■概要
Notionで管理している契約情報をもとに、DocuSignで署名依頼を送る際、手作業での承認依頼や情報転記に手間を感じていませんか。重要な業務だからこそ、ミスなく迅速に進めたいですよね。このワークフローを活用すれば、Notionにページが作成されるだけで担当者への承認依頼が自動で送信され、承認後にDocuSignのエンベロープが送信されるため、一連の契約プロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDocuSignを活用した契約管理を効率化したい法務・営業担当者の方
- 手作業による承認依頼や契約書送付のプロセスで、ミスや遅延をなくしたい方
- 重要な契約業務のフローを標準化し、属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへのページ作成からDocuSignでの送信までの一連の流れが自動化されるため、手作業での承認依頼や情報入力にかかる時間を短縮することができます。
- 承認依頼の送信漏れや、DocuSignへ転記する際の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼」を設定し、取得した情報をもとに社内の担当者へ承認依頼を送信します。
- 最後に、承認された場合のフローにDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、契約書を自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、契約情報などを管理している任意のデータベースを指定してください。
- 「担当者へ対応を依頼」のアクションでは、依頼の件名や本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名などの情報を差し込むことも可能です。
- DocuSignのアクションでは、使用するテンプレートや受信者の氏名、メールアドレスなどを任意で指定し、Notionから取得した情報をもとに設定できます。
■注意事項
- NotionとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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