み取り、要約してくれるフローがあれば、情報収集や共有にかかる時間を大幅に短縮し、本来注力すべき分析や意思決定といったコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に業務プロセスを見直し、より効率的な働き方を実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受け取ったビジネス文書をAIで自動要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信した社内資料の内容を確認し、AIで要約してチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルを自動でOCR処理し、AIが内容を要約、その結果をSlackに通知する作業を自動化します。手作業による情報共有の遅れや漏れを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る報告書や議事録などの内容確認と共有に時間を要している方
- 添付ファイルの情報を迅速にチームへ展開する必要があるマネージャーやリーダーの方
- 手作業による情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務プロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から資料の読み取り、共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 担当者による確認漏れや共有忘れといったヒューマンエラーをなくし、安定した情報共有フローを構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐処理を設定し、添付ファイルの有無などでその後の処理を分けます。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールの添付ファイルを保存します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、アップロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能はミニプラン以上でご利用いただける機能（オペレーション）です。フリープランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションや、「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなります。
- ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、今回ご紹介したような制限対象の機能（オペレーション）も自由にお試しいただけます。
様々なツールから受信したビジネス文書のAI自動要約を実現する方法
ここでは、様々なツールで受け取るビジネス文書をAIで自動要約し、その結果をSlackなどのチャットツールに通知する具体的な自動化の方法をテンプレートで紹介します。
これらの自動化により、情報収集の効率化やチーム内での迅速な情報共有が可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールサービスで受信した文書をAIで要約する
GmailやOutlookなどのメールサービスで受信した添付ファイル（PDFなど）に含まれるビジネス文書をAIが自動で読み取り、要約結果をSlackに通知することで、メールを確認する手間と文書を読む時間を削減し、重要な情報を素早く把握できるようになります！
Gmailで送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信した社内資料の内容を確認し、AIで要約してチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルを自動でOCR処理し、AIが内容を要約、その結果をSlackに通知する作業を自動化します。手作業による情報共有の遅れや漏れを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る報告書や議事録などの内容確認と共有に時間を要している方
- 添付ファイルの情報を迅速にチームへ展開する必要があるマネージャーやリーダーの方
- 手作業による情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務プロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から資料の読み取り、共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 担当者による確認漏れや共有忘れといったヒューマンエラーをなくし、安定した情報共有フローを構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐処理を設定し、添付ファイルの有無などでその後の処理を分けます。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールの添付ファイルを保存します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、アップロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能はミニプラン以上でご利用いただける機能（オペレーション）です。フリープランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションや、「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなります。
- ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、今回ご紹介したような制限対象の機能（オペレーション）も自由にお試しいただけます。
Outlookで送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
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■概要
Outlookで受信する社内資料の確認や要約、そしてSlackでの共有といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか。
添付ファイルを開いて内容を把握し、要点をまとめて関係者に共有するプロセスは、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR読み取りからAIによる要約作成、Slackへの通知までを自動化し、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した資料の内容を、毎回手動で確認・共有している方
- 添付資料の要点把握に時間をかけず、迅速に情報をキャッチアップしたい方
- AIやOCRといった技術を活用して、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からSlackへの通知までが自動で実行されるため、資料の確認や要約作成、共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業に起因するファイルのダウンロードミスや、重要な情報共有の漏れ・遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報展開を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでOCRによってテキスト化された内容を指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションでは、メールIDの項目でトリガーから取得したOutlookのメールIDを選択してください。
- 「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでは、ファイルIDの項目で直前のオペレーションで取得した添付ファイルのIDを選択します。
- 「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい項目を任意で設定することで、特定の情報のみを抽出することが可能です。
- 「要約する」アクションでインプットするテキストにはOCR機能で取得した値を設定し、Slackへの通知メッセージにはAIによって生成された要約内容を含めるように設定します。
■注意事項
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームサービス経由で提出された文書をAIで要約する
GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで提出されたビジネス文書ファイルをAIが自動で読み取り、要約結果をSlackに通知することで、フォームからの申請や報告内容の確認作業を効率化し、迅速な対応を可能にします！
Googleフォームから送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで社内資料や報告書を受け取った後、一つひとつファイルを開いて内容を確認し、要約を作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCRでテキスト化し、AIが自動で要約を作成、その結果をSlackへ通知するまでの一連のプロセスを自動化し、情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した報告書や資料の確認・共有に時間がかかっている方
- 手作業での情報共有で、内容の要約や転記にミスが発生しがちなチームリーダーの方
- 情報収集から要約、共有までを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のファイルダウンロードから要約、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での内容確認や転記が不要になるため、要約の抜け漏れや通知ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルIDを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、OCR機能で抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を特定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、トリガーとなるGoogleフォームの回答から取得した値からファイルIDを選択してください。
- OCR機能のアクションでは、抽出する項目を任意で設定できます。
- Slackにメッセージを送るアクションでは、通知したいチャンネルやメンション先を任意で設定し、メッセージ本文にはAI機能によって生成された要約結果を通知します。
■注意事項
- Slack、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスに保存された文書をAIで要約する
DropboxやBoxなどのストレージサービスにアップロードされたビジネス文書をAIが自動で読み取り、要約結果をSlackに通知することで、チーム内で共有された資料の内容をいち早く把握し、共同作業や次のアクションへの移行をスムーズにします！
Dropboxにアップロードされた社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
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■概要
Dropboxにアップロードされる社内資料や議事録、報告書などの内容を都度確認し、要約を作成して関係者に共有する作業は、情報共有の迅速化に繋がる一方で手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCRによる文字情報の読み取りからAIによる要約、Slackへの通知までを自動化でき、こうした情報共有のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された書類の内容確認と要約作成を手作業で行っている方
- 紙媒体の資料をスキャンして共有することが多く、内容のテキスト化に手間を感じている方
- チーム内の情報共有のスピードと質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 資料のアップロードから要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業での確認や入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による内容の読み間違いや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい項目を任意で設定できます。
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象のテキストとして、前のステップであるOCR機能で取得した値を選択してください。
- Slackへの通知メッセージには、前のステップであるAI機能で生成された要約結果の値を指定して、任意のチャンネルに送信してください。
■注意事項
- Slack、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信したビジネス文書をAIで自動要約するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールに添付された社内資料（PDFなど）をOCRで読み取り、AIで要約した結果をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとSlackをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびOCR・要約・Slackのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信した社内資料の内容を確認し、AIで要約してチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルを自動でOCR処理し、AIが内容を要約、その結果をSlackに通知する作業を自動化します。手作業による情報共有の遅れや漏れを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る報告書や議事録などの内容確認と共有に時間を要している方
- 添付ファイルの情報を迅速にチームへ展開する必要があるマネージャーやリーダーの方
- 手作業による情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務プロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から資料の読み取り、共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 担当者による確認漏れや共有忘れといったヒューマンエラーをなくし、安定した情報共有フローを構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐処理を設定し、添付ファイルの有無などでその後の処理を分けます。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールの添付ファイルを保存します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、アップロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能はミニプラン以上でご利用いただける機能（オペレーション）です。フリープランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションや、「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなります。
- ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、今回ご紹介したような制限対象の機能（オペレーション）も自由にお試しいただけます。
ステップ1：GmailとSlackをマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Slackのマイアプリ登録
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
マイアプリ登録が完了したら、自動化の設定を行いましょう！
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Gmailで送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信した社内資料の内容を確認し、AIで要約してチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルを自動でOCR処理し、AIが内容を要約、その結果をSlackに通知する作業を自動化します。手作業による情報共有の遅れや漏れを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る報告書や議事録などの内容確認と共有に時間を要している方
- 添付ファイルの情報を迅速にチームへ展開する必要があるマネージャーやリーダーの方
- 手作業による情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務プロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から資料の読み取り、共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 担当者による確認漏れや共有忘れといったヒューマンエラーをなくし、安定した情報共有フローを構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐処理を設定し、添付ファイルの有無などでその後の処理を分けます。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールの添付ファイルを保存します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、アップロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能はミニプラン以上でご利用いただける機能（オペレーション）です。フリープランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションや、「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなります。
- ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、今回ご紹介したような制限対象の機能（オペレーション）も自由にお試しいただけます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのメールの受信設定
最初にGmailでメールを受信したことを、自動化のトリガー（起点）とするための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：添付ファイルから文字を読み取る
メールに添付された画像・PDFから、文字を読み取るための設定を行います。
今回はテンプレートですでに設定されているので、確認を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックします。
アクションを選択する画面は変更せず、「次へ」をクリックしましょう。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
詳細を設定する画面が表示されるので、内容の確認と設定を行いましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
以下の箇所では添付ファイルから「概要, 業務フロー, 申請関連, 定例会議, セキュリティガイドライン, お問い合わせ」の内容を抽出するように設定されています。
使用するAIの設定も可能です。今回は推奨されているClaudeを使用します。
言語は日本語を選択します。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
入力後「アウトプット」に、抽出された文章が表示されていれば設定完了です。
テスト成功したことを確認後「保存する」をクリックしましょう！
ステップ5：要約する
ステップ4で抽出した内容を要約していきます。
内容の確認を進めましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
アクションを選択する画面は変更せず、「次へ」をクリックしましょう。
こちらも()内のタスクを消費します。
詳細の設定画面が表示されるので、設定を進めましょう。
要約対象にテキストの箇所にはすでに抽出した内容が入力されています。
文字数は1500と入力されていますが、任意の数字に変更することが可能です。
要約の条件には、要約する際のAIへの指示を出すことができます。
「箇条書きで生成する」「端的にまとめて」など任意で入力しましょう。
言語は今回「日本語」を入力しています。
入力後「テスト」を実施します。
テスト成功し、要約結果が表示されたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Slackへ通知する
要約した結果をSlackへ通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。
次の画面では、Slackの設定を進めます。
投稿先のチャンネルは、以下の画面のように候補から選択しましょう。
メッセージには、Slackで受け取るメッセージを入力します。
今回は社内資料を要約したことと、要約内容を設定しました。
入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackでメッセージが受け取れているかを確認しましょう！
確認後「保存する」をクリックし、設定完了です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
要約機能を活用したその他の自動化テンプレート例
要約を使った自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
GitHubでIssueが作成されたらAnthropic(Claude)で要約し、Issueにコメントとして追加する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、その内容を都度確認しチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に複雑なIssueの場合、内容の把握に時間がかかり、開発のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、GitHubでIssueが作成されると、Anthropic(Claude)が自動で内容を要約しコメントとして追加します。これにより、Issueの概要を迅速に把握でき、開発プロセスの効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubを利用してプロジェクト管理を行なっている開発者やプロダクトマネージャーの方
- 日々作成される多くのIssueの内容を、迅速かつ効率的に把握したいと考えている方
- チーム内でのIssueに関する情報共有を、より円滑に進めたいと思っている方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでのIssue作成をトリガーに要約コメントが自動で追加されるため、内容確認や要約作成にかかる時間を短縮できます。
- AIが常に一定の品質で要約を生成するため、誰がIssueを確認しても概要の把握が容易になり、情報共有の属人化を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとAnthropic(Claude)をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAnthropic(Claude)を選択し、「テキストを生成」アクションでIssueの内容を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issue・Pull Requestにコメントを追加」アクションを設定し、生成された要約テキストを対象のIssueにコメントとして追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Anthropic(Claude)のテキスト生成アクションでは、要約を作成するためのプロンプトを自由にカスタマイズすることが可能です。
- プロンプト内では、トリガーで取得したGitHubのIssueタイトルや本文などの情報を変数として埋め込み、動的な要約を生成できます。
- 例えば、「以下のIssueを日本語で3行の箇条書きに要約してください：{Issue本文}」のように、要約の形式や言語を任意で指定することもできます。
■注意事項
- GitHub、Anthropic(Claude)のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積している方
・Google スプレッドシートをチーム間で共有して業務を進めている方
2.業務でGeminiを活用している方
・Geminiを利用して文章の要約をすることが多い方
・会議内容の要約作業に時間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはクラウド上でデータを管理できるため、情報共有やデータの蓄積に有効なツールです。
しかし、定期的に開催される会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積した後に、要約してチーム間で情報共有をしている場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに行が追加されるとGeminiで要約した結果をGoogle スプレッドシートに更新することができるため、要約作業を効率化できます。
会議内容が多く要約に時間がかかる場合でも、スピーディーに内容の要約が行われるため、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、チャットツールから通知を出すことで、内容の要約結果をチーム間で共有でき、業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsのチャット内容をOpenAIで要約し、Outlookで関係者にメール送信する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsのチャット内容をOpenAIで要約し、Outlookで関係者にメール送信する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを効率的に管理する業務ワークフローです。
日々のMicrosoft Teamsで交わされる膨大なチャット内容を手作業で整理するのは大変ですよね。そこで、このワークフローを使えば、チャット内容を自動的に要約し、必要な情報を関係者にOutlook経由でメール送信できます。これにより、情報共有のスピードと正確性が向上し、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのチャットが多く、情報整理に時間を取られているチームリーダー
- OpenAIを活用して業務プロセスを自動化したいIT担当者
- 関係者への定期的な報告メールを効率化したいビジネスマネージャー
- 業務ワークフローの自動化に興味があり、Outlookと連携させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報整理の効率化：チャット内容を自動要約することで、重要な情報を迅速に把握できます。
- コミュニケーションの円滑化：要約メールを自動送信することで、関係者間の情報共有がスムーズになります。
- 時間の節約：手動での要約やメール送信の手間を省き、他の重要業務に集中できます。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、directに通知する
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■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディングデータから議事録を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、文字起こしや要約には多くの時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、音声データの文字起こしからAIによる要約、directへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成にかかる時間を削減したいと考えている方
- 会議内容の共有を迅速に行い、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による文字起こしや要約の負担を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしから要約、通知までが自動処理されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとdirectをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象のレコーディング情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルを取得します。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、directの「directに通知する」アクションで、生成された要約を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、箇条書きや文章形式など、どのように要約するかを任意で設定することが可能です。
- directの「directに通知する」オペレーションでは、通知先のユーザーやグループを指定できる他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した要約データなどを動的な値として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
Notionの新規ページをDifyで要約して追加する
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■概要
Notionに議事録や調査レポートなどの情報を蓄積する際、後から内容を把握するために手作業で要約を作成する手間がかかっていませんか？また、手作業での要約は人によって品質にばらつきが出たり、転記ミスが発生したりするケースもあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにページが作成・更新されると、Difyが自動で内容を要約し、指定のプロパティに追記するため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionに蓄積したナレッジや議事録を、手作業で要約・転記している方
- Difyなどの生成AIを活用して、ドキュメント管理業務を効率化したいと考えている方
- チーム内での情報共有の質を均一化し、生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページが追加されるとDifyが自動で要約を生成・追記するため、手作業で要約を作成し転記する時間を削減することができます。
- システムが一貫した処理を行うことで、人による要約の質のばらつきや、転記時の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで反応したページの内容を取得します。
- 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」を設定し、取得したページ内容を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」を設定し、Difyが生成した要約を元のページの指定した箇所に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベースのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した情報をもとに「ページのタイトルに特定のキーワードが含まれている場合」など、後続のオペレーションを起動する条件を自由にカスタマイズできます。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」では、対象のデータベースIDを指定し、取得したいページの条件を設定してください。
- Difyの「チャットメッセージを送信」では、要約を依頼するテキスト（query）や、会話のコンテキストを維持するためのユーザーID（user）を任意で指定できます。
- Notionの「レコードを更新する（ID検索）」では、対象のデータベースIDを指定し、要約を追記したいページの条件や更新後の値を設定してください。
■注意事項
- Notion、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ビジネス文書のAIによる自動要約を導入することで、これまで文書の内容把握や要約作成にかけていた時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーなく迅速かつ正確に情報を処理できます。
これにより、チームメンバーは常に最新の情報を共有し、よりスピーディーな意思決定や業務遂行が可能となり、組織全体の生産性向上に貢献するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースを通じて簡単に業務フローを構築できます。
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