Google スプレッドシートに行が追加されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後DocuSignでエンベロープを送信する

■概要

Google スプレッドシートに追記した情報を基に、手作業で承認依頼を送り、承認後にDocuSignでエンベロープを送付する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、承認依頼からDocuSignでのエンベロープ送信までの一連の流れを自動化します。
契約関連業務の効率化と正確性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとDocuSignを用いた契約業務に手間を感じている方
• 手作業による承認依頼や契約書送付での抜け漏れやミスを防ぎたい方
• 定型的な契約フローを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのデータ追加から承認、エンベロープ送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手動での情報転記やメール作成が不要になるため、入力ミスや送信先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「手動作業」の「担当者へ対応を依頼する」を設定し、Google スプレッドシートの情報を基に承認依頼を送信します。
4. 最後に、承認後のオペレーションとしてDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるアプリは、Google スプレッドシートの代わりにkintoneやAirtableなど、他のデータベースアプリに変更することが可能です。
• 「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでは、依頼メッセージの内容や承認担当者などを運用に合わせて自由に設定できます。
• エンベロープを送信するアプリは、DocuSignの代わりにクラウドサインなど、他の電子契約サービスに変更することも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシートとDocuSignそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。