Jotformで回答があったら、担当者に承認依頼を送信して、承認後DocuSignでエンベロープを送信する

■概要

Jotformで受け付けた申し込み内容をもとに、手作業で承認依頼を送り、承認後にDocuSignで契約書類を送付する、といった業務に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、対応の遅れや送信ミスに繋がりやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答を起点として、担当者への承認依頼からDocuSignでのエンベロープ送信までを自動化し、円滑で確実な業務フローを構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受けた回答をもとに、DocuSignで契約書を送付している営業や法務担当の方
• 手動での承認依頼や書類作成に時間がかかり、対応の遅れやミスに課題を感じている方
• フォーム受付から契約締結までのプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答から承認依頼、DocuSignの送信までが自動化され、情報転記などの手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動対応で発生しがちな承認依頼の漏れや書類の送信ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとDocuSignをYoomと連携します。
2. トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
4. 続けて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、フォーム内容を確認の上で承認・差戻しを依頼します。
5. 最後に、承認された場合の後続処理として、DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformは、Googleフォームやformrunなど、Yoomが連携する他のフォーム作成アプリに置き換えることが可能です。
• 「担当者へ対応を依頼する」アクションでは、依頼メッセージの内容や承認者などを、実際の業務フローに合わせて自由に設定できます。
• DocuSignは、クラウドサインやGMOサインといった、他の電子契約サービスに変更してワークフローを構築することも可能です。

■注意事項

• JotformとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581