【ノーコードで実現】DocuSignの承認フローを自動化する方法

抽出した情報をチャットツールに通知する　

SlackやDiscordなどのチャットツールへの特定の投稿をきっかけに、承認依頼を送信し、承認後にDocuSignでエンベロープを自動送信することができます。

<span class="mark-yellow">チャットツール上でのコミュニケーションと連動したスムーズな承認フローを構築し、迅速な意思決定を実現しましょう！</span>

データベース/CRMサービスのデータ更新をトリガーにDocuSignの承認フローを開始する

Google スプレッドシートやNotionといったデータベース/CRMサービスへのデータ追加や更新を検知し、承認依頼の送信と、承認後のDocuSignでのエンベロープ自動送信を行います。

<span class="mark-yellow">顧客情報や案件情報と連携した正確かつ効率的な契約プロセスを実現し、データ管理と契約業務の連携を強化しましょう！</span>

フォーム回答後にDocuSignで承認を経て署名依頼を送るフローを作ってみよう

ここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Googleフォームで回答があった際に担当者に承認依頼を送信し、承認後にDocuSignでエンベロープを自動送信するフロー</span>を解説していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GoogleフォームとDocuSignのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定と承認依頼、DocuSignのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1: GoogleフォームとDocuSignのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Googleフォームのマイアプリ登録

では、さっそくGoogleフォームからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとアイコンが表示されるので、クリックします。

1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

DocuSignのマイアプリ登録

DocuSignも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.ログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントでログインしましょう。

2.パスワードを入力します。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面に GoogleフォームとDocuSignのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:フォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。

Google Driveと連携するアカウント情報はマイアプリ連携したものが設定されています。

トリガーアクションは変更せずに「次へ」を押して進みましょう。

各項目を設定していきます。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
  

• フォームID：URLの赤枠の箇所がフォームIDです。
  入力欄の下の注釈を確認しながら入力しましょう。
  

<span class="mark-yellow">ここまで設定が終わったらテストのため、Googleフォームで回答者としてフォームに記入し、送信してください。</span>
なお、今回はテストとして以下のように回答しています。

回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Googleフォームから取得した情報を引用できるようになります。

詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
また、アウトプットに項目を追加する方法についてはこちらを参考にしてみてください。

テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:担当者へ担当を依頼する設定

次に、「担当者へ担当を依頼する」のアイコンをクリックします。

各項目は元から設定されています。詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。

「担当者へ対応を依頼する」の設定方法

対応を依頼する内容の詳細については、編集欄をクリックするとGoogleフォームで回答された内容を引用できます。
もし内容を変えたい場合は、活用してくださいね。

ステップ5:DocuSignでのエンベロープ送信設定

最後に、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」のアイコンをクリックします。

これまで同様に、DocuSignと連携するアカウント情報はすでに反映されています。

アクションやタイトルを確認して次へ進んでください。

各項目を設定していきます。

• アカウントID：DocuSignの画面右上の人物マークを押すと表示されます。
  赤枠の箇所にある番号がアカウントIDです。

• テンプレートID：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

• 受信者：各項目をクリックすると、先ほどGoogleフォームから取得した値を引用できるので、入力の際にはぜひ活用してください！
  

その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。今回は以下のようにメールの件名のみ入力しています。

設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。

画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！DocuSignの画面でもちゃんと送信されているか確認しておくと安心です。

ステップ6:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。

「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Googleフォームで回答があったら、担当者に承認依頼を送信して、承認後DocuSignでエンベロープを送信する方法でした！

DocuSignを活用したその他の自動化例

契約の進行に関わる一連の作業をスムーズに自動化できるテンプレートを紹介します。

DocuSignと他ツールを組み合わせることで、証明書の保存から契約書の送付・通知までを効率化できます。手動作業を削減しながら、ミスのない迅速な契約処理が実現可能です。

業務の流れに沿って、自社のフローに合う自動化を見つけてみてください。

まとめ

DocuSignの承認フローを自動化することで、これまで手作業で行っていた承認依頼の送信や書類の準備、エンベロープの送付といった面倒な作業から解放されます。
これにより、時間も手間もグッと減らせるので、そのぶん大事な契約の中身をじっくりチェックしたり、他の業務に集中できたり……仕事のスピード感も上がって、ビジネス全体の効率化に繋がりそうです！

今回ご紹介したYoomは、ノーコードで誰でもかんたんに使える業務自動化ツールです。プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で承認フローを構築できます。

もしDocuSignの承認プロセスをもっとスムーズにしたいと感じたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる簡単・便利な業務自動化の世界を体験してみてください！