Googleフォームで回答があったら、担当者に承認依頼を送信して、承認後DocuSignでエンベロープを送信する

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■概要

Googleフォームで受け付けた申し込みや問い合わせに対し、手作業で契約書や同意書を送付していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、宛先間違いや書類の送り忘れといった人的ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Googleフォームへの回答を起点に、社内担当者への承認依頼を経て、承認後にDocuSignのエンベロープを自動で送信する一連のプロセスを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

GoogleフォームとDocuSignを用いた契約・申込業務に手間を感じている方
手作業による承認依頼や書類送付のミスをなくし、業務フローを標準化したい方
定型的な書類送付業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム回答から承認、書類送付までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に時間を充てることができます。
手動での情報転記やメール作成が不要になるため、宛先間違いや書類の添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームとDocuSignをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼」機能を選択し、Googleフォームの回答内容を基に対応依頼を行います。
最後に、オペレーションでDocuSignを選択し、承認後に「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームIDを指定してください。
「担当者へ対応を依頼」機能では、依頼する担当者や依頼内容を自由に設定でき、Googleフォームで取得した情報を変数として依頼文に含めることも可能です。
DocuSignのアクションでは、送信するテンプレートや受信者の情報を任意で指定でき、フォームの回答内容を変数として宛先などに動的に設定できます。

■注意事項

GoogleフォームとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133